Решение для территориального образования (субъекта федерации)

Комплексное решение для субъекта Федерации предполагает внедрение систем ЭДД в значительном количестве организаций:

• в высших органах субъекта Федерации (правительстве, законодательном собрании, аппарате руководителя субъекта Федерации идр.);

• в региональных министерствах и комитетах;

• в муниципальных органах власти разного уровня.

К каждой отдельно взятой организации, в которой внедряется система ЭДД, применимы изложенные выше соображения – у них упорядочивается работа с документами, ускоряется обмен, улучшается контроль, делается более эффективным поиск нужных документов ит.д.

Но комплексность решения создает новое качество – унификация систем, возможность централизованных решений и сквозная система обмена электронными документами позволяют радикально поднять эффективность управления субъектом Федерации в целом. Поэтому в этом разделе мы остановимся именно на тех особенностях решения, которые возникают на уровне субъекта Федерации.

Региональная система обмена электронными документами (Центр обмена данных)

Документопотоки региональных организаций в значительной степени замкнуты внутри региона. И перевод в электронный вид значительной части регионального обмена документами позволяет заметно ускорить и снизить издержки управления за счет «перехода количества в качество».

Значительное и постоянно растущее количество организаций, в которых внедрены системы ЭДД и которым необходимо включаться в систему обмена электронными документами, делает эффективным создание единого ЦОД, замыкающего внутри себя всю необходимую функциональность по гарантированной и защищенной доставке электронных документов.

Региональный портал

Создание своих порталов отдельными органами власти естественно возможно. Технологически целесообразней создание единого регионального портала, концентрирующего нормативную, новостную и другую информацию всех региональных организаций и выполняющего функции «единого окна» для приема обращений граждан и предприятий.

Унификация используемых систем ЭДД позволяет упростить процедуры экспорта/импорта информации между этим порталом и системами отдельных организаций.

Такой портал должен также поддерживать распределенное управление контентом и позволять делегировать права управления отдельными разделами уполномоченным представителям отдельных организаций.

Решение для федерального ведомства с территориальными подразделениями

Комплексное решение для федерального ведомства предполагает внедрение систем ЭДД в головной организации ведомства, в его территориальных подразделениях и подчиненных организациях. Количество рабочих мест в головном ведомстве может достигать нескольких сотен, в территориальных подразделениях и нижестоящих организациях – от одного до нескольких десятков рабочих мест. Совокупное количество устанавливаемых систем может достигать нескольких десятков и даже сотен.

К каждой отдельно взятой организации, в которой внедряется система ЭДД, применимы изложенные выше соображения – у них упорядочивается работа с документами, ускоряется обмен, улучшается контроль, делается более эффективным поиск нужных документов ит.д.

Но внедрение решения в рамках ведомства в целом позволяет достичь повышение эффективности работы ведомства в целом за счет:

• повышения эффективности работы каждой организации в отдельности;

• ускорения обмена документами благодаря переходу на ЭД;

• возможности контроля за исполнением документов со стороны вышестоящей организации;

• создания централизованного постоянно доступного электронного архива ведомственных документов;

• создания эффективной системы взаимодействия с гражданами и предприятиями.