6.10 Использование ресурсов в разных проектах

Практически во всех современных программах компании Microsoft очень большое внимание уделено интеграции. Ресурсы одного проекта можно свободно использовать в другом. Для этого следует одновременно открыть два проекта (переключаться между ними можно с помощью сочетания клавиш «Alt» + «Tab».

Чтобы пользоваться ресурсами другого проекта, нужно выполнить команду «Сервис» / «Общие ресурсы» / «Доступ к ресурсам». В результате откроется окно «Общий доступ к ресурсам» (см. рис. 6.19).

Для использования ресурсов другого проекта нужно установить переключатель в положение «Использовать ресурсы» и выбрать в раскрывающемся списке «Из» проект, ресурсы которого требуется использовать. По умолчанию переключатель установлен в положение «Использовать собственные ресурсы», и проект использует только собственные ресурсы.

Рисунок 6.19 - Окно «Общий доступ к ресурсам»

 

Нижняя пара переключателей – «Преимущество имеет пул» и «Преимущество имеет клиент пула» – определяет, кто имеет преимущество при конфликте (несовпадении данных). Рекомендуется оставить этот параметр без изменений.

Использование ресурсов других проектов не так надежно, как исключительно собственных ресурсов. Поэтому рекомендуется использовать общие ресурсы только тогда, когда это действительно нужно.

7 Импорт и экспорт информации

Данные из Microsoft Project можно экспортировать в файл другого формата с помощью мастера. Ниже приведен список форматов, которые доступны при импорте и экспорте данных.

• Microsoft Excel (книга или отчет сводной таблицы);

• Только текст (с разделением значений знаком табуляции);

• CSV (текст с разделением значений запятой);

• XML (Extensible Markup Language).

Создавая или редактируя схемы экспорта и импорта этих мастеров, можно перемещать данные между полями задач, ресурсов или назначений.

7.1 Импорт сведений о проекте

Чтобы импортировать (Импорт – это передача данных в Project из программы-источника, например Excel. При импорте данных следует выбрать схему, сопоставляющую данные исходной программы с полями Microsoft Project.) сведения в Project, можно использовать любое поле ввода из формата файла другого продукта, такого как «Microsoft Office Excel» или «Microsoft Office Access», формата «XML» определяет стандарт согласованного представления структурированных данных приложений. Далее более подробно рассмотрим сам процесс импорта.

Щелкните вкладку «Файл», а затем щелкните «Обзор».

В поле «Тип файлов» выберите тип файла, из которого требуется импортировать данные.

Перейдите в папку, содержащую файл, который нужно импортировать, и выберите его в списке файлов. Нажмите кнопку «Открыть».

Следуйте инструкциям мастера импорта, чтобы импортировать данные в правильные поля Project.

На странице «Сопоставление задач», «Сопоставление ресурсов» или Сопоставление назначений мастера импорта можно проверить или изменить условия сопоставления Project.

Чтобы импортировать данные из поля в исходном файле в другое поле Project, щелкните поле в столбце «В», выберите новое поле и нажмите клавишу «ВВОД». Чтобы изменить название поля в конечном файле, щелкните поле в столбце «В» и введите новое имя.

Чтобы удалить поле, щелкните его в столбце «Из» и нажмите кнопку «Удалить строку». Чтобы вставить новое поле над существующим, щелкните поле в столбце «Из» и выберите вариант «Вставить строку».

Чтобы удалить все поля задач, ресурсов или назначений из схемы импорта, выберите вариант «Очистить все». Чтобы добавить все поля задач, ресурсов или назначений из конечного файла в схему импорта, выберите вариант «Добавить все».

Совет - На странице «Сопоставление задач», «Сопоставление ресурсов» или «Сопоставление назначений мастера импорта» в разделе «Просмотр» можно просмотреть макет схемы импорта

Чтобы изменить порядок полей в конечном файле, щелкните поле в столбце «В», а затем нажимайте кнопки перемещения для перемещения поля в желаемое место. Чтобы выполнить импорт данных, на последней странице мастера импорта нажмите кнопку «Готово».

Совет - Новую или измененную схему импорта можно сохранить для повторного использования. На последней странице мастера импорта нажмите кнопку «Сохранить схему» и в поле «Имя схемы» введите ее имя. Новая схема будет добавлена в список встроенных схем.

Примечания - Можно воспользоваться существующей схемой импорта из другого проекта, если она доступна в глобальном файле. С помощью организатора можно скопировать схему импорта из файла проекта в глобальный файл.

Если в качестве формата файла в схеме импорта выбран формат «CSV» или «TXT» и задан разделитель текста, то именно разделитель, а не расширение файла, определяет его тип.

Например, если требуется импортировать файл Myproject.csv, а в качестве разделителя текста в схеме задана табуляция, то в файле «CSV» вместо запятых будут использоваться столбцы, несмотря на то что расширение файла указывает на разделители-запятые.

Несмотря на то что в некоторые вычисляемые поля можно ввести значения, Project может пересчитать эти значения – автоматически или в заданное время. В Project можно импортировать только те данные «XML», которые можно проверить с помощью схемы обмена данными.

Если используется «Microsoft Project Профессиональный» и требуется импортировать данные из файла другого формата в корпоративный проект, в котором нужно ввести специальные данные для задач, проект нельзя будет сохранить до окончания ввода всей необходимой информации.

При использовании «Microsoft Project Профессиональный» помните, что поля затрат на ресурсы в корпоративном проекте обновить нельзя. Данные о затратах на ресурсы можно импортировать только в проекты, отличные от корпоративных, или эти данные должны относиться к некорпоративным ресурсам в проекте.