5.2. Автоматизация обмена документами между органами власти

В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они построены на различной программно-технической базе. Часть из них реализована на базе современных технологий. Также еще эксплуатируется значительное количество систем предыдущих поколений на базе MS DOS и других платформах.

Унификация систем во всех государственных органах в обозримые сроки невозможна как из политических (права субъектов Федерации и органов местного самоуправления), так и практических соображений. Внедрение, а особенно замена эксплуатируемых систем – достаточно долгий, тяжелый и дорогостоящий процесс.

В этой ситуации естественным решением является разработка такого средства межведомственного обмена документами, которое могло бы быть легко адаптируемо к различным форматам входящих/исходящих сообщений и допускало бы подключение различных систем.

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гаранти­рующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях и закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные форматы сообщений, и даже сети. Нагружать системы отдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, необходимой для организации обмена, нецелесообразно.

Обмен документами логично строить не по принципу «каждый с каждым», а по принципу «звезды» – на базе Центров обмена документами (ЦОД).

ЦОД могут выполнять следующий набор функций:

• преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов;

• поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;

• гарантированная доставка документов;

• дополнительное архивирование документов;

• поддержка и синхронизация справочников.

Центры обмена сообщениями могут также принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры аутентификации для организаций – участников обмена.

Д ля интеграции с ЦОД унаследованные корпоративные системы при необходимости могут дополняться специальными интерфейсными модулями, обеспечивающими предварительное преобразование форматов и процедуры обмена с ЦОД.

Рис. 5.7. Взаимодействие с Центром обмена документами

Далее мы опишем подробнее некоторые функции ЦОД.

Форматы и стандарты обмена

Одна из основных задач ЦОД – синхронизация форматов документов между различными системами. Наиболее логичным подходом является разработка некоторого универсального расширяемого XML-представления типовых докумен­тов, используемого как промежуточный формат, и набора конверторов для этого формата для каждой из присоединяемых систем.

Если набор реквизитов документов у подключаемой системы оказывается шире, чем предусмотрено в универсальном формате, то возможно либо расши­рение формата, либо отражение этих реквизитов с помощью механизма специфи­ческих для конкретных адресатов тегов.

Преобразование форматов документов должно сохранять весь набор реквизитов входящих документов. Для исходящих документов в формате XML дополнительные реквизиты также должны сохраняться – особенности XML позволяют игнорировать «чужие» реквизиты. Для других форматов документов состав реквизитов может быть урезан. При этом может передаваться дополнительный файл согласованного с получателем формата с расширенным или полным реквизитным составом документа.

Кроме реквизитного состава документов, ЦОД должен обеспечивать передачу собственно файлов документов. В отдельных случаях может обеспе­чиваться преобразование форматов документов (скажем, файлов Microsoft Office в текстовое представление и перекодировка при экспорте в системы, функцио­нирующие на базе MS DOS, или преобразование в HTML при экспорте документа на портал).