7.3. Вилы текстов и элементы текста служебных документов

Всё многообразие текстов можно классифицировать по разным основаниям и признакам. Так, письменные тексты — наиболее распространённые в документной деятельности — разделяют по способу синтаксической организации речи, по виду её пунктуационного и пространственно-графического оформления.

По способу изложения принято выделять три вида текстов официальных документов:

1. повествование (рассказывается о событиях в хронологи­ческой последовательности — в автобиографиях, в некоторых видах протоколов и отчётов, в информационных сообщениях и заметках и т. д.);

2. описание (характеристика какого-либо явления, предме­та, события, лица путём перечисления его признаков, свойств, особенностей). Описание включает обычно и общую характе­ристику явления. Описание имеет место практически в любом служебном документе — отчёте, акте, приказе, постановлении и т. д.;

3. рассуждение (логически последовательный ряд опреде­лений, суждений и умозаключений, раскрывающих внутрен­нюю связь явлений и, как правило, доказывающих определён­ное положение)¹.

В служебных документах, равно как и в научных исследо­ваниях, очень часто повествование, описание и рассуждение дополняют одно другое, т. е. это тексты смешанных видов.

Текст официального документа включает, как правило, не­сколько элементов, главным из которых является тот, что со­держит основную информацию. В свою очередь, основной элемент текста может состоять из одной, двух или трёх частей:

• введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или даётся ссылка на какой-либо дру­гой документ;

изложение, где приводятся цифры, факты и доводы;— заключение, содержащее суть вопроса, т. е. предложение, распоряжение или просьбу.

Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение — обязательная часть любого текста официально­го документа. В отличие от научных текстов, текст служебного документа в ряде случаев может состоять из одной лишь за­ключительной части.

Помимо этого, в число элементов текста входят также заго­ловок и приложения.

Заголовок текста — это максимально краткое обозначение

его содержания.

В деловых, управленческих документах заголовки появи­лись, начиная с XVIII века. Они значительно облегчают озна­комление с документом и ускоряют его обработку, т. е. спо­собствуют эффективному поиску, регистрации без предвари­тельного прочтения всего документа. Не случайно в ГОСТах советского периода заголовок фигурировал в качестве обяза­тельного реквизита.

В ныне действующем ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован­ные системы документации. Система организационно-распорядительной документации» также предусматривается наличие заголовка к тексту, как обязательного реквизита для всех официальных документов. Его отсутствие допускается лишь на кратких документах, выполненных на бланках форма­та А5.

В официальных документах длина одной строки заголовка не должна превышать 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «о чём (о ком)?» или «чего (кого)?». Например, приказ — о создании ат­тестационной комиссии, протокол — собрания акционеров

и т. п.

Многие служебные документы имеют приложения, допол­няющие разъясняющие или детализирующие те или иные во­просы текста. С XIX века приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Наличие приложений наглядно свидетельствует об «ансамблевом» принципе построения зна­чительной части официально-деловой документации.

Официальные документы могут быть по содержанию про­стыми и сложными, в зависимости от количества затронутых в них вопросов. К простым относят документы, в которых рас­сматривается один вопрос, к сложным -— если в них отражено несколько вопросов.

7.4. Унификация текстов

Любая речь в той или иной мере стандартизована. В каж­дом функциональном стиле существуют определённые прави­ла построения текста, имеется набор характерных слов и вы­ражений. Однако каждый из стилей отличается по степени ин­дивидуальности языка и уровню регламентации речи.

Как уже отмечалось, в современном обществе огромная часть документов содержит унифицированные, предельно формализованные тексты. Для них характерно установление рационального единообразия. Причём основная масса тако­го рода текстов функционирует в сфере управления. Поче­му?

Дело в том, что главная цель унификации текстов заключа­ется в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит, в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов органи­зации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частно­сти, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким обра­зом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность про­пуска необходимых частей информации.

Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тек­сте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст воспринимается почти на порядок интенсивнее, чем неунифицированный.

4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах

делопроизводства.

Существует ряд предпосылок, необходимых для унифика­ции текстов документов:

— прежде всего, это большое количество однотипных про­изводственных и управленческих операций. Дело в том, что процесс управления состоит из однотипных функций, доку­ментирование которых сопровождается появлением множества однотипных документов. В свою очередь, подобного рода до­кументы порождают устойчивые, повторяющиеся языковые конструкции. В результате число языковых средств управлен­ческих документов ограничено (две трети слов и выражений в

них повторяются);

• лексика управленческих документов зависит от законо­дательных и нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок;

• официальные, служебные документы насыщены специ­альной терминологией;

• для них характерна нейтральность лексики;

• наконец, тексты отдельных групп документов имеют од­нотипную структуру.

Основным методом унификации текстов служебных до­кументов является выделение постоянной и переменной ин­формации. К постоянной информации относится та, что со­держит суть управленческой ситуации, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная же информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью документа.

При этом сам метод унификации текстов имеет две разно­видности— унификацию содержания и формальную унифи­кацию.

В. Ф. Янковая выделяет следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1) стандартизация языковых единиц, законодательное за­крепление их в ГОСТах (делопроизводственные термины, от­раслевые термины, наименования объектов, изделий, лексиче­ские и графические сокращения);

2. разработка единых форм представления текстов доку­ментов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3. формализация языковых средств (т. е. ограничение ис­пользования элементов естественного языка за счёт употреб­ления искусственных языковых средств: кодов, условных обо­значений, графических элементов и др.). Связано это прежде всего с использованием компьютерных технологий;

4. рубрикация, т. е. членение текста на отдельные состав­ные части и графическое отделение их друг от друга. Про­стейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объёма, тематики, назначения текста рубрикация может усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабски­ми цифрами. Номера самых крупных частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени деления используются две цифры, на третьей — три и т. д. Например:

1. 1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.2.

2.2.1.

2.2.2. и т. д.

Унификация текстов документов имеет давнюю историю и богатые традиции. Первые опыты унификации текстов официальных документов относятся ещё к периоду сущест­вования древних государств Междуречья, к I—II тысячелетия м до Р. X. Уже тогда постепенный рост числа документов потребовал использования единой их структуры. В частно­сти, текст купчей строился по следующей схеме: название объекта, имя берущего и обозначение действия «взял»¹. При этом писцы руководствовались специальным методическим пособием, созданным ещё в XVIII— XIX вв. до Р. X. и со­державшим наиболее часто употреблявшиеся, типичные фра­зы и обороты речи.

В России стиль деловой письменной речи стал вырабаты­ваться, начиная с XVI века, с формирования делопроизводст­венных традиций. В начале XVIII столетия предпринимаются первые попытки законодательного регулирования процессов составления текстов официальных документов. Они были свя­заны с «Генеральным регламентом» и некоторыми другими указами Петра I, предписывавшими изготавливать некоторые документы по «генеральным формулярам» или «образцовым

письмам».

В начале XIX века законодательное регулирование дело­производства усилилось. В этот период законодательством регламентировались не только порядок ведения дел и разно­видности документов, но также вопросы их составления и оформления. Во многих случаях вводились готовые формы текстов или предлагалась определённая структура текста, ко­торую следовало соблюдать при составлении документа. Зако­нодательством были предусмотрены две формы представления текстов документов: трафаретная и табличная. В XIX веке они применялись уже достаточно широко. Одновременно в этот период при создании текста документа продолжали действо­вать традиции и обычаи канцелярии.

В первой половине XIX века стал формироваться так назы­ваемый «новый» деловой стиль. Именно с той поры оптимиза­ция текстов становится составной частью общего процесса со­вершенствования управленческой документации.

Дальнейшее своё развитие унификация и стандартизация текстов документов получили в советский период. В частности, в 1920-е гг. по трафаретам стали создаваться такие наиболее распространённые в делопроизводственной прак­тике документы, как приказ, протокол, инструкция, акт, письмо'.

К настоящему времени сложились следующие типы уни­фицированных текстов:

• трафарет— форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информаци­ей, характеризующей конкретную ситуацию;

• анкета — форма представления унифицированного тек­ста, в котором даётся характеристика одного объекта по опре­делённым признакам;

• таблица— форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характери­стикой нескольких объектов по ряду признаков;

• связный типовой текст (типовой образец) — текст, со­держание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нём постоянной и пе­ременной информации. Применяется при составлении деловых писем, правил, положений, уставов, распорядительных доку­ментов;

— соединение форм представления унифицированных текстов — сочетание связного текста с анкетой или с таб­ лицей².

Все перечисленные типы унифицированных текстов широ­ко используются при составлении официальных, служебных документов, а также в процессе создания научно-технической документации.