4.7. Пятый этап - описание и анализ действующих организационно-технических средств поддержки организации или группы

К наиболее часто встречающимся проблемам второго плана, связанным с выполнением обеспечительных функций в процессе деятельности холдинга или отдельного предприятия, можно отнести:

- проблемы организации систем внутреннего и внешнего финансового учета, финансового планирования и финансового контроля;

- проблемы выбора и использования электронной базы данных для ведения учета;

- отсутствие требуемого уровня технического оснащения рабочего процесса по причине всеобщей экономии собственников;

- проблемы отсутствия требуемого уровня безопасности.

В интересах устранения подобных проблем в ходе процесса реинжиниринга на стадии разработки проекта необходимо описать и проанализировать действующую в холдинге систему управления финансами и технического обеспечения (подробнее см. п. 3.5 настоящего пособия).

Ключевыми вопросами в целях диагностики кризисной ситуации реструктуризируемого предприятия или холдинга в данном случае являются:

- наличие в холдинге (или отсутствие, что также часто встречается во многих российских компаниях) адекватной системы внутреннего финансового учета (особенно это касается выбора учетной политики для внутреннего учета, форм отчетности, квалификации финансовых специалистов компании, которые нередко предоставляют ошибочную информацию собственникам о финансовом состоянии их бизнеса);

- наличие или отсутствие системы внутреннего финансового контроля (например, часто бывает, что за платежами следят нерегулярно, следовательно, на предприятии в принципе существует малая вероятность увода денежных потоков);

- качество используемого программного обеспечения для ведения управленческого учета (зачастую в организациях не придают должного значения программному обеспечению, в результате чего все информационные потоки носят беспорядочный характер. Вследствие отсутствия нормальной программы руководители не имеют реального представления о действительной картине всего бизнеса, в результате чего они часто принимают неправильное управленческое решение. Другим не менее важным и интересным примером является, наоборот, чрезмерное увлечение программными продуктами, т.е. в одной компании операторы вносят одну и ту же информацию одновременно в несколько баз данных, которые в равной мере активно функционируют в организации. Естественно, что в разных программах одни и те же данные могут выдавать разные отчеты и разные результаты. Это делается и активно поощряется зачастую умышленно наемными директорами компаний в целях распространения неразберихи в отчетности данных, чтобы потом, пользуясь бесконтрольностью, попросту украсть, вывести активы, товары в нужное для себя русло. А собственников такие директора активно обрабатывают, убеждают, что-де разные программы помогут с разных точек зрения видеть производственную ситуацию в разных формах и т.д. И собственники безоговорочно поддаются такому внушению со стороны директоров, даже не подозревая, что их, попросту говоря, обманывают;

- качественный уровень технических средств поддержки (часто собственники просто экономят на связи для рабочих целей: на факсах, копировальной технике, компьютерах и т.д., но в итоге это негативно сказывается на работе всего холдинга. Например, с организацией хотят связаться или передать информацию по факсимильной связи представители государственных органов или крупных контрагентов, а связи нет (впоследствии выяснится, что техника была неисправна), многие контрагенты могут просто прекратить работу с такой организацией, считая, что если с техникой у нее проблемы, то в остальном дела также обстоят не лучше. Техническое обеспечение - имидж, лицо организации; однако не следует в данном случае сильно увлекаться слишком дорогостоящей аппаратурой, использовать ее не по назначению - в данном случае экономия оправданна);

- поддержание или неподдержание необходимых уровней безопасности (данный вопрос, по мнению автора, априори не подлежит обсуждению - в современных условиях высококриминализированной экономики России работать без соблюдения даже элементарных норм безопасности просто недопустимо).

Проведя описание и анализ основных механизмов технического обеспечения в проекте реинжиниринга, необходимо выработать конкретные практические рекомендации по устранению вышеназванных проблем (если они имели место), например ужесточить финансовый контроль, ввести адекватный программный комплекс, изменить систему внутреннего финансового учета, принять и соблюдать необходимые регламенты по безопасности.

Описание и анализ системы технической поддержки реструктуризируемого предприятия или холдинга представляется целесообразным проводить в отношении:

- системы внутреннего финансового учета;

- системы внутреннего финансового контроля;

- технического оснащения;

- системы внутренней безопасности.