3.2.2.Запуск и завершение работы ms Excel

Запуск программы Excel может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Excel. Файлы документов, созданных с помощью табличного процессора Excel, имеют стандартное расширение *.xls.

При запуске Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Книга 1.

Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Excel аналогичны способам, рассмотренным ранее для документов MS Word.

Завершение работы Excel, как и любого другого приложения Windows, - это закрытие его окна.

3.2.3. Окно программы ms Excel

Общий вид окна программы Excel (совместно с окном документа) приведен на рис. 1. Окно содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows.

Строка меню окна Excel отличается от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица.

Н а панели инструментов окна Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных: - денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа. Кнопка используется для объединения и центрирования текста в группе ячеек.

Н иже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится раскрывающийся список - поле имени, в котором высвечивается адрес или имя выделенной (активной) ячейки или блока ячеек таблицы.

Р ис. 1. Окно программы Excel

Между полем имени и строковым полем для ввода и редактирования во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода.

На пересечении столбца с номерами строк и строки с обозначениями столбцов находится «пустая» кнопка для выделения всей таблицы.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками рабочих листов. Excel, как и Word, является многооконной программой, т. е. позволяет одновременно открывать несколько документов.

В Строке состояния высвечиваются режимы работы табличного процессора, выводится дополнительная информация и находится Поле для Автовычислений.

Окно документа Excel можно разделять на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Полосу разделения можно перемещать с помощью мыши. Разделить окно таблицы можно либо командой ОКНО→ Разделить, либо с помощью разделителей окна - черных прямоугольников на полосах прокрутки.

Закрыть подокна можно командой меню ОКНО→ Снять разделение или перемещением разделителя вверх или вниз.

3.2.4. Основные понятия ms Excel

Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, Книга 2 и т. д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.

Рабочая книга Excel - совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.

Документом, т. е. объектом обработки Excel, является файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться 1 книга, а в книге - от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.

Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем - полужирным начертанием.

Строки ЭТ нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С, .... Z. После столбца Z следуют столбцы АА, АВ, АС, ВА ВВ ... IV.

Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

Ячейка - область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Формат и размеры ячеек - ширину столбцов и высоту строк -можно изменять с помощью команд меню (иногда кнопок на панели инструментов), а также вручную - с помощью мыши или клавиш.

Текущая (активная) ячейка - ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью. В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку - при ссылке на нее, например А1.

Ссылка - способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы.

Адреса ячеек (ссылки) могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.

Ссылки на ячейку (адреса ячеек) используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются:

• ширина ячейки - около 8 разрядов, высота - около 12 пунктов;

• левое выравнивание для символьных данных;

• основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Каждая команда электронной таблицы требует указания адреса ячейки или блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Блок (диапазон) ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).

Блок используемых ячеек может быть указан или выделен двумя путями:

• непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон;

• выделением блока с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Отменить выделение ячейки или блока можно щелчком мыши по любой другой ячейке или нажатием любой клавиши управления курсором. Для отмены одновременного выделения нескольких рабочих листов следует использовать команду контекстного меню Разгруппировать листы.