Подготовка документов
Система автоматизации процесса подготовки текстов проектов документов предоставляет средства, позволяющие более рационально организовать процесс работы непосредственных исполнителей. Независимо от способа организации работы – в одиночку или в сотрудничестве с другими государственными служащими, – совокупность подсистем, входящих в систему автоматизации процесса подготовки документов помогает повысить производительность труда исполнителей.
Новые возможности продуктов компании Microsoft обеспечивают более рациональное выполнение стоящих перед пользователем задач благодаря упрощению методов их решения, более продуктивному использованию средств коллективной работы. Возможности совместной работы, предоставляемые решением, способствуют повышению эффективности совместного труда как отдельных групп пользователей, так и крупных подразделений.
Общая схема построения системы автоматизации процесса подготовки документов приведена на рис. 5.4.
Как отражено на схеме, система подготовки документов включает в себя следующие подсистемы:
подсистема управления проектами;
подсистема индивидуального планирования задач, расписаний, встреч;
пакет офисных приложений;
подсистема обеспечения коллективной работы;
операционные системы и серверные продукты, обеспечивающие тесную интеграцию всех подсистем.
Рис. 5.4.Схема автоматизации процесса подготовки документов
Программное обеспечение, используемое для реализации той или иной подсистемы в огромной степени зависит от сложности решаемых задач и числа взаимодействующих исполнителей.
Подсистема управления проектами
Система управления проектами особенно необходима при создании сложных, многотематических документов. При их создании остро встает проблема координации работ десятков исполнителей в режиме реального времени.
При подготовке документов в небольших по численности представительствах органов государственной власти или органах местного самоуправления муниципального уровня необходимость в системе управления проектами, конечно, отсутствует. Для организации и контроля работ в коллективах подобного масштаба более чем достаточно и средств организации коллективной работы, включенных в пакет приложений Microsoft Office, и в особенности в Microsoft Outlook.
Microsoft Project Server – основа предлагаемого Microsoft решения для управления проектами, куда входят также профессиональный выпуск Microsoft Project и клиентские лицензии (CAL) Microsoft Project Server. Кроме того, Microsoft Project Server может использоваться совместно со стандартным выпуском Microsoft Project и клиентскими лицензиями для управления проектами рабочих групп.
Microsoft Project Server предоставляет предприятиям расширяемую платформу, на базе которой можно развивать и интегрировать в существующую практику делопроизводства собственную систему управления проектами. Централизованное хранение данных на сервере обеспечивает актуальность и содержательность отчетности по всему портфелю проектов. Microsoft Project Server входит в состав семейства программных продуктов .NET Enterprise Server и соответствует требованиям масштабируемости и гибкости, предъявляемым к программному обеспечению на уровне предприятия.
Руководители органов власти и местного самоуправления все больше приходят к пониманию значимости включения участников рабочих групп и координаторов проектов в процесс управления проектами. Внедряя совместную работу и безопасный контролируемый доступ к информации, органы власти позволяют внешним и внутренним участникам рабочих групп сотрудничать при отслеживании проекта. В результате календарные планы становятся более точными и актуальными. Это позволяет координаторам проектов согласовывать отдельные инициативы с общими целями работы органа власти.
К наиболее ярким достоинствам этого семейства продуктов можно отнести:
Интуитивное планирование. Простая настройка планов, отслеживание хода выполнения проектов и получение сведений об их обновлении.
Информированность участников. Расширенные возможности обмена информацией о задачах и ресурсах для участников рабочих групп и заинтересованных лиц на любом этапе проекта. Автоматические уведомления по электронной почте об обновлении данных проекта, ближайших вехах, возникших вопросах и т.п. держат участников в курсе дел и экономят время. Такие уведомления содержат гиперссылки на планы проектов, хранящиеся на сервере Microsoft Project Server.
Эффективная совместная работа. Средства совместной работы, доступные через веб-интерфейс, обеспечивают быстрый доступ к проектам и упрощают ведение календарных планов. Поощрение совместной работы и обмена знаниями за счет встроенной интеграции со службой Microsoft SharePoint™ Team Services, обеспечивающей централизованное хранилище для работы с документами и обсуждения относящихся к проектам вопросов.
Легкая настройка. Возможность объединения Microsoft Project с другими системами для решения задач управления проектами, имеющихся в организации.
Оптимизация ресурсов. Точная информация обо всех ресурсах органа власти помогает оптимально составить рабочую группу для каждого проекта. Навыки и назначения ресурсов можно оценить с помощью новых диаграмм доступности, а также мастера замены ресурсов и средства создания корпоративных групп.
Внутриведомственные стандарты. Применение ведомственных шаблонов и полей обеспечивает согласованную отчетность по всему портфелю проектов. Для задания основных параметров ресурсов, таких, как умения и навыки или расположения, и оптимизации назначений ресурсов во всем подчиненном органе власти имеется глобальный ведомственный шаблон.
Особо стоит отметить тесную интеграцию подсистемы с остальными составляющими ЭДД. Если рассматривать интеграцию вдоль вертикали управления, то «сверху» Microsoft Project взаимодействует с системой автоматизированного документооборота или электронного документооборота. «Снизу» подсистема связана со средствами индивидуального планирования исполнителей, реализованными с помощью Microsoft Outlook.
Интеграция службы SharePoint Team Services с Microsoft Project Server позволяет получить готовое решение для совместного использования документов и обработки возникших вопросов, относящихся к проектам. При публикации каждого нового проекта на сервере автоматически создается дочерний веб-узел SharePoint Team Services, позволяющий централизованно хранить документы и отслеживать вопросы через веб-интерфейс.
Подсистема индивидуального планирования задач, расписаний, встреч
Благодаря тому, что интернет (интранет) и электронная почта стали средой, обеспечивающей взаимодействие людей друг с другом, ничто не мешает за считанные секунды связаться с любым человеком, находящимся в любой точке земного шара. Это дает пользователям компьютеров возможность своевременно получать необходимые им сведения. Однако у них возникает перегрузка информацией, поступающей в виде сообщений электронной почты, встреч, контактов, задач и документов. С помощью приложения Microsoft Outlook пользователи смогут более эффективно планировать свое время и управлять информацией, и при этом им станет проще организовывать общий доступ к информации и совместное создание документов.
Удобство и эффективность использования Microsoft Outlook при работе с электронной почтой широко известны и описаны во многих документах.
Пакет офисных приложений
В качестве пакета офисных приложений предлагается ставший уже стандартом де-факто пакет Microsoft Office.
Пакет Microsoft Office предоставляет средства, позволяющие более рационально организовать процесс работы. Независимо от того, выполняется работа в одиночку или в сотрудничестве с другими пользователями, пакет Microsoft Office повышает производительность труда госслужащего. Новые возможности пакета Microsoft Office обеспечивают более рациональное выполнение стоящих перед пользователем задач благодаря упрощению методов их решения, более продуктивному использованию средств пакета Microsoft Office, обеспечивающих надежное восстановление после сбоев. Возможности совместной работы пакета Microsoft Office способствуют повышению эффективности совместного труда групп пользователей. Возможности пакета Microsoft Office, повышающие эффективность работы органа власти в целом, предоставляют гибкие средства, с помощью которых может удовлетворяться широкий круг потребностей предприятия.
Новая версия предоставляет улучшенные возможности для отдельных пользователей:
своевременное получение нужной информации с помощью новых смарт-тегов (Smart Tags);
упрощение работы с помощью новых областей задач;
придание документам профессионального вида с помощью развитых средств форматирования и правки;
доступ к информации из деловых источников и интернета и ее анализ;
работа со средствами, обеспечивающими восстановление после сбоев.
Существенно расширены возможности совместной работы:
упрощение совместной работы с помощью функции отправки на рецензию (Send for Review);
предоставление общего доступа к информации и ее интеграция с помощью служб SharePoint Team Services;
управление связью с помощью встроенных средств обмена сообщениями;
оперативное поддержание связей между членами группы с помощью усовершенствованных средств ведения календарей, планирования и генерации оповещений и напоминаний.
Новые возможности для органа власти в целом:
повышение надежности и безопасности настольной вычислительной среды;
упрощенное развертывание и управление.
Многие аспекты индивидуального использования пакета программ достаточно хорошо известны. Особый же положительный эффект в контексте организации подготовки проектов документов дают средства коллективной работы, встроенные в Microsoft Office.
Подсистема обеспечения коллективной работы над проектами документов
Для небольших рабочих коллективов для обеспечения совместного доступа к информации достаточно средств, встроенных в используемые операционные системы. При работе с информационным пространством органа власти, содержащим значительное количество документов, рабочих материалов и прочей информации, необходимо более продуктивное программное обеспечение.