Глава 2. История развития системы государственного делопроизводства.

2.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве

На ранних стадиях развития Древнерусского государства государствен­ных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроиз­водства не была востребована самой системой управления.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. В обоих договорах упоминается о практике составления документов. В пер­вом случае — письменных завещаний, во втором — подорожных гра­мот для купеческих кораблей.

В этот период в основном документируются правовые отноше­ния, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Архе­ологические раскопки в различных городах позволили об­наружить частную переписку рядовых жителей северо-западных об­ластей Древнерусского государства XI—XV вв. Возникают и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на документные архивы и книжные библиотеки.

С развитием законодательных основ государства наряду с объемными правовыми актами создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, фиксирую­щие заем денег; житийные записи — при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбран­ным в покровители конкретного города. В крупных городах суще­ствовали хранилища документов. В основном это были храмы, посвященные покрови­телям каких - то ремесел — рыбаков, торговцев различным товаром, оружейников и т.д. В таких храмах ве­лись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридиче­скую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монасты­ри, так как церковь обладала широкой юридической компетенци­ей.

Накопление традиций в сфере документирования вело к форми­рованию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных дьяков. Поэтому в XIV в. термин «дьяк» закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по де­лопроизводству —«формулярники».

Устанавливаются порядок приема документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания — чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкциони­рованного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксиро­ваны и первые случаи подделки документов в политических и лич­но-корыстных целях.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отме­ны юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей. «Ларник» не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполно­мочен скреплять частноправовые акты городской печатью. Особо важные документы уничтожались специально выбранной комиссией, часто публично, в торжественной обста­новке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространен­ная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесе­ния в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.

Практически до конца XIV в. основным материалом для пись­ма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная теля­чья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и «хартией» и просто «телятиной». Лучший пергамент привозили из Греции. Самой древней формой докумен­та на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 15—17 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие . ценность документы счищали, дорогостоящий материал подрав­нивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы со­ставлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в, стала использоваться точка в конце предложения.

Несмотря на постоянное расширение практики документиро­вания управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. В основном это был период постепенного складыва­ния традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обес­печения их сохранности, в том числе защиты от несанкциониро­ванного доступа и подделки. Вместе с тем, отдельные нормы ра­боты с документами находили закрепление в законодательстве, таким образом, выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей систе­мы делопроизводства.