4.3 Стоимость назначений

При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса.

Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении «Использование задач». Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список «Таблица норм затрат», в котором на рисунок 4.3 мы выбрали таблицу В.

Рисунок 4.3 – Определение таблицы норм затрат для назначения

Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рисунке 4.4. После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем выбрали эту таблицу для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.

Рисунок 4.4 – Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат

При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку «Таблица норм затрат».

4.4 Стоимость задач

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. «Фиксированные затраты» на задачу - это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для задачи «Подготовка проекта дома» фиксированными затратами будут $10 на подготовку брошюры с чертежами, предоставляемыми заказчику.

В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является «Статьи» поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция может потратить на покупку статей у авторов.

Для ввода фиксированных затрат используется поле «Фиксированные затраты» в таблице «Затраты» в любом из представлений для работы с задачами. Например, на рисунок 4.5 мы указали фиксированные затраты у задач из предыдущего примера, и они сразу добавились к общей стоимости.

Рисунок 4.5 – Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат

Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

4.5 Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты. Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке «Затраты» в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рисунок 59) он выбирается в раскрывающемся списке «Начисление затрат», содержащем три значения: «В начале», «По окончании» и «Пропорциональное». Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке «Начисление фиксированных затрат», отображаемой в таблице «Затраты» любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта. Примечание - По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке «Начисление фиксированных затрат по умолчанию» на вкладке «Расчет» в общих настройках MS Project.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально.

Например, в проекте «Кирпич» приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая «Краска для лепнины» - по мере надобности.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда вы собираетесь их осуществить.

Например, в задаче «Подготовка проекта дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены по завершении работы.

Рисунок 4.6 – Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения

Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи определяется в столбце «Начисление фиксированных затрат» для каждой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов иллюстрирует пример на рисунок 4.7. В двух первых задачах, А и В, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для Иванова установлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В — во второй.

Рисунок 4.7 – Использование различных методов начисления затрат

В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по 100 руб. на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а у задачи D - по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день суммируются из затрат на использование ресурса и фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные затраты.