6. Организация пресс-конференций, брифингов

Пресс-конференция и брифинг — это встреча, беседа официальных лиц или участников важных событий с представителями печати, радио, телевидения по вопросам, представляющим широкий общественный интерес. В классическом варианте брифинг предназначен для ознакомления и распространения информации, а пресс-конференция еще и для ее обсуждения.

Брифинг примерно 30 минут. К брифингу часто прибегают в случаях, когда нужно пояснить или расширить имеющуюся информацию (пришествия, чрезвычайные ситуации, аварии, официальный ответ/реакция на манифестацию и т.п

Оптимальная продолжительность пресс-конференции — 45–60 минут, из которых не менее половины нужно оставить на вопросы журналистов.

В классическом варианте пресс-конференция обычно заканчивается фуршетом или коктейлем, на котором имеет место продолжение общения и обсуждение поднятых пресс-конференцией проблем. После брифинга не желательны контакты с прессой — возможна утечка неофициальной информации.

Кроме того, на пресс-конференцию помимо журналистов часто приглашают и других заинтересованных лиц (представителей других организаций и учреждений, работающих в той же области, партнеров, в том числе потенциальных, всех, в ком Вы заинтересованы) для которых также необходимо донести информацию. На брифинге информация распространяется только среди журналистов — профессионалов.

Для проведения пресс-конференций и брифингов нужны веский повод и значительная причина. Как правило, это важные и интересные новости для СМИ. Злоупотреблять вниманием журналистов на пресс-конференции или брифинге ради короткой информации, которую можно распространить по редакциям просто пресс-релизом, не стоит.

Хорошими темами для пресс-конференций и брифингов являются:

• проведение международных акций (1 декабря — Всемирный день борьбы со СПИДом, 26 июня — Международный день борьбы с наркоманией и наркобизнесом, 3-е воскресенья мая — Всемирный день памяти погибших от СПИДа);

• объявление тематических конкурсов местного и республиканского уровня (конкурс среди СМИ «Нет наркотикам и СПИДу!»), объявление начала (старт) информационных и просветительских кампаний, проектов;

• принятие важных государственных и законодательных документов (Республиканских целевых и комплексных программ, постановлений, распоряжений и т.д.);

• открытие новых учреждений, организаций или их филиалов (открытие Центра реабилитации людей с наркотической зависимостью);

• незапланированные события или чрезвычайные ситуации, произошедшие в организации/учреждении (массовые отравления или заражения, манифестации общественности).

Пресс-конференции и брифинги необходимо планировать и тщательно к ним готовиться. Чем больше внимания вы уделите подготовке, тем содержательней пройдет конференция.

Основные моменты:

• Выступающие люди должны быть хорошо осведомлены по вопросу. Всем организаторам желательно иметь бейджи с их именами, чтобы приглашенным было легче ориентироваться и обращаться по всем возникающим вопросам.

• Выбор даты и времени - важно, чтобы выбранная Вами дата не пересекалась с другими яркими событиями, которые могут перетянуть все внимание журналистов на себя.

• Приглашение на пресс-конференцию осуществляют в разных формах. Пригласить можно по телефону, воспользоваться факсом или почтой. Лучшей формой является письменное приглашение на пресс-конференцию за 5–7 дней до нее. Пригласит представителей СМИ можно обратившись к главному редактору, редактору отдела новостей и информации или непосредственно к журналисту, курирующему Вашу тему. О планируемом брифинге прессу извещают за день, а иногда и в день проведения.

• Приглашения, как и пресс-релизы хорошо готовить на фирменных бланках организации или на специально подготовленных бланках для прессы.

• Помещение - можно воспользоваться конференц-залом собственного учреждения, арендовать подходящее помещение в офисном центре, доме культуры и т.д.

Пресс-конференции и брифинги проводят по следующему сценарию.

1. За 30–15 минут до объявленного начала пресс-конференции начинают регистрацию представителей СМИ.

2. Регистрацию хорошо совместить с распространением пресс-релизов и информационных пакетов с дополнительной информацией по теме, фотографиями, плакатами, буклетами и др.

3. Начать с благодарности всем присутствующим, за то, что они заинтересовались и нашли время посетить Ваше мероприятие.

Ведущий должен заранее спланировать и согласовать с выступающими порядок и освещаемые ими вопросы (иногда, вплоть до написания текстов выступления). Крайне важно соблюдение регламента.

На вопросы лучше отвечать коротко, четко и понятно.

4. В течение недели или более (в зависимости от периодичности выхода каналов СМИ) необходимо отслеживать материалы, опубликованные и вышедшие в эфир после пресс-конференции/брифинга. Это позволит Вам:

• оценить мастерство, характер и уровень подачи информации;

• выбрать потенциальных партнеров для сотрудничества (хорошие отношения с хорошим журналистом нужно ценить);