Тема 4.Способы и средства документирования

4.1. Понятия «способ документирования», «средство документирования», «система документирования»

Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется создан­ным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере разви­тия человеческого общества количество этих способов посто­янно увеличивалось и становилось всё более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования условно можно разделить на две большие группы:

1. традиционные (начертание, высекание, выжигание, резь­ба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

2. технотронные (от англ. technetronic) — осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её разви­тием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохими­ческий, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX-XXI столетиям.

В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспо­собления, т. е. средства документирования.

В свою очередь, способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой мате­риального носителя информации, а также особенностями ис­пользуемых знаков. Всё это вместе взятое определяет характер той или иной системы документирования.

К числу основных систем документирования можно отне­сти следующие:

• системы графической записи,

• системы механической записи,

• фотографические,

• электромагнитные,

• оптические (лазерные),

• магнитооптические,

• электростатические.

Если запись осуществляется при помощи средств компью­терной техники, то обычно используется термин «электронное документирование».

В зависимости от уровня технической оснащённости и ис­пользования научных достижений системы документирования могут быть ручными, механизированными либо автоматизиро­ванными.

Способы и средства документирования в значительной степени определяют тип создаваемых документов. Графиче­ская запись информации с помощью простых орудий позво­ляет создавать рукописные и изобразительные графические документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписы­вающей техники создаются фоно (аудио) документы. Компь­ютерная техника позволяет создавать электронные докумен­ты и т. д.

4.2. Традиционные способы документирования. Ручные пишущие средства

Исторически первым способом документирования был на­чертательный способ закрепления информации. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков-изображений на поверхность материального носителя обычно при помощи какого-либо красящего вещества (чернила, графит, краски и т. п.) либо заострённого предмета, если в качестве носителя использовались мягкие материалы для письма— глина,воск и т. п. Иногда заострёнными орудиями информация наносилась и на твёрдые материалы (кость, кора деревьев и др.).

Первоначально фиксация информации подобным способом осуществлялась вручную, с использованием простейших пи­шущих средств, которые являются наиболее древними средст­вами документирования. Их появление было неразрывно связано с возникновением письменности. К числу этих средств относились: стило (стиль), представлявшее собой узкую палочку из кости, меди, серебра длиной в 4-5 указательных пальцев с заострённым одним концом и сплюснутым— дру­гим. Острым концом писали, а плоским — стирали ошибки. Другое древнее средство документирования, которым писали на папирусе, пергаменте, называлось калам. Это — заострён­ная палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое ост­рым концом, которую погружали в чернила. Каламы использовались до VII—VI вв. до Р. X.

На смену каламам пришли гусиные, утиные, вороновые пе­рья. В частности, упоминания о гусином пере относятся к VII веку. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди, в Средние века— из серебра, а начиная с XVI столетия — из железа. Поскольку железные перья быстро изнашивались, на смену им пришли стальные. В середине XIX века в Европе, прежде всего в Германии, началось массо­вое промышленное производство стальных перьев, и уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов.

Ещё в 1809 г. была запатентована перьевая ручка, изобрета­телем которой стал Фредерик Фолш из Австрии. Она пред­ставляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил (порой всю це­ликом) на бумагу. В конце XIX века независимо друг от друга взялись за усовершенствование чернильных ручек американцы Джордж Паркер и Льюис Вотерман. Страховой агент из Нью-Йорка Вотерман однажды упустил важный контракт из-за то­го, что в его ручке отказала система подачи чернил. Тогда он поклялся, что больше не допустит подобного и создал надеж ную ручку Regular, соединив цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами — капиллярными протоками, до­зировавшими поступление чернил. В 1884 г. он получил па тент на свою авторучку. Однако чернила в авторучку прихо­дилось заливать с помощью пипетки, что создавало большие неудобства. Дальнейшее усовершенствование авторучки свя­зано с именем ещё одного американца — Уолтера Шиффера. запатентовавшего в 1907 г. современную систему набора чер­нил. Таким образом, Вотерман, Паркер и Шиффер на многие десятилетия стали законодателями мод в конструкциях ручек Паркеровские ручки получили название «вечное перо» и бла­годаря своему высокому качеству признаны во всём мире.

Немало времени понадобилось для создания достаточно стойких, отчётливо видимых чернил. На разных этапах разви­тия письма технология их изготовления включала использова­ние самых разнообразных компонентов— сажи, глицерина, железного купороса, буры, сулемы, уксуса, желатина, сахара, лимонного сока и других. В Древнем Египте, к примеру, для письма использовали чёрную и красную краску. Чёрная краска изготавливалась из сажи и клейкой воды. Этой краской писали основную часть текста, а красную использовали для выделения отдельных его частей. Впоследствии таким же образом посту­пали римские писцы. Отсюда произошли термины «с красной строки» и «рубрика» (лат. ruber — красный).

В Средние века для письма использовались порой даже драгоценные металлы. В частности, в VIII веке для Карла Ве­ликого и его супруги было переписано золотом и серебром на пергамене, окрашенном пурпуром, Евангелие.

Известно несколько основных видов чернил. На первых по­рах для их изготовления использовались естественные краси­тели или дубильные вещества— кора дуба, сосны, листья чая и т. п. При соединении с водными растворами солей металлов они дают окрашенные жидкости. Это были так называемые железогалловые чернила. Дополненные другими окрашиваю­щими веществами— смесью индиго и ализарина— чернила приобретали большую стойкость (ализариновые чернила). Ис­пользование сока кампешевого дерева, позволявшего получать при соединении с некоторыми химическими веществами раз-шчпые красители (пурпурный, фиолетовый, чёрный), привело к изобретению кампешевых чернил. С конца XIX века на смену естественным красителям пришли искусственные. Первым из них был использован анилин, по имени которого чернила на основе синтетических красителей стали называть анилиновыми..

Между тем в 1938 г. венгерским журналистом Иозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «веч­ное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. Нынужденный в 1940 г. эмигрировать в Аргентину, И. Л. Биро переоформил там патент на своё изобретение, продав за 1 млн. долларов право на изготовление нового средства документи­рования одной из компаний. Спустя четыре года началось мас­совое производство аналогичных ручек в США, а в 1949 г. появилась на свет первая советская шариковая ручка. Правда, вначале шариковые ручки давали легко смазывавшийся и бы­стро выцветавший текст, поскольку заправлялись так называе­мыми жирными пастами. В 1958 г. французский изобретатель Марсель Бик создал дешёвую, удобную одноразовую шарико­вую ручку, получившую название BIC. Её хватало на то, чтобы прочертить линию длиной 6 км. Не случайно новая ручка вскоре завоевала рынки десятков стран мира.

Однако продолжали совершенствоваться и перьевые ручки. Начавшийся в 1960-1970-х гг. выпуск чернил на основе ки­слотных красителей, хорошо растворяющихся в воде, сопро­вождался модернизацией пишущего узла. В результате появи­лись не только самые разнообразные перьевые ручки, но также и капиллярные, ручки-роллеры, маркеры, рапидографы, фло­мастеры и т. п. Они предназначены для создания различных документов — обычного письма, профессиональных чертежей с линиями заданной толщины (от 0,25 до 1 мм), рисунков, для выделения фрагментов текста, его коррекции, изменения цве­та, обесцвечивания и т. п. Это, в свою очередь, привело к ус­ложнению рецептуры и, соответственно, к увеличению ассортимента чернил, которые в настоящее время выпускаются hi основе водорастворимых и спирторастворимых красп-.сл'.сп. нерастворимых в воде пигментов, различных композициций, стабилизированных гелями, синтетическими смолами, пластификаторами, другими химическими веществами.

Процесс усовершенствования и модификации ручек про­должается. В частности, в Южной Корее созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная электролампочка, работающая oт миниатюрной батарейки. Такие ручки особенно удобны для использования полицейскими и военными. Во Франции была изобретена ручка со встроенным фотоэлементом, воспрои хо­дящим запись цифр и математических знаков, попадающих па микроскопическое вычислительное устройство, расположен­ное также в пере. Стоит только пишущему поставить в конце примера знак равенства, как на маленьком экране тотчас появ­ляется окончательный результат.

По особому заказу изготавливают ручки для подписания международных договоров. К примеру, Договор о сокращении стратегических вооружений между СССР и США в 1991 г. был подписан Д. Бушем и М. С. Горбачёвым перьями Parker 75 в посеребрённом корпусе, украшенном красной звездой из сап­фира.

Ещё в глубокой древности человек использовал пишущие свойства древесного угля. С этой же целью позднее применя­лись свинцовые палочки, сланец и т. п. А со второй полоьпны XVI века в качестве орудия для письма, рисования, черчения стал использоваться только что открытый минерал— графит. Его научились вставлять в деревянную оправу, получив таким образом всем известный карандаш (от тюрк.: кара— чёрный и таш, даш— камень). С конца XVIII века карандаши стала на­готавливать из графитного порошка с очищенной глиной и клеящими веществами. После ряда усовершенствовании в последствии появились сотни типов и видов карандашей, в том числе механические (цанговые), в которых графитовый стер­жень устанавливался в особом зажиме (цанге).

Однако карандаш нельзя использовать для фиксации ин­формации, предназначенной для длительного хранения, по­скольку карандашная запись легко удаляется и читать её труд­нее. Не случайно в России царские резолюции, сделанные на документах карандашом, для большей их сохранности покры­вались лаком.

Простые орудия письма, пройдя вместе с ним длительный путь исторического развития, по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного текстового и изобра­зительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, доступностью, исключительным разнообразием. Практически все, кому приходится работать с документами, пользуются ручными пишущими средствами. Однако их использование не обеспечивает высокой произво­дительности в процессе документирования.

Правда, следует заметить, что скорость письма с течением времени возрастала. Отечественные учёные обратили внима­ние на то, что десять веков назад написание одной строки так называемого «уставного письма» занимало не менее пяти ми­нут. В настоящее время ту же строку можно совершенно чётко скорописью написать за 15-20 сек, т. е. примерно в 15 раз бы­стрее¹.

Одним из древнейших способов документирования является высекание информации на каком-либо твёрдом природном ма­териале, прежде всего на камне. Таким способом человек обыч­но стремился передать информацию во времени, учитывая дол­говечность подобного материала. Однако из-за большой трудо­ёмкости этот способ документирования использовался главным образом для фиксации наиболее значимой информации (к при­меру, на каменных стелах почти четыре тысячелетия назад были высечены и дошли до нас законы вавилонского царя Хаммурапи). Высекание используется и в наши дни, в частности, для увековечения на памятниках, надгробных плитах, мемориаль­ных досках имён погибших, умерших людей.

4.3. Развитие технических средств письменного документирования

Человек давно уже пытался механизировать весьма трудо­ёмкий процесс письма. Важную роль в развитии технологий документирования сыграло изобретение пишущей машины.

Первый патент на пишущую машину был выдан в Англии на имя Генри Милля ещё в 1714 г. Хотя это изобретение не нашло какого-либо практического применения, тем не менее предложенная его автором идея о последовательности движе­ния литер легла в основу разработанных в дальнейшем пишу­щих машин.

В XIX веке многие изобретатели пытались создать действую­щую пишущую машину, но все их модели были громоздкими, не­совершенными. Удачнее других оказалась модель К. Шоллса, сконструированная в 1867 г. Купивший на неё патент Ф. Реминг­тон после ряда усовершенствований наладил производство пи­шущих машин, получивших достаточно широкую известность. Правда, они имели существенный недостаток — работавший на них человек не видел текста. Изобретатель Ф. Вагнер, устранив этот недостаток, продал своё изобретение Д. Ундервуду. В ре­зультате в 1888 г. появились машинки марки «Ундервуд», также получившие впоследствии широкое распространение.

На первых порах машинописные документы печатались с чернильных лент с мылом и другими добавками. Однако такой текст легко растворялся в воде и быстро выцветал. В после­дующем для пропитки лент стали использовать сажу либо ис­кусственные органические красители, а также глицерин, пла­стификаторы, закрепители.

В начале XX века в разных странах появилось множество разнообразных конструкций пишущих машин, в том числе и первая электрическая пишущая .машина, созданная в 1902 г. в США. Правда, вследствие своей сложности и дороговизны, она не нашла применения. Лишь в начале 1920-х годов в Германии была выпущена электрическая пишущая машина «Мерседес», смавшая прототипом подобного рода машин, появившихся позднее.

Во второй половине XX столетия в мире выпускалось ог­ромное количество самых разнообразных пишущих машин, различавшихся по конструкции шрифтоносителей (рычажные, шаровые, дисковые и т. д.), по назначению (переносные порта-i ивные, канцелярские, специализированные, в частности со шрифтом для слепых), по конструкции каретки. Японской фирме «Кэнон» удалось, к примеру, создать электрическую машинку весом всего лишь в 300 г. В общей сложности спе­циалистами были разработаны сотни конструкций пишущих машин, выпущены свыше тысячи их моделей .

В нашей стране длительное время не было собственного производства пишущих машин, которые импортировались. До 1917 г. в Россию было завезено около 300 тыс. машинок раз­личных систем. Лишь с конца 1920-х гг. в Советском Союзе началось изготовление пишущих машин марки «Яналиф», а в 1930-е гг.— марок «Москва», «Ленинград», «Украина». К се­редине 1980-х гг. в СССР выпускалось уже свыше 50 типов пишущих машин различных марок и с разными техническими характеристиками: рычажные, со сферической печатной го­ловкой, с «лепестковым» шрифтом и т. д.

Тем временем ведущие мировые фирмы-изготовители с на­чала 1980-х гг. перешли на выпуск электронных пишущих ма­шин, обладающих памятью, в которой хранятся тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов. Эти ма­шины оснащаются дисплеем для предварительного просмотра и редактирования печатаемой информации, которая может быть записана в память для дальнейшего анализа и использо­вания. Иначе говоря, электронные пишущие машины всё больше стали напоминать персональные компьютеры, отлича­ясь в то же время от них простотой эксплуатации, умеренной ценой и некоторыми другими качествами .

В конце XX века выпускалось свыше 50 моделей пишущих машин различных марок («Smith Corona», «Olivetti», «Ромаш­ка», «Любава» и др.). Несмотря на появление более совершен­ных средств документирования, они продолжали использо­ваться в процессе документационного обеспечения управле­ния, в частности, для заполнения бланков, написания адресов на конвертах и т. д.

В течение некоторого времени для составления, редактиро­вания и изготовления текстовых и табличных документов ис­пользовались пишущие автоматы (организационные автома­ты), представлявшие собой комплекс электромеханических и электронных устройств («Роботрон», «Оптима» и др.). Однако в последующем они, также как и пишущие машины, практиче­ски были вытеснены персональными компьютерами.

Механизация и автоматизация процесса письменного доку­ментирования ликвидировала зависимость документа от инди­видуальных особенностей его составителя, в частности от по­черка. Но при этом сохраняется возможность непосредствен­ного восприятия информации в машинописном документе ор­ганами чувств человека, т. е. точно так же, как и в рукописном документе.

4.4. Механическая запись