5.2. Расчет и выплата заработной платы

Для расчета заработной платы используются счета учета затрат (20, 23, 25, 26, 44), счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68.01 «Налог на доходы физических лиц»), счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (субсчета 69.01 «Расчеты по социальному страхованию», 69.02 «Расчеты по пенсионному обеспечению», 69.03 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию», 69.11 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

На счете 70 предусмотрен аналитический учет по сотрудникам предприятия в разрезе субконто вида «Работники организаций», значения которого определяются справочником «Физические лица». На субсчетах счетов 68 и 69 ведется аналитический учет в разрезе субконто «Виды платежей в бюджет (фонды)», которому соответствует одноименное перечисление.

Учет заработной платы в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» ведется упрощенный: автоматически учитывается только плановое начисление – оклад⁸⁰. Есть возможность также добавить несколько простых разовых или плановых начислений.

Для ввода плановых начислений в системе предназначен документ «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации» (Зарплата). Документ позволяет регистрировать необходимость начисления, изменения или прекращения постоянных доплат и надбавок, таких как районный коэффициент, месячная премия и т. д.

В табличной части документа указываются:

• работник, начисления которого необходимо изменить;

• действие, которое необходимо произвести с начислением: начать, изменить или прекратить;

• начисление;

• период действия назначаемого начисления;

• размер начисления (в твердой сумме).

Внимание! Если сотруднику назначается действием «Начать» уже введенное ранее начисление, то это действие приравнивается по смыслу к действию «Изменить», и в том периоде, в котором введен документ, будут действовать оба начисления, а со следующего месяца – только введенное последним.

Внимание! Дата назначения начисления не должна совпадать с датой начала действия или изменения такого же начисления, введенного этим же или другими документами. В случае совпадения дат будет выдано соответствующее сообщение.

Для автоматизации ввода операций, связанных с начислением и выплатой заработной платы, в типовой конфигурации предусмотрены следующие документы:

• «Начисление зарплаты работникам»,

• «Ведомость на выплату зарплаты»,

• «Депонирование»,

а также обработка «Выплата зарплаты расходными ордерами».

Документ «Начисление зарплаты работникам» (Зарплата / Зарплата: Схема работы) производит начисление зарплаты в конце месяца. Месяц, за который производится начисление зарплаты, указывается первым числом.

Табличные части документа можно заполнять автоматически (кнопка Заполнить) либо вручную. Автоматически документ может заполняться двумя способами:

• по плановым начислениям,

• списком работников.

При использовании варианта Заполнить: По плановым начислениям выбираются плановые начисления тех работников, которые числятся в указанной в документе организации и указанном в документе подразделении (если оно выбрано).

При использовании варианта Заполнить: Списком работников выбираются плановые начисления работников, удовлетворяющих условиям, указанным в открывающейся при этом форме.

Внимание! Размер начисления автоматически проставляется без учета отработанного времени. Если размер начисления зависит от отработанного времени, то его следует откорректировать вручную.

При автоматическом заполнении документа происходит автоматический расчет НДФЛ. Чтобы получить доступ к данным по расчету НДФЛ, следует установить флажок Корректировка расчета НДФЛ, при этом в документе появится закладка НДФЛ. Если на закладке Начисления ввести строки вручную или с помощью кнопки Подбор, то необходимо также ввести строки на закладке НДФЛ. Сами суммы НДФЛ можно рассчитать автоматически, для этого на закладке НДФЛ предназначена кнопка Рассчитать.

Внимание! С помощью кнопки Рассчитать следует также пересчитать суммы НДФЛ, если после автоматического заполнения в документ вносились изменения в части начислений.

В документ следует вводить только суммы начислений, облагаемых по ставке 13% и 30%. Для остальных видов доходов используется документ «Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ» (Зарплата → Учет НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ ► Документы учета НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ).

Если в течение месяца на работника оформлялись документы «Кадровое перемещение» с изменением размера действующего начисления, то при заполнении табличной части Начисления будет введено столько строк с этим начислением, сколько разных размеров действовало в течение месяца. При этом размер начисления будет проставляться «как есть», без пересчета относительно отработанного времени, т. е. размеры начислений, если они зависят от отработанного времени, нужно будет откорректировать вручную.

При проведении документа данные расчета зарплаты и НДФЛ на основании указанных в кадровых документах способов отражения зарплаты в учете будут отражены в документе в виде проводок по БУ и НУ. Если при настройке параметров учета (Предприятие → Настройка параметров учета) был установлен флажок Вести учет по работникам, проводки по начислению зарплаты и удержанию НДФЛ будут сформированы для каждого работника отдельно. В противном случае система сформирует сводные проводки. По начисленным взносам в любом случае формируются сводные проводки.

Документ «Ведомость на выплату зарплаты» (Зарплата → Выплата зарплаты/ Зарплата: Схема работы) предназначен для подготовки платежной ведомости для выплаты заработной платы работникам организации через кассу или для перечисления зарплаты на счета работников в банке.

В форме документа предусмотрена возможность автоматического расчета сумм к выплате для всех работников организации по состоянию на дату документа или на конец расчетного месяца (кнопка Заполнить). При задержке выплаты имеется возможность автоматически рассчитать сумму компенсации за указанное число дней (кнопка Рассчитать в разделе «Компенсация за задержку выплаты зарплаты»).

По документу можно распечатать платежную ведомость (унифицированная форма Т-53) или расчетно-платежную ведомость (унифицированная форма Т-49).

После фактической выплаты денег работникам через кассу (закрытия платежной ведомости) в документе необходимо отметить, выдана сумма работнику или задепонирована (для упрощения этой процедуры рекомендуется использовать кнопку Заменить на ...), а затем отразить в учете факт выплаты или депонирования – при помощи документов РКО или «Депонирование организаций» соответственно, сформированных на основании документа «Зарплата к выплате».

Выплата заработной платы через кассу может быть оформлена двумя способами:

• РКО формируется на основании документа «Зарплата к выплате» и выписывается на всю сумму выплаченной по платежной ведомости заработной платы;

• выписывается отдельный РКО на каждого работника, получившего заработную плату по ведомости.

Во втором случае, когда в организации принято выдавать работникам заработную плату отдельными РКО, используется обработка «Выплата зарплаты расходными ордерами» (Зарплата → Выплата зарплаты/ Зарплата: Схема работы). Обработка предназначена для автоматизации подготовки бланков РКО для выдачи зарплаты работникам и последующей регистрации факта выплаты.

В поле Платежная ведомость следует указать документ, на основании которого выплачивается зарплата. Список РКО для выдачи зарплаты будет заполнен автоматически.

Обработка может быть вызвана из формы документа «Зарплата к выплате организаций» по кнопке Перейти, в этом случае все поля будут заполнены автоматически.

С помощью кнопок Создать и Провести можно сформировать и провести документы РКО по отмеченным работникам. Действия создания и проведения документов допускается разнести во времени – при выборе документа в поле Платежная ведомость уже созданные по документу расходные кассовые ордера будут автоматически найдены и проставлены в списке РКО.

В случае начисления компенсации за задержку выплаты зарплаты в РКО или платежном поручении, в зависимости от способа выплаты, следует указать счет отнесения затрат на компенсацию.

Документ «Депонирование» (Зарплата → Выплата зарплаты ► Документы по депонированию/ Зарплата: Схема работы) предназначен для регистрации неполученных работниками сумм заработной платы как депонентов.

На закладке Неполученная заработная плата указываются целиком оплаченные платежные ведомости со способом выплаты «через кассу», т. е. такие ведомости, в которых по всем строкам проставлены отметки «Выплачено»/«Задепонировано».

На закладке Учет компенсации за задержку зарплаты указываются счет учета и аналитика для компенсации за задержку выплаты зарплаты.

Документ может быть заполнен автоматически одним из двух способов:

• документ выписывается на основании платежной ведомости со способом выплаты «через кассу», в которой имеются пометки «Задепонировано»,

• использование кнопки Заполнить позволяет автоматически занести в табличную часть документа оставшиеся незадепонированными платежные ведомости со способом выплаты «через кассу», в которых по всем строкам проставлены отметки «Выплачено»/«Задепонировано».

По суммам, помеченным в платежных ведомостях отметкой «Задепонировано», выполняются следующие действия:

• формируются карточки депонента (кнопка Карточка депонента в подвале формы документа «Депонирование организаций»);

• регистрируются очередные депоненты в книге депонентов (Зарплата → Депонирование ► Книга депонентов). Книга депонентов представляет собой отчет, который можно сформировать за любой период времени;

• уменьшается задолженность организации перед работником, т. е. задепонированные суммы считаются выплаченными;

• если за работником, для которого регистрируются депоненты, имеется задолженность по НДФЛ, регистрируются суммы по удержанию НДФЛ.

Обработка «Помощник по учету зарплаты» (Зарплата / Зарплата: Схема работы) предназначена для упрощения отражения операций по учету кадров и заработной платы. «Помощник» показывает последовательность действий, которые необходимо выполнить в этом разделе учета – от приема на работу сотрудника до формирования проводок по учету заработной платы. Для отображения схемы нужно выбрать организацию, в которой ведется учет зарплаты и кадров⁸¹.

Последовательность шагов в «Помощнике» пронумерована. При этом схема начисления заработной платы нелинейна, например, параллельно с шагом под номером 4 можно выполнять шаг под номером 2.

При нажатии на ссылку в конкретной ячейке схемы откроется список введенных документов данного вида, в котором можно стандартным способом ввести новый или открыть уже существующий документ и продолжить работу с ним. Под схемой выводятся таблицы, в которых отображен последний введенный документ каждого вида, при этом строк в каждой таблице ровно столько, сколько ячеек в схеме.

Для документов по зарплате в таблице отображается период, за который они введены. При этом выводится не последний введенный документ по дате документа, а последний документ по периоду действия. Например, если сегодняшней датой вводился документ за июнь и за январь текущего года, то в таблице будет отображен документ за июнь.