Тема 4. Основні аспекти управління часом в роботі менеджера.

ПЛАН

1.Організація робочого місця менеджера.

2.Крадії часу та методики роботи з ними. Основи делегування.

3.Робочий ритм. Стратегія діяльності, принцип «плануй-дій-плануй».

4.Особливості тайм-менеджмент від виду зайнятості. Творчість і управління часом.

5. Персональні системи в управлінні часу.

Основні поняття теми: робоче місце, делегування, крадії часу, системи управління.

Література:

1. Кові С. 8 звичка: від успішності до величі / С. Кові. – К., 2005. – 388 с.

2. Кюстенмахер В., Кюстенмахер М. Упростите свою жизнь. Майстер-класс по организации рабочего дня. – М., 2006. – 128 с.

3. Г.Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать. – М., 2005. – 240с.

1. Організація робочого місця менеджера.

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці менеджерів усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка ним виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці. 

Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами і технікою і певним чином організована, у якій здійснюється трудова діяльність менеджера (тобто, це місце, де виконується робота менеджера).

Організація робочого місця менеджера — це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку.

Основні правила раціональної організації робочого місця: 1. «Меблі — візитна картка вашого офісу».

2. «Комфорт робочого місця — запорука високої працездатності співробітників».

3. «Порядок — це місце для всього і де все на своєму місці».

4. «Пар кістки ломить!»

Дуже погано працювати в жаркому приміщенні і влітку, і взимку, тому що підвищується стомлюваність, знижується продуктивність праці, збільшується імовірність простудних захворювань. Крім того, відбувається перегрівання організму, що веде до збільшення закво-рюваності співробітників. Оптимальною є температура приміщення 18—22 °С. Залежно від звичок співробітників і пори року вона може підбиратися у зазначеному вище діапазоні.

5. «Гучність музики обернено пропорційна інтелекту».

Питання, що стосуються роботи під музику, повинні бути узгоджені в колективі і регламентовані. У будь-якому випадку гучна музика протягом усього робочого часу негативно впливає на психіку всіх працівників.

6. «Службовий телефон —річ необхідна для роботи».

Однією з проблем у колективі є використання службового телефону для особистих бесід. Адміністрація підприємства повинна рекомендувати співробітникам нетривалі і нечасті особисті телефонні переговори, інакше телефон буде закритий для клієнтів і зовнішнього середовища.

2.Крадії часу та методики роботи з ними. Основи делегування.

Секунда за секундою, хвилина за хвилиною, година за годиною спливає час... А куди він спливає, залежить від тебе. Прочитав цікаву книжку, навчився танцювати або чистити картоплю — час витрачено на добру справу, він залишиться у твоїй голові, руках, серці. А просидів біля телевізора, цілий день грав у комп'ютерні ігри, то потім дивуєшся: куди ж подівся час? І не можеш пригадати, бо його було змарновано, викрадено з твого життя. Щоб позбавити крадіїв часу будь-якого шансу, на окремому аркуші паперу склади свій розпорядок дня. За допомогою крос-тесту перевір і виправ його.

Що ж це за крадії часу? Це справи, які не приносять людині користі. А що може зрівнятися з небезпекою змарнованого життя? Щоб знешкодити крадіїв часу, треба навчитися відрізняти їх.

Найтиповіші крадії часу це:

1.Телефон – постійні розмови та дзвінки

2. Невміння слухати

3. Відвідувачі – не дають що-небудь зробити, відривають просто від роботи

4. Зустрічі – надто довгі та дезорганізовані

5. Пріоритети – не чіткі або відсутні

6. Відкладання великих або неприємних завдань, які ти не хочеш (не можеш) виконати

7. Телевізор

8. Інтернет

9. Відсутність структури, організованості

10. Технічні проблеми, в яких ми не розбираємося

11. Не вміємо сказати „НІ”

12. Бюрократичні затримки.

Делегуванням називається доручення робочої задачі, а також передача компетенції і відповідальності для її виконання.

Тобто, одночасно з робочою задачею для її виконання повинні делегуватися також необхідна компетенція і відповідальність у спеціальній сфері (функціональна відповідальність). Начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво (управлінську відповідальність), що не може бути делегована.

Делегування може:

7. або здійснюватися на тривалий термін (тривале чи генеральне делегування);

8. або обмежуватися разовими дорученнями (разове делегування).