4.2. Информационные потоки в системах управления

Для создания информационной системы на уровне производства необходимо сформировать модель такой сис­темы. Одним из подходов к созданию модели информационных потоков на производстве является анализ существующей системы управления. Он предполагает сведение конкретных участков произ­водства к отдельным компонентам, комбинируя которые, можно получить структурную модель для анализа вариантов структуры предприятия.

Структурная модель должна содержать оба основных элемента, а именно: производственные мощности и средства организации материального потока. Комбинируя эти элементы, исследователи и организаторы системы делят всю структуру предприятия на буферную и технологическую части. При этом охватываются все виды деятельности — от получения сырья до передачи готовой продук­ции покупателю. Основной критерий, отличающий буферные и технологические зоны, сосредоточен в вопросе: находится ли предмет труда в стационарном состоянии или он приведен в дви­жение? Получив ответ на этот вопрос, далее определяют, какие конкретно данные должны быть собраны, обработаны и переданы для обеспечения оптимального управления материальным потоком.

Информация является одним из главных типов ресурсов, ко­торые необхо­димы менеджеру любого класса. Роль этого ресурса постоянно возрастает по двум основным причинам:

• глобализации экономики и управления (бизнес становится комплексным и международным);

• более жестких требований к организованности информаци­онных ресурсов, предъявляемых компьютеризацией.

Менеджер организации малого бизнеса (торговой точки) мо­жет управлять реальными потоками: имуществом торговой точ­ки, товарами в магазине, кассовым аппаратом, потоком покупа­телей.

Если масштаб операций возрастает, как, например, в органи­зации с сотнями и тысячами работающих, менеджеру приходит­ся управлять не опера­циями, а информацией об этих операциях. Для отражения состояния дел в организации менеджер использу­ет множество документов или информационных справок. Трудно представить полный комплект ежедневной информации, кото­рый может быть у директора крупной организации. Очевидно, что высший управлен­ческий персонал считает информацию наи­более ценным ресурсом.

Системный подход требует предварительной оценки места информаци­онного ресурса среди других видов ресурсов органи­зации любого типа.

Любая организация имеет пять основных типов ресурсов, ко­торыми она должна управлять как соответствующими потоками:

• человеческие;

• материальные;

• техника (включая оборудование и энергию);

• финансовые;

• информационные (включая данные);

В научной литературе существует и широко используется представление процесса управления лю­бой системой как процесса обработки информации. Известно, что при разработке информационного обеспечения любой системы учитываются общие свойства систем:

• система представляет собой набор определенных компонен­тов;

• составные компоненты логически взаимосвязаны между со­бой;

• система имеет связь с внешней средой.

Очевидно, что при анализе и проектировании информацион­ных потоков необходимо учитывать спе­цифические особенности последних, обусловленные их свойст­вами. К этим свойствам могут быть отнесены:

• наличие большого количества составных элементов, связан­ных между собой информационными каналами передачи дан­ных;

• иерархическая структура информационной системы;

• наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

• расчленение информационной системы любого уровня на от­дельные подсистемы, цели и задачи, которые подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

• функционирование систем всех уровней в условиях взаимо­действия с внешней средой;

• гибкость структуры и алгоритмов управления в системах всех уровней;

• наличие персонала в качестве элементов управления и кон­троля на всех уровнях иерархии большой системы, и в связи с этим необходимость постоянного взаимодействия пользователей и персональных компьютеров в процессе выполнения функций управления.

Практика показывает, что проектирование информационных потоков является наиболее ответственным и сложным этапом при организации информационной системы управления процессами закупки, производства и реализации продукции. Реализация этого процесса требует:

• изучения и анализа существующих выявленных в процессе обследования потоков информации;

• формулирования задач управления;

• определения потребности в информации для их решения;

• сопоставления полученных результатов со сложившимися информационными потоками и потребностью в информации на различных уровнях и в различных звеньях систе­мы управления.

Многообразие составных частей информационной системы обусловливает некоторые специфические особенности информационных потоков в системах управления. В этой связи воз­никает ряд вопросов методологического характера, связанных со спецификой понятия информационных потоков систем управления, видами этих потоков, особенностями анализа и проекти­рования последних.

Под потоком информации в системе управления понима­ется сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном на­правлении при условии, что у этих данных есть общий источник и общий приемник (например, совокупность сведений, переда­ваемых из одного подразделения предприятия — отдел закупок — источник в другое — производственный отдел — адресат)

Прежде всего, следует отметить, что инфор­мационный поток сам по себе является достаточно сложной сис­темой и делится на ряд состав­ляющих.

Отдельные данные, будучи смысловыми структурными эле­ментами, образуют сообщение, то есть логистическую информа­ционную совокупность, состоящую из нескольких реквизитов и дающую определенную количественную и качественную харак­теристику описываемому объекту.

Реквизит — элементарная единица сообщения, дальнейшее расчленение которой невозможно. Реквизит является элементом, который в соединении с другими аналогичными элементами соз­дает более сложные информационные совокупности. Реквизит характеризует количественную или качественную составляю­щую информационной совокупности. Например, реквизиты — «наименование организации», «наименование товара», «количе­ство товаров», «цена товара», «код управленческой документа­ции» и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокуп­ностью символов: цифровых, буквенных, специальных. По воз­никновению и роли в процессе обработки реквизиты делятся на признаки и основания.

Признак — составная часть сообщения, которая характеризует качество описываемого объекта, тем самым индивидуализируя сообщение. Отдельно взятый признак экономического смысла не имеет и применяется всегда в сочетании с основанием. К реквизи­там-признакам относятся: «месяц», «код структурного подразде­ления», «табельный номер работника» и пр. В процессе обработки информации над реквизитами-признаками, как правило, выпол­няются логические операции (поиск, сортировка, выборка и т.п.).

Основание также является частью сообщения, которая функ­ционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта. Основание является числовой величиной, полученной в результате измерения или вычисления. Поэтому отдельно взятые основания экономического смысла не имеют и применяются лишь в сочетании с признаками. Реквизитами-основаниями являются: «количество каких-либо предметов», «цена», «сумма».

Информационную совокупность, включающую одно основа­ние и несколько признаков, что является необходимым миниму­мом элементов для образования документа, называют показателем. Например, показатель «количество готовой продукции, сданной на склад» включает один реквизит-основание — «коли­чество сданной продукции» и несколько реквизитов-признаков: «дата», «код подразделения-изготовителя», «код склада-получателя», «единица измерения» и пр. Совокупность этих рек­визитов описывает операцию сдачи готовой продукции на склад и образует элементарный документ «накладную на сдачу гото­вой продукции», пригодный для обработки в компьютеризиро­ванной системе управления.

Элементы показателя, как и показатель в целом, могут рас­сматриваться с двух сторон: по форме (название графы, строки) и по значению (какое определенное число, слово записано в дан­ную графу, строку). Под формой элементов показателей понима­ется наименование граф, строк, участков, а под значением (со­держанием) — проставленные конкретные числа. При этом они, как правило, выступают в форме документов, то есть сложных информационных образований, имеющих иерархическую структуру, с последовательным вхождением одних составляющих в другие и соподчинением этих частей.

Документы, использованные в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удо­стоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получе­ние исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистра­ции данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и других) организаций. Так, в бухгал­терском учете показатель, его основание являются результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою оче­редь будут входящей информацией при составлении статистиче­ских отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.

Массив представляет собой совокупность однородных дан­ных, объединенных единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты и т.п.) представлены в формализо­ванном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Записи — это элементы массива, которыми оперируют поль­зователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информацион­ные поля.

Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив мате­риальных нормативов, массив поставщиков материалов); функ­циями в процессе обработки данных (входной, выходной, про­межуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в ин­формационной системе, называется файлом.

Разнообразие информационных потоков пре­допределяет необходимость их классификации в различных ас­пектах в зависимости от поставленных целей и задач.

Информационные потоки могут быть класси­фицированы по:

• направлению;

• структуре;

• периодичности;

• виду носителя;

• способу индексации;

• степени взаимосвязи;

• объему;

• плотности;

• информационной емкости отдельных сообщений;

• методу образования;

• способу и степени использования.

Виды информационных потоков, циркулирующих в системах управления, имеют некоторое отличие от всех других видов информационных потоков. Отличие это состоит в самом объекте движения — обмене информации между различными звеньями системы. Исходя из этого, виды информационных потоков систем управления целесообразно представить в со­ответствии с классификацией по функциям системы.

Прежде чем представлять группировку информационных потоков, следует сказать о целях та­кой классификации, возможностях разных видов классификаци­онных членений, требованиях к классификации информационных потоков.

Классификацией, как известно, называется логическая опера­ция, которая заключается в распределении элементов рассматри­ваемого множества по подмножествам (классам) на основании общего признака или группы признаков. Упорядоченное распо­ложение классифицируемых элементов на основе установленных связей и зависимостей между их признаками представляет собой классификационную систему.

К основным и общепринятым принципам классификации от­носятся:

• достаточная полнота охвата классифицируемых объектов;

• единство классификационных признаков на каждой стадии членения (при многоуровневой классификации);

• открытость классификационной схемы (возможность допол­нения новыми видами товаров).

Но в соответствии с целями и задачами локальной классифи­кации именно управленческих информационных потоков возни­кает необходимость формули­рования дополнительных принци­пов:

• целевой ориентации разрабатываемой классификации;

• максимальной обозримости и практической значимости;

• допустимости пересечения классификационных подмно­жеств (виды потоков, входящие в множество одной классифика­ционной группировки, могут включаться и в смежные группи­ровки).

Таким образом, основным этапом классифицирования управленческих информационных по­токов является определение набора признаков или критериев, в соответствии с которыми тот или иной информа­ционный поток может быть отнесен (или не отнесен) к опреде­ленной классификационной группе.

Информационный поток, как правило, выража­ется в определенном виде документации. Особенно актуален данный тезис применительно к управленческим информационным потокам, так как движение последних в реальных условиях со­провождается соответствующим набором строго регламентиро­ванной документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В этой связи большое значение в области полноты класси­фикации информационных потоков имеет «вид документационного сопровождения». В соответствии с сущест­вующим делением документации по видам деятельности, информационные потоки могут быть классифицированы на: распорядительные (приказы, распоряжения), организа­ционные (инструкции, протоколы, положения), аналитические (обзоры, сводки, докладные записки), справочные (справки), на­учные (статьи, рефераты), технические (ЕСКД, ЕСТД, докумен­тация по технике безопасности).

Направление по отношению к звеньям ИС разделяет информационные потоки на входные (поступают в структурное подразделение извне), выходные (передаются из данного структурного подразделения вовне) и внутренние (об­ращаются только внутри рассматриваемого объ­екта управления). В зависимости от уровня иерархии системы информационный поток может быть внутренним, если его рас­сматривать на уровне всей организации в целом, и входным или выходным для какого-либо звена системы.

По виду носителя информации информационные потоки могут быть поделены на бумаж­ные, электронные, смешанные. Носитель информации — это лю­бое материальное средство, фиксирующее информацию. В на­стоящее время для регистрации информации используются бу­мажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дубли­руют или дополняют друг друга. Перечень электронных носите­лей весьма разнообразен, их название в некоторой степени услов­но и обозначает совокупность средств, использующих для переда­чи информации компьютерные системы.

Для того, чтобы человек мог воспринять любой вид инфор­мации, должна быть осуществлена ее индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на:

• цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изобра­жение на мониторе);

• алфавитные (словесная запись в документе, на экране мони­тора);

• символические (условное изображение на чертежах, органи­зационных схемах):

• предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

Структура информационных потоков определяет их однород­ность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональ­ной принадлежностью, единым видом документационного со­провождения. Неоднородные информационные потоки соответ­ственно не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

По периодичности информационные потоки делятся на регу­лярные, соответствующие регламентированной во времени пере­даче данных, и оперативные — обеспечивающие связь в любой необходимый момент времени. По степени взаимосвязи информационные потоки делятся на взаимосвязанные и невзаимосвязанные. Степень взаимосвязи ха­рактеризуется количеством видов информации, связанных с данным видом информации. Взаимосвязанными видами ин­формации в потоке являются, например, исходная (направленная от объекта управления к системе управления) и производная ин­формация.

По объему информационные потоки делятся на малообъем­ные, средне­объемные и высокообъемные. Объем информации измеряется количеством символов (алфавитных, цифровых и служебных знаков) или байтов.

Объем информации, отнесенный к единице времени, называ­ется плотностью соответствующего потока информации. По плотности информаци­онные потоки делятся на малоинтенсив­ные (до 1 Мбит/сек), среднеинтенсивные (1-2 Мбит/сек), высо­коинтенсивные (свыше 2 Мбит/сек).

Степень использования потока информации характеризуется

• отношением однократно используемой информации к об­щему объему используемой информации (однократно исполь­зуемые, многократно используемые информационные потоки);

• отношением используемой информации ко всему объему полученной и образованной информации (малоиспользуемые и неиспользуемые информационные потоки).