2.2. Приказное делопроизводство XV—XVII вв.

Система государственного делопроизводства начинает склады­ваться в период формирования русского централизованного государ­ства, с середины XV в.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по при­казу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места — приказы. Происхождение приказов связано с практи­кой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окру­жению — князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов госу­дарственного управления. Их деятельность объединялась высшим пра­вительственным учреждением — Боярской Думой, т.о. московским вели­ким князьям удалось создать сильную централизованную систему уп­равления, в которой все важнейшие функции административного уп­равления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому пе­риод становления и развития государственного делопроизводства при­нято называть приказным периодом — по названию первых государст­венных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом: Царь – Боярская Дума – Приказы.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья. На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие тер­риториями и выполнявшие предписания властей. В приказной избе хранилась государствен­ная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, которые сейчас отделы. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях в тех же поме­щениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. появилась отечественная. Чернила делались из солей желе­за и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - на­ростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпич­ной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточ­но хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья.

В делопроизводстве приказов использоваться специфическая форма документа — столбец, который представлял собой свиток из подклеенных друг к другу узких листов бу­маги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Столбец являлся фак­тически не одним документом, а включал всю совокупность доку­ментов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для осо­бо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в сундуках. Такая форма до­кумента была неудобной, поскольку много времени уходило на раз­вертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведе­ний. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к вет­шанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или и книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период доку­менты группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в опре­деленной последовательности, специфической для каждого вида до­кумента. Формуляр — результат повторяемости управленческих си­туаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство рек­визитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание доку­мента составляли один сплошной текст. Как правило, документ на­чинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата доку­мента. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...» а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ...»

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

«Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некото­рых стабильных элементах текста для каждой разновидности доку­мента. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось тра­диционной формулой: «... вели государь мне дать,..», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов например: по случаю вступления в должность нового воеводы; порядок приема долж­ности от прежнего воеводы; постановления о финансовом управлении; отношение воеводы к местному обществу и выборным должно­стям; и др.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизвод­стве включала следующие основные этапы:

-поступление документа на рассмотрение;

-подготовка дела к «докладу»;

-рассмотрение и решение дела;

-оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя. Указание царя пере­давалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение («отпуск»), если при­каз располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось ис­полнение — рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и делалась пометка «Навести справки». Факти­чески это означало начало рассмотрения дела. Решение по делу принималось после его обсуждения. В результате после вынесения решения, дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, млад­ший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подпи­сью — «справой», которая удостоверяла ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юри­дической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание доку­мента.

Руководители приказов и лица, участвовавшие в принятии решений, не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ве­дение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и по­мечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дья­ка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры охране документов, например снабжение замками.

В целом, в приказной период, постепенно создается система де­лопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые фор­мы документов и приемы их составления. Однако государство, не сознавая общих админи­стративных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.