Предисловие

Целью работы является изучение программного продукта Microsoft Project, а также создание плана предложенного в задании проекта.

Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планировании и управлении проектами.

При планировании проекта необходимо составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

Задачи пособия:

• систематизировать подходы к изучению предмета;

• сформировать у учащихся единую систему понятий, связанных с планированием проекта;

• научить пользоваться основным функционалом Microsoft Project 2010;

• показать основные приемы эффективного использования Microsoft Project 2010 при планировании и управлении проектами.

При работе с пособием особое внимание следует обратить на решение задач создания Учебного проекта. Выполнение этих заданий, в объеме данного пособия, позволит выработать устойчивые навыки в области управления проектами.

Учебное пособие составлено в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и других нормативных документов, разработанных для регламентации оформления научных трудов.

Запуск Microsoft Project

Для запуска программы Microsoft Project на панели задач ОС Windows необходимо выполнить следующую последовательность команд представленную далее: «Пуск» – «Все программы» – «Microsoft office» – «Microsoft Office Project 2010» пример представлен на Рисунке 1 или запустите ярлык «Microsoft Office Project 2010» на рабочем столе (см. рис. 2).

Рисунок 1 – Запуск «Microsoft Office Project 2010»

Рисунок 2 – Ярлык «Microsoft Office Project 2010»

1 Microsoft Project Professional 2010

1.1 Основные термины и понятия

Проект подразумевает выполнение ряда связанных между собой задач. Для выполнения проекта можно выделить строго определенные ресурсы (человеко-часы, материалы). У проектов существуют даты начала и окончания, а также другие различные ограничения (например, графики работы).

Так как проект разрабатывается для достижения некоторых результатов за определенный срок и за определенную стоимость, то удобно составить планы, какие нужно провести работы, какими сотрудниками, в какое время и какие средства могут понадобиться для этого.

Все проекты содержат три основных элемента – задачи, ресурсы и назначения.

Задача – это некоторая работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Задачи можно объединить в фазы.

Фаза проекта включает в себя одну или несколько задач, при выполнении которых достигается один из основных результатов проекта. Например, при подготовке журнального номера фазой проекта является верстка.

Проект должен быть разбит на задачи как можно более детально. Это позволит лучше им управлять. Целесообразность деления задачи на подзадачи зависит от ее длительности. Как правило, если длительность составляет больше трех дней, то ее можно разделить на более мелкие задачи.

Не всегда задачи в проекте выполняются последовательно одна за другой. Иногда выполнение следующей задачи можно начать раньше, чем закончится предыдущая. Такое планирование называется быстрым путем.

Например, для выпуска журнала нужны статьи (материалы) и обложка. Обычно не обязательно выполнять фазы создания статей и обложки последовательно. Microsoft Project учитывает, заняты ли работники выполнением какой-либо задачи или свободны и могут выполнять новую.

Однако существуют задачи, которые следует обязательно завершить, прежде чем перейти к следующим. Например, нельзя составить оглавление, пока окончательно не решено, какие именно материалы войдут в номер. Такие задачи называются завершающими.

Длительность – это период рабочего времени, который необходим для выполнения задачи.

Вехи – это наиболее важные задачи в проекте. Например, окончание подготовки всех чертежей для строительства может быть вехой.

Ресурсы в Microsoft Project – это сотрудники и оборудование. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, выполняет определенную функцию. Один сотрудник может быть, например, фотографом в одной задаче и дизайнером в другой.

В Project используются два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. В случае повременной ставки стоимость участия ресурса в проекте рассчитывается в зависимости от времени, которые было затрачено при работе ресурса над задачей (ставка умножается на количество часов). В случае стоимости за использование затраты вычисляются умножением стоимости использования на количество задач, в которых задействован ресурс. Для каждого ресурса можно указать как повременную ставку, так и стоимость за использование.

Бюджет – это оценочные затраты на проект, заданные в плане.

Область охвата – это комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.

Назначения – это связи между ресурсами и задачами. Для выполнения одной задачи может быть назначено несколько ресурсов.