32. Національний стандарт України

Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

o підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

o назву організації (07);

назву виду документа (10) (не зазначаючи у листах);

o дату (11);

o реєстраційний індекс документа (12);

o заголовок до тексту (19);

o текст документа (210;

o підпис (23).

.

33. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланкі документів.

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа або чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації

Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів.

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:

o зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;

o емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)-02;

o зображення нагород - 03;

o код організації за ЄДРПОУ - 04;

o назва організації вищого рівня - 06;

o назва організації - 07;

o назва структурного підрозділу - 08;

o місця складання або видання документа - 14.

Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації

Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказів, протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 документів цього виду.

Підприємства, установи та організації, які ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, також можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч-українською, праворуч - іноземною. Проте в межах України не рекомендовано застосовувати бланки, в яких використано іноземну мову.