Тема 3. Пріоритети, планування, інструменти планування.

ПЛАН

1. Планування, пріоритети та час. Методики визначення пріоритетів. SWOT – аналіз.

2. Правило 80/20. Метод Ейзенхаура. Метод АБВ-аналіз. Основні правила планування робочого дня, місяця, року.

3. Основні переваги та недоліки інструментів планування.

4. Золоті правила управління часу за Кіосакі.

Основні поняття теми : планування, пріоритети, інструменти, аналіз

Література:

1. Бред П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени. – М., 2004. – 288 с.

2. Гранин Д. Эта странная жизнь. Л., 1980.

3. Г.Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать. – М., 2005. – 240с.

1. Планування, пріоритети та час. Методики визначення пріоритетів. Swot – аналіз.

Нове покоління менеджерів і бізнесменів приділяє дуже велику увагу плануванню й ефективній організації своєї праці, більш раціональному використанню робочого часу, тому що невпорядкованість дня створює непродуктивний стиль і приводить до нераціонального використання часу у всіх сферах діяльності.

Планування як складова частина задач і правил Тайм-менеджментуу означає:

1. підготовку до реалізації поставлених цілей;

2. упорядкування часу.

Внаслідок значного перевищення обсягу функцій, покладених на менеджерів, над їхніми можливостями реалізувати ці функції, менеджерам доводиться приймати рішення про першочерговість завдань і справ. У цьому випадку прийняття рішення означає визначити пріоритетність. Деякі проблеми менеджерів полягають у тому, що вони часто намагаються виконати дуже великий обсяг роботи; витрачають свої сили на окремі, часто несуттєві справи, у кінці напруженого робочого дня такі менеджери роблять висновок, що хоч зроблено нібито чимало, однак дійсно важливі справи залишилися або незакінчени-ми, або взагалі не зрушили з місця. Ефективна робота менеджера полягає у тому, що він завжди завершує послідовно і цілеспрямовано за один раз одну справу. Передумовами цього є прийняття однозначних рішень про першочерговість справ, складання відповідного переліку пріоритетів і додержання їх.

Визначення пріоритетності — це прийняття рішення про те, яким із завдань слід надати першочергового, а яким другорядного значення. Усі справи виконати неможливо. Визначення пріоритетності є настільки звичайною справою, що часто виконується несистематично і навіть несвідомо. Разом з тим є необхідним свідоме визначення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання планових завдань відповідно до їх черговості.

Визначення пріоритетності завдань дає змогу менеджеру: •працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

•концентрувати увагу на виконанні тільки одного завдання;

•вилучити справи, які можуть виконати інші;

•наприкінці планово?о періоду закінчити вирішення найважливіших питань; •не залишати невиконаними посильні завдання.

Отже, визначення пріоритетів сприяє додержанню запланованих строків, мотивації менеджера і його підлеглих, зменшенню імовірності виникнення конфліктів і стресів.

Основними критеріями визначення пріоритетності справ при складанні плану особистої роботи менеджера повинні бути:

3. важливість;

4. терміновість; фіксованість у часі.

Оскільки визначення першочерговості справ є досить складним завданням, у теорії менеджменту є рекомендації, які полегшують вибір пріоритетних справ.

Важливиц крок – це оцінка Ваших можливостей, якими Ви зараз володієте, це потрібно знати щоб визначити критерій досяжності під час трансформації Ваших мрій у цілі.

Д

S – Сильні сторони (Strengths)

W – Слабкі сторони (Weaknesses)

O – Можливості (Opportunities)

T – Загрози, небезпеки (Threats)

ля цього необхідно визначити Ваші слабкі і сильні сторони, використовуючи при цьому SWOT-аналіз. Цей аналіз допоможе Вам оцінити свій наявний потенціал, окремо для кожної цілі. Його проводять на початку планування для того, щоб визначити ефективність наявних ресурсів та можливі сценарії, які можуть трапитися з Вами у житті. Адже Ваші сильні сторони – формують Ваші можливості, а Ваші слабкі сторони – Ваші загрози щодо досягнення цілей. Звичайно, бачучи свої слабкі сторони, потрібно їх усувати або трансформувати у сильні сторони.

Ціль: працювати в іноземній компанії «Х»		Можливості:
Сильна сторона:	Знання англійської мови. Рівень – TOЕFL 500 балів.	Швидкого кар’єрного росту. Більша конкурентоспроможність серед інших кандидатів.
Слабка сторона:	Відсутність досвіду роботи та необхідних навичок для даної посади.	Загрози:
		Менші шанси попасти в компанію. Отримати роботу з нижчою оплатою праці.
Висновок:	До моменту подачі свого резюме в дану компанію отримати відповідні навички і досвід роботи за допомогою стажування чи волонтерської роботи в установах та організаціях «….».