Тема 5. Материальные носители документированной информации

Литература

БонасюкевичВ. Д., Устинов В. А. Актуальные научные про­блемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. 2000. № I. С. 10-17.

Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом «Фи-линъ», 1998.424 с.

Василевский Ю. А. Носители магнитной записи. М.: Искусст­во, 1989.287 с.

Гедрович Ф. А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. 1998. № 1.С. 120-122.

Истрин В. А. Возникновение и развитие письма. М: Наука, 1965.599 с.

Левин В. И. Носители информации в цифровом веке. М.: Ком­пьютерПресс, 2000. 256 с.

Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архи­вы. 1999. №2. С. 12-16.

1Пивалов В. Ф., Попова Е. Н. К вопросу о сохраняемости со­временных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. 2003. № 3. С. 93-99.

Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности докумсг. юи

М.: Высшая школа, 1986. 239 с. Сквернюков П. Ф. Слово о бумаге. М.: Московский рабочий

1980.225 с.

Столяров Ю. Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. 2003. № 3,С.33-35.

Татарников О. Новые «вспышки» флэш-памяти // Компьютер-пресс. 2003. № 6. С. 45-48.

Татиев Д. П. Бумага и переплётные материалы. М.: Книга,1972. 147 с.

5.1. Древнейшие материалы для письма

Как уже отмечалось, понятие документа основано на двуединстве информации и материального носителя. Материаль­ные носители оказывают большое влияние на процессы созда­ния, трансляции, хранения и использования документирован­ной информации. В частности, для передачи информации во времени нужны долговечные носители, тогда как для её пере­дачи в пространстве подобного рода характеристики не имеют существенного значения.

Необходимо иметь в виду, что носитель информации и но­ситель документированной информации — разные понятия. Это нашло отражение и в стандартизованных определениях. Так, в соответствии с ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения», «носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физи­ческое поле, в которых информация находит своё отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». А согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» носитель докумен­тированной информации — это «материальный объект, ис­пользуемый для закрепления и хранения на нем речевой, зву­ковой или изобразительной информации, в том числе в преоб­разованном виде».

Материальный носитель информации, как правило, состоит из двух компонентов — материала основы записи и вещества записи. Исключение составляют материальные носители, ис­пользуемые для механической записи (высекание, выжигание, выдавливание, резьба, перфорирование, механическая звуко­запись и некоторые другие), где отсутствует вещество записи, а знаки наносятся непосредственно на материальную основу, изменяя её физическую, физико-химическую структуру.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда— непрерывная эво­люция типов и видов материальных носителей.

Появление письменности стимулировало поиски и изобре­тение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесную кору, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т. д. К примеру, философские наставления Конфуция (сере­дина I тыс. до Р. X.) первоначально были записаны на бамбу­ковых дощечках. В Древней Греции и Риме, наряду с деревян­ными дощечками, покрытыми слоем воска, использовались также металлические (бронзовые либо свинцовые) таблицы, в Индии — медные пластины, в Древнем Китае — бронзовые вазы, шелк.

На территории Древней Руси писали на коре берёзы — бе­рёсте. К настоящему времени найдено свыше 1 тыс. берестя­ных грамот того времени, древнейшая из которых относится к первой половине XI века. Археологи обнаружили даже миниа­тюрную берестяную книжечку из двенадцати страниц разме­ром 5x5 см, в которой двойные листы сшиты по сгибу. Подго­товка берёсты к процессу записи была несложной. Предвари­тельно её кипятили, затем соскабливали внутренний слой коры и обрезали по краям. В результате получался материал основы документа в виде ленты или прямоугольника. Грамоты сворачивались в свиток. При этом текст оказывался с наружной сто­роны.

На берёсте писали не только в Древней Руси, но и в Цен­тральной и Северной Европе. Обнаружены берестяные грамо­ты на латыни. Известен случай, когда в 1594 г. 30 пудов берё­сты для письма было даже продано нашей страной в Персию.

Основным материалом для письма у народов Передней Азии первоначально являлась глина, из которой изготавлива­лись слегка выпуклые плитки. После нанесения нужной ин­формации (в виде клинообразных знаков) сырые глиняные плитки высушивались или обжигались, а затем помещались в специальные деревянные или глиняные ящики либо в своеоб­разные глиняные конверты. В настоящее время в музеях мира, частных коллекциях хранится не менее 500 тыс. таких глиня­ных табличек, обнаруженных археологами при раскопках древних городов Ассирии, Вавилона, Шумера. Последние из числа найденных глиняных табличек относятся к 75 г.

Использование природных материалов для целей письма имело место и в более поздние времена. Например, в отдалён­ных уголках России даже в XVIII веке иногда писали на берё­сте. Известны десятки рукописных книг религиозного содер­жания, выполненных на этом природном материале. В архивах Минска хранится несколько номеров газеты «Партизанская правда», напечатанной на берёсте белорусскими партизанами в одной из своих лесных типографий в годы Великой Отечест­венной войны.

Исторически первым материалом, который специально из­готовлялся для целей письма, был папирус. Его изобретение примерно в середине третьего тысячелетия до Р. X. стало од­ним из важнейших достижений египетской культуры. Главны­ми преимуществами папируса были компактность и лёгкость. Папирус производился из рыхлой сердцевины стеблей ниль­ского тростника в виде тонких желтоватых листов, которые затем склеивали в полосы длиной в среднем до 10.и (но порой их размеры достигали 40 и более м) и шириной до 30 см. В зави­симости от качества различалось до девяти сортов папируса. Вследствие большой гигроскопичности и ломкости, запись на нем обычно велась с одной стороны, и хранили его в виде свитка.

В качестве материального носителя информации папирус использовался не только в Древнем Египте, но и в других странах Средиземноморья, причём в Западной Европе — вплоть до XI века. А последним историческим документом. написанным на папирусе, стало послание папы римского в на­чале XX в.

Другим материалом растительного происхождения, исполь­зовавшимся, главным образом, в экваториальной зоне (в Цен­тральной Америке с VIII века, на Гавайских островах) была тана. Она изготавливалась из лыка, луба, в частности, бумаж­ного шелковичного дерева. Лыко промывалось, очищалось от неровностей, затем отбивалось молотком, разглаживалось и просушивалось.

Самым известным материалом животного происхождения, специально изготавливавшимся для целей письма и получив­шим широкое распространение в эпоху древности и средневе­ковья, был пергамент (пергамен). В отличие от папируса, про­изводившегося лишь в Египте, пергамент можно было полу­чить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных (бараньих, козлиных, свиных, телячьих) путем их очистки, промывки, просушки, растяжки с последующей обработкой мелом и пемзой. Древним умельцам удавалось вы­делывать порой такой тонкий пергамент, что целый свиток мог поместиться в скорлупе ореха. В нашей стране пергамент ста­ли изготавливать только в XV столетии, а до этого его приво­зили из-за границы.

На пергаменте можно было писать с обеих сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Однако пергамент являлся весьма дорогим материалом. Этот существенный не­достаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.

5.2. Бумага

Бумага (от итал. "bambagia" — хлопок) была изобретена в Китае во II веке до Р. X. В 105 г. китаец Цай Лунь усовершен­ствовал процесс её изготовления, предложив использовать в качестве сырья молодые побеги бамбука, кору тутовых деревь­ев, ивы, а также пеньку и тряпье.

Долгое время китайцам удавалось сохранять в тайне секре­ты производства бумаги. За их разглашение виновным грозила смертная казнь. Лишь в начале VII века эти секреты были вы­везены за пределы страны — в Корею и Японию, затем стали известны в других странах Востока, а в XII в. — ив Европе. С XIII в. бумага стала производиться в Италии, в XIV в. — в Гер­мании, в XV в. — в Англии.

На Руси использование этого нового материала для письма началось в XIV веке. Первоначально бумага была привоз­ной— сначала с Востока, а затем из Западной Европы: италь­янская, французская, немецкая, голландская. В период правле­ния Ивана Грозного в России была построена первая «бумаж­ная мельница» близ Москвы, действовавшая, впрочем, недол­го. Но уже в XVII столетии в стране работало 5 бумаго­делательных предприятий, а в XVIII веке — 52¹.

Способ изготовления бумаги принципиально отличается от папируса и пергамента. Он основан на разрушении связи меж­ду растительными волокнами с последующим их тесным пере­плетением между собой («сволачиванием») в форме тонкого бумажного листа или бумажной ленты.

До середины XIX века практически вся европейская, в том числе и российская, бумага изготавливалась из льняного тря­пья. Его промывали, проваривали с содой, едким натром или известью, сильно разбавляли водой и размалывали на особых мельницах. Затем жидкую массу черпали специальной пря­моугольной формой с прикреплённой к ней сеткой из прово­локи. После стекания воды на металлическом сите оставался гонкий слой бумажной массы. Полученные таким образом влажные бумажные листы укладывали между отрезами гру-

бого сукна или войлока, с помощью пресса отжимали воду и просушивали.

Металлические нити сетки оставляли на бумаге, изготов­ленной ручным способом, следы, видимые на просвет, по­скольку бумажная масса в местах её соприкосновения с прово­локой была менее плотной. Эти следы получили название фи­лигранен (от итал. «filigrana» — водяной знак на бумаге).

Самый ранний, известный к настоящему времени водяной знак, японский по происхождению, относится к 758 г. В бумаге европейского производства водяные знаки впервые появились в Италии в конце XIII века, а в России — лишь во второй половине XVII века. Первоначально это были рисунки, повторявшие кон­турное изображение, сделанное из тонкой проволоки и прикреп­лявшееся к дну металлической сетки. На филигранях изобража­лись животные, растения, небесные тела, короны, портреты мо­нархов и т. п., а также нередко буквы и даты, обозначавшие имя владельца, местонахождение фабрики, год изготовления бумаги.

К настоящему времени известно около 175 тыс. филигра-ней, сделанных в разное время на бумажных мельницах и ма­нуфактурах. Водяные знаки являлись торговой маркой, а также одним из средств защиты от подделки документов.

И в наши дни бумага с водяными знаками по-прежнему широко применяется для изготовления ценных бумаг, денеж­ных знаков, важных документов (паспортов, дипломов, свиде­тельств и т. д.). Современные водяные знаки представляют со­бой различные полутоновые или штриховые геометрические узоры, рисунки, надписи, которые можно увидеть на просвет или при разглядывании бумаги под различными углами. Водя­ные знаки могут занимать всю площадь бумаги (обычно в виде регулярных узоров — линий, решёток и т. п.), но могут разме­щаться и в строго определённых местах, представляя собой локальные (фиксированные) водяные знаки.

Между тем бумажное производство совершенствовалось и постепенно механизировалось. В 1670 г. в Голландии был изо­бретён ролл — механизм для измельчения волокон. Француз­ский химик Клод Луи Бертолле в 1789 г. предложил способ отбеливания тряпья хлором, способствовавший улучшению ка­чества бумаги. А в 1798 г. француз Н. Л. Робер получил патент на изобретение бумагоделательной машины. В России первая такая машина была установлена в 1818 г. на Петергофской бу­мажной фабрике. В настоящее время принцип действия бума­годелательных машин остаётся таким же, что и сотни лет на­чал. Однако современные машины обладают гораздо большей производительностью.

Важнейшим шагом в развитии бумагоделательного произ­водства стало изготовление бумаги из древесины. Открытие нового способа принадлежало саксонскому ткачу Ф. Келлеру в 1845 г. С этого времени древесное сырьё становится основным и бумажной промышленности.

В двадцатом столетии продолжалось совершенствование бу­мажного носителя информации. С 1950-х гг. в производстве бу­маги стали применяться полимерные плёнки и синтетические во­локна, в результате чего появилась принципиально новая, синте­тическая бумага — бумага-пластикат. Она отличается повышен­ной механической прочностью, стойкостью к химическим воз­действиям, термостойкостью, долговечностью, высокой эластич­ностью и некоторыми другими ценными качествами. В частно­сти, бумага из синтетических волокон в 5 раз прочнее на раздира­ние и в 10 раз — на разрыв, нежели обыкновенная писчая бумага из целлюлозы. Такая бумага может использоваться для изготов­ления чертежей, географических карт, репродукций и т. д. К при­меру, для изготовления географических карт используется смесь хлопковой целлюлозы (40 %) и полиэфирных волокон. Такой бу­маге не страшны ни дождь, ни снег. Однако полная замена расти­тельных волокон синтетическими ухудшает структуру поверхно­сти бумаги, поэтому предпочтительнее их смешанная компози­ция.

При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим процессом её производства, композиционным составом, степе­нью отделки поверхности и т. п.

Любая бумага, изготовленная традиционным способом, ха­рактеризуется определёнными свойствами, которые необхоли-мо принимать во внимание в процессе документирования К числу таких важнейших свойств и показателей относятся:

• композиционный состав, т. е. состав и род волокон (цел люлоза, древесная масса, льнопеньковые, хлопковые и др. во­локна), их процентное соотношение, степень размола;

• масса бумаги (масса 1 кв. м бумаги любого сорта). Масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/м²:

• толщина бумаги (может быть от 4 до 400 мки);

• плотность, степень пористости бумаги (количество бу­мажной массы в г/см³);

• структурные и механические свойства бумаги (в част­ности, направление ориентации волокон в бумаге, светопрони­цаемость, прозрачность бумаги, деформации под воздействием влаги и т. п.);

• гладкость поверхности бумаги;

• белизна;

• светопрочность;

• сорность (результат использования при её производстве загрязнённой воды) и некоторые другие свойства бумаги.

В зависимости от свойств бумага делится на классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковоч­ная и др.), а также на виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документ­ная, афишная и билетная, этикеточная и т. д.). Так, бумага с поверхностной плотностью от 30 до 52 г/кв.м и с преобладанием в её композиционном составе древесной массы называется га­зетной. Типографская бумага имеет поверхностную плотность от 60 до 80 г/м² и изготавливается на основе древесной целлю­лозы. Ещё большую плотность имеет картографическая бума­га (от 85 до 160 г/м¹). Писчая бумага (от 45 до 80 г/м²) изготав­ливается из целлюлозы или с добавлением небольшой части древесной массы. Широко используется в делопроизводстве для изготовления бланков и других унифицированных документов, а также для бумаги потребительских форматив, школьных тетрадей и т. п. продукции. Для печатания художе­ственных гравюр применяется эстампная бумага. Для теунн-меского документирования используется высокосортная белая чертёжная ватманская бумага, которая производится на осно­ве механически обработанного тряпья.

Для печатания денежных знаков, облигаций, банковских чеков и других важных финансовых документов используется гак называемая документная бумага, устойчивая к механиче­ским воздействиям. Она изготавливается на основе льнопеньковых и хлопковых волокон, зачастую с водяными знаками. Кроме того, в состав такой бумаги могут вводиться специальные защитные волокна различной длины и цветов. Эти волок­на бывают видимыми в обычном свете или только при осве­щении ультрафиолетовыми лучами. С целью защиты включа­ются также полимерные полоски или нити, которые могут вы­ходить на поверхность бумаги или внедряться в неё. При необ­ходимости в бумагу могут включаться также частицы различ­ной формы с разнообразными оптическими эффектами, могут вводиться химические реактивы, которые обнаруживаются только специальными детекторами.

В России производство бумаги с защитными свойствами подлежит обязательному лицензированию. Выпускается она в основном на фабриках «Гознака» и делится по своему назна­чению на три группы:

1. бумага, изготавливаемая для государственных организа­ций (для банкнот, паспортов, удостоверений граждан, акциз­ных, почтовых и коллекционных марок);

2. для государственных и корпоративных ценных бумаг (облигации, акции, векселя и т. п.);

3. фирменная бумага для широкого потребителя с водяными знаками, изготовленными в том числе и по заявке заказчика¹.

Важное значение в документоведении и документационном обеспечении управления имеют форматы бумаги. Ещё в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги, а в 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял девятнадцать её форматов. Но одновременно существовали многочисленные

ф орматы, возникшие стихийно по инициативе бумажных фаб­рик и исходя из пожеланий потребителей. После прихода к вла­сти большевиков и принятого ими решения о переходе к метри­ческой системе форматы бумаги в 1920-е гг. были упорядочены, а впоследствии принят ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бу­маги. Потребительские форматы». В основу новых форматов была положена система размеров бумаги, впервые предложен­ная Германской стандартизационной организацией DIN при­мерно в 1920 г. В 1975 г. эта система стала международным стандартом (ISO 216), будучи принята Международной органи­зацией по стандартизации. Она действует и в России.

Стандарт ISO 216 состоит из трёх серий: А, В и С. В качестве основной установлена серия (ряд) А. Здесь каждый лист бумаги имеет ширину, равную результату деления его длины на корень квадратный из двух (1:1,4142). Площадь основного формата (АО) равна 1 л/², а его стороны составляют 841x1189 лш. Остальные форматы получаются путём последовательного деления пополам предшествующего формата, параллельно его меньшей стороне. В результате все полученные форматы геометрически подобны. Каждый формат обозначается двумя символами: буквой А, ука­зывающей на принадлежность серии А, и цифрой, обозначающей количество делений исходного формата АО.

Форматы А-серии ISO 216 (в мм):

АО —841x1189; А7 —74x105;

А1 — 594x841; А8 — 52x74;

А2 —420x594; А9 — 37x52;

A3 — 297x420; А10 — 26x37

А4 —210x297; All —18x26

А5 —148x210; А12—13x18

А6—105x148; А13—9x13.

Форматы В-серии используются в тех случаях, когда А-серия не имеет подходящего формата. Формат В-серии яв­ляется средним геометрическим между форматами An и А (п+1).

Форматы С-серии стандартизуют конверты. Формат С-серии является средним геометрическим между форматами А и В серий с одним и тем же номером. Например, документ на листе А4 хорошо укладывается в конверт формата С4.

Каковы основные цели применения различных форматов?

АО, А1 — технические чертежи;

А2, A3 — чертежи, диаграммы, широкоформатные табли­цы;

А4 — письма, бланки, расходные материалы для принтеров и копиров, журналы, каталоги;

А5 — записные книжки;

А6 — почтовые открытки;

А5, А6, В5, В6 — книги;

С4, С5, С6 — конверты для писем формата А4: не сложен­ные (С4), сложенные вдвое (С5), сложенные втрое (С6);

В4, A3 — газеты.

В управленческой деятельности чаще всего используются форматы A3, А4, А5 и А6.

С учётом размеров бумаги по системе ISO созданы копиро­вальные машины, т. е. привязаны к отношению 1:√2. Этот принцип используется также в кино- и фотолабораториях. Ко­пировальные машины снабжены соответствующими наиболее часто используемыми средствами масштабирования, напри­мер:

71 % √0,5 А3 →А4;

141 % √2 А4→АЗ (также А5→ А4).

Форматы бумаги ISO в настоящее время широко использу­ются во всех промышленно развитых странах, за исключением Соединённых Штатов Америки и Канады, где в офисной рабо­те распространены другие хотя и очень схожие форматы: "Letter" (216x279 мм), "Legal" (216x356 мм), "Executive" (190x254 мм) и "Ledger/Tabloid" (279x432 мм).

Отдельные виды бумаги предназначены специально для репрографических процессов. Главным образом это светочув­ствительные бумажные носители. Среди них термобумага (термореактивная и термокопировальная бумага); диазобумага (диазотипная или светокопировальная бумага), чувствительная к ультрафиолетовым лучам; калька— прозрачная, прочная, из чистой целлюлозы бумага, предназначенная для копирования чертежей; бумага многослойная для электроискрового копиро­вания и др.

Для механической записи кодированной информации и дальнейшего её использования в информационно-поисковых системах, в перфорационно-вычислительных машинах примеi шсь перфорационные ленты. Они изготавливались из плотной бумаги толщиной около 0,1 мм и шириной 17,5; 20,5; 22,5; 25,5 мм. (Использовались также целлулоидные и лавсановые ленты). Перфоленты содержали обычно 5-8 информационных дорожек и одну транспортную.

Бумага толщиной свыше 0,5 мм и массой 1 кв. м более 250 г ч.называется картоном. Картон может быть однослойным и многослойным. В документопроизводстве он используется, в частности, в процессе издания книг, для изготовления обложек первичных комплексов документов (дел), регистрационных карточек и т. п.

До недавнего времени картон широко применялся для изготовления перфорационных носителей цифровой кодированной информации— перфокарт. Они представляли собой прямоугольники размером 187,4x82,5 мм из тонкого, свето­непроницаемого, механически прочного и не проводящего ток картона.

На основе машинных перфокарт изготавливались апертурные карты— карты с вмонтированным кадром микро­фильма или отрезком неперфорированной плёнки. Они ис­пользовались обычно для хранения и поиска изобразительно-графической технической документации и патентной инфор­мации.

Всего же в настоящее время выпускается свыше 800 различных видов бумаги, картона и изделий из них. При­чем стремительное развитие безбумажных технологий не при­мочит к сокращению объёмов печатной бумаги. Напротив, её иепользование продолжает расти быстрыми темпами. Если в 1975 г. количество такой бумаги во всём мире составляло 28 млн. т, то в 1985 г. оно увеличилось до 50, а в 2000 г. — очти до 100 млн. т. Таким образом, несмотря на свою двухтысячелетнюю историю, бумага по-прежнему остаётся важ­нейшим материальным носителем документированной инфор­мации.

5.3. Фотографические носители

Начиная с XIX столетия, в связи с изобретением технотронных способов и средств документирования, широкое распространение получили многие принципиально новые носик ли документированной информации. Исторически первыми m них были фотографические носители, появившиеся в первой половине XIX века. Фотоматериалы представляют собой гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани. По существу это сложные полимерные системы, состоящие, как правило, из следующих слоев:

• подложка (основа) толщиной около 0,06 мм (в случае, если используется полиэтилентерефталат), на которую нано­сится

• подслой (толщиной примерно 1 мкм), а также

• светочувствительный эмульсионный слой — желатина с равномерно распределёнными в ней микро кристаллам и галогенида серебра (на цветных фотоплёнках до 0,05 мм, на фото­бумагах — до 0,012 мм) и

• противоореольный слой.

Цветные фотографические носители имеют более сложное строение, поскольку содержат также сине-, жёлто-, зелено-, красночувствительные слои. Впервые трёхслойные цветные фотоматериалы были разработаны и выпущены в 1935 г. аме­риканской фирмой «Истмен Кодак». В дальнейшем совершен­ствование многослойных цветных материалов продолжалось. Важное значение имели разработки 1950-х гг., явившиеся од­ним из качественных скачков в истории фотографии, предо­пределив быстрое развитие и широкое распространение цвет­ной фотографии.

В последние годы появились новые научные идеи, создаю­щие основу для значительного роста светочувствительности материалов и доведения её до светочувствительности челове­ческого глаза.

Помимо светочувствительности, важнейшими характери­стиками фотографических материалов, в частности фотоплё­нок, являются также зернистость, контрастность, цветочувст­вительность. Но форме фотоплёнки могут быть листовыми и рулонны­ми Листовые имеют форматы: 9x12, 10x15, 13x18, 18x24, 30х40, а рулонные— 16; 61,5 мм, а также 35 мм (перфорированные).

До недавних пор в научных и репродукционных целях использовались также фотопластинки, где рабочий слой наносился на прозрачную стеклянную основу, которая не деформировалась при химико-фотографической обработке и обеспечивала точную передачу изображения в позитиве. Киноплёнка является фотографическим материалом на гибкой прозрачной подложке, имеющей с одной или обоих краёв отверстия — перфорации. Исторически первые светочувствительные ленточные носители были на бумажной основе. Использовавшаяся на первых порах нитратцеллюлозная лента представляла собой очень горючий материал. Однако уже в 1897 г. немецким учёным Вебером была изготовлена плёнка с негорючей основой из триацетата целлюлозы, получившая широкое распространение, в том числе в отечественной кино­индустрии. Впоследствии подложка стала изготавливаться из полиэтилентерефталата и других эластичных полимерных материалов. В нашей стране первые образцы киноплёнки были шютовлены в 1919 г., а с 1930 г. началось её промышленное производство.

По сравнению с фотоплёнкой кинолента обычно состоит из оольшего количества слоев. На подложку наносится подслой, который служит для закрепления светочувствительного слоя шли нескольких слоев) на основе. Кроме того, киноплёнка ооычно имеет противоореольный, противоскручивающий, а мкже защитный слой.

Киноплёнки бывают чёрно-белые и цветные. Цветные ки­ноплёнки также представляют собой многокомпонентные по-шмерные системы.

Кроме того, киноплёнки делятся на:

• негативные;

• позитивные (для контактного и проекционного печата­ния);

• обращаемые (могут использоваться для получения нега-швов и позитивов);

• контратипные (для копирования, например, для массо­вого изготовления фильмокопий):

• гидротипные;

— фонограммные (для фотографической записи звука). Чёрно-белая фотографическая плёнка шириной 16 и 35 мм выступает в качестве наиболее распространённого носителя для изготовления микрофильмов. Микрофильм представляет собой микроформу на рулонной светочувствительной пленке с последовательным расположением кадров в один или два ряда. Основными типами микрофильмов являются микрофильмы рулонные и в отрезке. Микрофильмы в отрезке — это часть рулонной плёнки длиной не менее 230мм, на которой разме­щается до нескольких десятков кадров.

К числу документов на микроформах относятся также микрокарты, микрофиши и ультрамикрофиши, являющиеся фак­тически плоскими форматными микрофильмами:

— микрокарта — документ в виде микроформы на непро­зрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;

• микрофиша— лист прозрачной фотоплёнки формата 105x148 мм с последовательным расположением кадров в не­сколько рядов;

• ультрамикрофиша— микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз" К примеру, ёмкость ультрамикрофиши размером 75х125мм со­ставляет 936 страниц книжного формата.

Несмотря на широкое распространение в последит де­сятилетия цифрового фото- и видеодокументированпя. тра­диционные фотографические носители продолжают сохра­нять свою нишу на отечественном и зарубежном рынке ма­териальных носителей документированной информации, обеспечивая высокое качество при сравнительно низкой це­не.

5.4. Материальные носители механической записи

За более чем вековую историю механической звукозаписи неоднократно менялись и материалы, и форма носителей зву­ковой информации. На первых порах это были фонографиче­ские валики, представлявшие собой полые цилиндры диамет­ром около 5 см и длиной около 12 см. Первоначально они по­крывались оловянной фольгой, а затем — так называемым «отверждённым воском», на который наносилась звуковая до­рожка. Расстояние между дорожками составляло около 3 мм, поэтому объём записанной на валиках информации был очень мал. Они отличались слабой силой звука. Вдобавок фоновали-ки быстро изнашивались, их практически невозможно было тиражировать. В результате каждая звукозапись существовала лишь в единственном экземпляре. Не случайно самые ранние фонографические записи до нас не дошли. Тем не менее мно­гие тысячи валиков сохранились и находятся в настоящее вре­мя на хранении в архивах, музеях.

Присущие фонографическим валикам недостатки привели к тому, что уже вскоре они вполне закономерно оказались вы­тесненными граммофонными пластинками. Заслуга в этом принадлежала изобретателю граммофона Э. Берлинеру. Впер­вые запись на диск была произведена в 1888 г.

На первых порах оригиналом грампластинки служил восковый диск. Впоследствии на смену ему пришёл металличе­ский (никелевый) диск, покрытый специальным лаком (лако­вый диск). Записанная на них информация затем копировалась на металлические матрицы, с помощью которых и изготавли­вались граммофонные пластинки путём прессования, штам­повки или литья. Воспроизведение записанной информации осуществлялось с помощью граммофона, оснащённого меха­ническим звукоснимателем, состоявшим из иглы и мембраны. Усиление звука достигалось с помощью громоздкого раструба. Первые грампластинки представляли собой диски с двумя отверстиями в центре. Они были односторонними, причём проигрывались от середины к краю. Позднее стали выпускать­ся пластинки с одним центральным отверстием. Их стали проигрывать от периферии к центру. В 1903 г. появился 12-дюймовый диск с записью на обеих сторонах.

Первая фабрика грампластинок была открыта Э. Берли-нером в 1897 г. в г. Кэмдене (США). Она называлась Victor («Победитель»). В настоящее время это знаменитая JVC ("Japan Victor Company")— японский филиал фирмы Victor". Первая самостоятельная фабрика граммофонных пластинок в России была открыта в 1910 г. на ст. Апрелевка под Москвой.

Грампластинки должны были удовлетворять весьма жёст­ким требованиям, так как в процессе воспроизведения фоноза­писи остриё иглы давит на дно канавки с силой около 1 т/см². Сначала грампластинки изготавливались из стекла. Затем их стали отливать из целлулоида, каучука, эбонита. Однако ос­новными недостатками таких грампластинок были их хруп­кость, плохое качество звука и короткое время проигрыва­ния — всего 3-5 минут (при скорости 78 оборотов в минуту).

В 1948-1952 гг. на смену хрупким грампластинкам при­шли пластмассовые диски на основе полихлорвинила и вини­лита (так называемые долгоиграющие пластинки). Они оказа­лись гораздо более дешёвыми, упругими и прочными, имели лучшее качество звука. К тому же запись грампластинок ста­ла производиться только в специальных студиях звукозаписи. Но самое главное — эти грампластинки обеспечивали намно­го большее время проигрывания, что достигалось путем су­жения и сближения между собой звуковых дорожек, а также за счёт снижения числа оборотов в минуту с 78 до 33 1/3 (иногда до 45).

Значительно более долговечными стали также иглы проиг­рывателя. Их стали изготовлять из твёрдых материалов (на­пример, корундовые иглы)¹.

Во второй половине XX века в качестве материального но­сителя механической звукозаписи выпускались также гибкие пластмассовые пластинки, которые при желании можно было свернуть в трубочку. С 1964 г. Государственным комитетом СССР по телевидению и радиовещанию издавался даже еже­месячный общественно-политический литературно-музыкаль­ный иллюстрированный журнал «Кругозор», в котором име­лись звуковые страницы в виде двусторонних пластмассовых гибких дисков (обычно их было 6). Записанную на них звуко­вую информацию можно было воспроизводить на обычных проигрывателях.

В сороковые — шестидесятые годы XX столетия на кустарных звукозаписывающих аппаратах в СССР осуществля­лась подпольная запись запрещённых к изданию музыкальных произведений (западных исполнителей, джазовой музыки, бардовских и блатных песенок и т. п.). В качестве материаль­ного носителя использовалась отработанная рентгеновская тёнка, зачастую с видимыми на просвет костями. Эти пла­стинки получили шутливое название: «на рёбрах» или «на кос­тях». О качестве звукозаписи и воспроизведения на таких но­сителях говорить, конечно, не приходится.

По типу записи грампластинки, выпускавшиеся в нашей стране, подразделялись на обычные, долгоиграющие и стерео­фонические. За рубежом, кроме того, были разработаны квад­рафонические пластинки и видеогрампластинки. Кроме того, грампластинки классифицируются по размеру, частоте враще­ния, тематике записи. В частности, создававшие эффект объ­ёмного звучания стереофонические пластинки, производство которых в СССР началось с 1958 г., также как и долгоиграю­щие, выпускались форматом (диаметром) 174, 250 и 300 мм («Миньон», «Гранд» и «Гигант»). Частота их вращения обычно составляла ЗЗ'/з об/мин.

В 1930-е гг. некоторое распространение в качестве мате­риального носителя механической звукозаписи в так назы­ваемых «шоринофонах» получила целлулоидная плёнка (обычно это была использованная киноплёнка со смытым эмульсионным слоем). На такой ленте длиной 300 м и шири­ной 35 мм размещалось свыше полусотни канавок, что позво­ляло записывать звуковую информацию продолжительно­стью до 8 часов.

За период использования человечеством механической зву­козаписи накопилось огромное количество фонодокументов. В частности, только в Библиотеке Конгресса США в настоящее время хранится около 200 тыс. грампластинок.

С начала 1990-х гг. производство грампластинок в России фактически прекратилось, уступив место другим, более каче­ственным и эффективным способам звукозаписи. Исключение составляют, пожалуй, лишь издаваемые небольшими тиража­ми, а потому дорогостоящие коллекционные грампластинки, предназначенные для коллекционеров, меломанов, предпочи­тающих наслаждаться музыкальными записями с виниловых, а не лазерных дисков либо магнитных лент.

5.5. Магнитные носители информации, их виды

Самым первым носителем магнитной записи, на котором фиксировалась информация в аппаратах Поульсена на рубеже XIX-XX вв., была стальная проволока диаметром до 1 мм. В начале XX столетия для этих целей использовалась также стальная катаная лента. Однако качественные характеристи­ки этих носителей были весьма низкими. Достаточно сказать, что для производства 14-часовой магнитной записи докладов на Международном конгрессе в Копенгагене в 1908 г. потре­бовалось 2500 км проволоки весом около 100 кг. Кроме того, в процессе использования проволоки и стальной ленты возника­ла трудноразрешимая проблема соединения отдельных их кус­ков. К примеру, связанная узелком проволока не проходила через магнитную головку. Вдобавок она легко путалась, а тон­кая стальная лента резала руки. Стальной магнитный диск, первый патент на который был выдан ещё в 1906 г., не полу­чил тогда применения.

Лишь со второй половины 1920-х гг., когда была изобрете­на порошковая магнитная лента, началось широкомасштабное применение магнитной записи. Патент на технологию нанесе­ния ферромагнитного порошка на плёнку получил в 1928 г. Фриц Пфеймер в Германии. Первоначально магнитный поро­шок наносился на бумажную подложку, затем — на ацетилцеллюлозу, пока не началось применение в качестве подложки высокопрочного материала— полиэтилентерефталата (лавсана). Совершенствовалось также и качество магнитного порош­ка. Стали использоваться, в частности, порошки оксида железа с добавкой кобальта, оксида хрома, металлические магнитные морошки железа и его сплавов, что позволило в несколько раз увеличить плотность записи. На подложку рабочий слой нано­сится путём вакуумного напыления или электролитического осаждения в виде магнитного лака, который состоит из маг­нитного порошка, связующего вещества, растворителя, пластификатора и различных добавок.

Кроме гибкой основы и рабочего магнитного слоя в ленте могут быть и дополнительные слои: защитный — на поверхности рабочего слоя и антифрикционный— на тыльной стороне ленты, с целью предохранения рабочего слоя от механического износа, повышения механической прочности ленты и для улучшения её скольжения по поверхности магнитной головки. Антифрикционный слой снимает также электрические заряды, которые накапливаются на магнитной ленте. Промежуточный (подслой) между основой и рабочим слоем служит для улуч­шения сцепления рабочего и антифрикционного слоев с осно-ной.

В отличие от носителей механической звукозаписи, маг­нитная лента пригодна для многократной записи информации. Число таких записей очень велико и ограничивается только механической прочностью самой магнитной ленты.

Первые магнитофоны, появившиеся в 1930-е гг., были катушечными. В них магнитная лента наматывалась на катушки. Причём вначале это были громадные бобины шириной 1 дюйм (25,4 мм). При записи и воспроизведении плёнка перематыва­лась с заполненной катушки на пустую.

В 1963 г. фирмой Philips была разработана так называемая кассетная запись, позволившая применять очень тонкие маг­нитные ленты. Их максимальная толщина составляет всего М) мкм при ширине 3,81 мм. В кассетных магнитофонах обе катушки находятся в специальной компакт-кассете и конец плёнки заранее закреплён на пустой катушке. Иначе говоря, 1десь магнитная лента и кассета представляют собой единый

функциональный механизм. Запись на компакт-кассетах -двухсторонняя. Общее время записи составляет обычно 60, 90 и 120 минут.

В конце 1970-х гг. появились микрокассеты размером 50x33x8 мм, т. е. величиной в спичечную коробку, для порта­тивных диктофонов и телефонов с автоответчиком, а в сере­дине 1980-х гг.— пикокассеты— втрое меньше микрокас­сет.

С 1952 г. магнитная лента стала использоваться для хране­ния информации в электронно-вычислительных машинах Преимуществом магнитной ленты является возможность осу­ществлять запись с повышенной плотностью за счёт того, что общая площадь поверхности магнитного слоя у ленты значи­тельно выше, чем у остальных типов носителей, и ограничена только длиной ленты. Накопители на кассетной магнитной ленте— картриджи могут достигать ёмкости до 40 Гбайт. Лентопротяжные механизмы для картриджей получили назва­ние стримеры (от англ. stream — поток).

Вместе с тем магнитной ленте присущ и серьёзный недос­таток. Она не даёт возможности прямого доступа к записанной информации. Для этого ленту необходимо сначала перемотать на нужное место, что "существенно увеличивает время считы­вания с неё информации. Поэтому кассеты с магнитной лентой в настоящее время применяются главным образом в системах резервного копирования в центрах хранения данных, на пред­приятиях и в крупных информационных центрах, а также для хранения данных в серверах и настольных рабочих станциях, где первостепенное значение имеет не время доступа, а высо­кая плотность записи. Системы резервного копирования по­зволяют обеспечить сохранность данных при ошибках, неис­правностях или стихийных бедствиях².

На магнитную ленту можно записывать не только звуко­вую, но и видеоинформацию. Лента для видеосъёмки по сво­ему строению аналогична ленте для аудиозаписи. Однако ее рабочий слой имеет обычно более сложную структуру. Дело в том, что видеосигналы высокой частоты записываются у самой поверхности рабочего слоя. Для них можно использовать мел­кие частицы металлов. Низкие же частоты лучше передаются крупными частицами, которые целесообразно размещать в глубине. Поэтому рабочий слой магнитной ленты для видеосъемки может состоять из двух слоев. Магнитная лента для нидеодокументирования также заправляется в специальные кассеты, которые обеспечивают ей защиту от механических воздействий, загрязнения, а также быструю зарядку в видеоаппаратуру.

В электронно-вычислительных машинах на первых порах использовались также магнитные барабаны. В частности, в отечественной большой электроно-счётной машине (БЭСМ-6) применялись магнитные барабаны весом около 8 кг, но с объё­мом памяти всего лишь 1 Мбайт.

С начала 1960-х гг. широкое применение, прежде всего в шпоминающих устройствах ЭВМ, получили магнитные диски. Это алюминиевые или пластмассовые диски диаметром от 30 до 350 мм, покрытые магнитным порошковым рабочим сло­ем толщиной в несколько микрон. Магнитное покрытие на первых порах состояло из окиси железа, впоследствии— из окиси хрома.

В дисководе, как и в магнитофоне, информация записы­вается с помощью магнитной головки, только не вдоль ленты, а на концентрических магнитных дорожках, располо­женных на поверхности вращающегося диска, как правило, с двух сторон. Магнитные диски бывают жёсткими и гиб­кими, сменными и встроенными в персональный компьютep. Их основными характеристиками являются: информа­ционная ёмкость, время доступа к информации и скорость считывания подряд.

Алюминиевые магнитные диски— жёсткие (винчестеские) несъёмные диски — в ЭВМ конструктивно объединены в едином блоке с дисководом. Они компонуются в пакеты (стоп­ки) от 4 до 16 штук. Пакет дисков помещается в герметичный корпус, который обеспечивает необходимую чистоту и посто­янное давление очищенного от пыли воздуха.

К аждый диск содержит одинаковое число последовательно расположенных дорожек (треков). Первая модель жёсткого лис­ка, созданного в 1973 г., имела 30 дорожек по 30 секторов, что не­случайно совпало с калибром «30/30» известного охотничьей) ружья «Винчестер» и породило жаргонное название жёстких магнитных дисков— «винчестерские», «винчестеры». Греки представляют собой концентрические окружности, соответствующие зонам остаточной намагниченности, созданной магнит­ными головками. В свою очередь, каждая из дорожек разбита на последовательно расположенные секторы объёмом 512 байт.

В развитии жёстких дисков отчётливо прослеживается ос­новная тенденция— постепенное повышение плотности запи­си, сопровождающееся увеличением скорости вращения шпиндельной головки и уменьшением времени доступа к ин­формации, а в конечном счёте— увеличением производитель­ности. Ёмкость диска, первоначально достигавшая нескольких Гбайт, к настоящему времени выросла до 100 Гбайт. Уже соз­даны диски с перпендикулярным способом записи, позволяю­щие увеличить ёмкость до 175 Гбайт.

Разрабатываются и миниатюрные жёсткие диски. В частно­сти, фирмой IBM выпущен такой диск диаметром всего лишь около 25 мм, с объёмом памяти в 340 Мбайт. Подобного рода носители могут использоваться в карманных компьютерах. Есть однодюймовые жёсткие диски для MP-плееров ёмкостью в 5 Гбайт.

Жёсткие диски предназначены для постоянного храпения информации, которая используется при работе с компьютером (системное программное обеспечение, пакеты прикладных программ и т. д.).

Гибкие пластмассовые магнитные диски (флоппи-диски, от англ. floppy — свободно висящий) изготавливаются из искус­ственной плёнки — майлара, покрытой износоустойчивым ферролаком, и размещаются но одному в специальных жёст­ких пластиковых футлярах — кассетах, которые обеспечивают механическую защиту носителя. Кассета с флоппи-диском на­зывается дискетой.

Первый гибкий диск, созданный в корпорации IBM, поя­вился в 1967 г. Он имел диаметр 8 дюймов и ёмкость100 Кбайт. В 1976 г. размер флоппи-диска удалось уменьшить до 5,25 дюйма, а в 1980 г. фирма Soni разработала дискету и привод-дисковод на 3,5 дюйма, которые преимущественно и используются в настоящее время.

Для чтения и записи информации используется специаль­ное электронно-механическое устройство— дисковод, куда помещается дискета. В дискете имеется центральное отверстие под шпиндель привода дисковода, а в футляре сделано закры­вающееся металлической шторкой отверстие для доступа маг­нитных головок, посредством которых производятся чтение и запись информации.

Запись на дискету осуществляется по такому же принципу, как и в магнитофоне. Здесь также имеется непосредственный механический контакт головки с магнитным рабочим слоем, что приводит к сравнительно быстрому износу материального носителя.

Ёмкость одной 3,5-дюймовой дискеты составляет обычно от 1.0 до 2,0 Мбайт. Стандартные дискеты имеют ёмкость 1,44 Мбайт. Однако были разработаны 3,5-дюймовые дискеты емкостью до 250 Мбайт, а также дискеты, предназначенные для работы в условиях повышенной запылённости и влажности.

Стандартные дискеты диаметром 3,5 дюйма использова­лись в качестве носителя информации и в некоторых цифро­вых фотокамерах. Одна такая дискета позволяла записать до 40 цифровых снимков.

Дискеты являются достаточно привередливыми носителя­ми. Они менее износостойки, нежели винчестерские диски, подвержены воздействию магнитных полей и повышенной температуры. Всё это может привести к утрате записанных данных. Поэтому дискеты используются преимущественно для оперативного хранения документированной информации, а не для резервного её копирования. В настоящее время они всё явственнее уступают дорогу оптическим дискам и носителям на базе флэш-памяти.

В последней четверти XX века во многих странах мира, а и 1990-е гг. — ив России широкое применение нашли так назы­ваемые пластиковые карты, представляющие собой устройст­ва для магнитного способа хранения информации и управле­ния данными.

Пластиковые карты состоят из трёх слоев: полиэфирной основы, на которую наносится тонкий рабочий слой, и защит­ного слоя. В качестве основы обычно используется поливи-нилхлорид, который легко обрабатывается, устойчив к темпе­ратурным, химическим и механическим воздействиям. Однако в целом ряде случаев основой для магнитных карт служит так называемый псевдопластик— плотная бумага или картон с двусторонним ламинированием.

Рабочий слой (ферромагнитный порошок) наносится на пластик методом горячего тиснения в виде отдельных узких полосок. Магнитные полоски по своим физическим свойст­вам и сфере применения делятся на два типа: высокоэрцетив-ные и низкоэрцетивные. Высокоэрцетивные полоски имеют чёрный цвет. Они устойчивы к воздействию магнитных по­лей. Для их записи нужна более высокая энергия. Исполкзу-ются в качестве кредитных карт, водительских удостовере­ний и т. п., т. е. в тех случаях, когда требуется повышенная износостойкость и защищённость. Низкоэрцетивные магнит­ные полосы имеют коричневый цвет. Они менее защищены, но зато проще и быстрее записываются. Используются на картах ограниченного срока действия, в частности, для про­езда в метрополитене.

Следует заметить, что, кроме магнитного, существуют и другие способы записи информации на пластиковую карту: графическая запись, эмбоссирование (механическое выдавли­вание), штрих-кодирование, лазерная запись. В частности, в последнее время в пластиковых картах вместо магнитных по­лосок всё более широко стали применяться электронные чипы. Такие карты, в отличие от простых магнитных, стали называть интеллектуальными или смарт-картами (от англ. smart -умный). Встроенный в них микропроцессор позволяет хранить значительный объём информации, даёт возможность произво­дить необходимые расчёты в системе банковских и торговых платежей, превращая, таким образом, пластиковые карты в многофункциональные носители информации.

По способу доступа к микропроцессору (интерфейсу) смарт-карты могут быть:

• с контактным интерфейсом (т. е. при совершении опера­ции карта вставляется в электронный терминал) и

• с дуальным интерфейсом (могут действовать как контактно, так и бесконтактно, т. е. обмен данными между картой и внешними устройствами может осуществляться через радио-канал).

Защитный слой магнитных пластиковых карт состоит из прозрачной полиэфирной плёнки. Он призван предохранять рабочий слой от износа. Иногда используются покрытия, пре-юхраняющие от подделки и копирования. Защитный слой ооеспечивает до двух десятков тысяч циклов записи и чтения.

Размеры пластиковых карт стандартизованы. В соответст-иии с международным стандартом ISO-7810 их длина равна 85,595 мм, ширина — 53,975 мм, толщина — 3,18 мм.

Сфера применения пластиковых и псевдопластиковых маг­ии гных карт достаточно обширна. Помимо банковских систем, они используются в качестве компактного носителя информа­ции, идентификатора автоматизированных систем учёта и контроля, удостоверения, пропуска, телефонной и интернет-карты, билета для проезда на транспорте (в метро) и т. п.

Для записи звука в цифровых диктофонах использовались также миникарты, имеющие подобие дискет с объёмом памяти 2 или 4 Мбайт и обеспечивающие запись в течение 1 часа.

Материальные носители магнитной записи в настоящее время классифицируют следующим образом:

— по геометрической форме и размерам (форма ленты, лиска, карты и т. д.);

• по внутреннему строению носителей (два или несколько слоев различных материалов);

• по способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи);

— по виду записываемого сигнала (для прямой записи ана­логовых сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

Материальные носители магнитной записи постоянно со­вершенствуются вместе с технологиями электромагнитного документирования. Наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных носителях при уменьшении их размеров и сокращении времени доступа к ин­формации. Разрабатываются такие технологии, которые уже в недалёком будущем позволят увеличить объем памяти стан­дартного носителя в несколько тысяч раз по сравнению с ныне действующими устройствами. А в более отдалённой перспек­тиве ожидается появление носителя, в котором роль магнит­ных частиц будут играть отдельные атомы. В результате его ёмкость в миллиарды раз превысит существующие в настоя­щее время стандарты.

5.6. Оптические и магнитооптические диски

Непрерывный научно-технический поиск материальных носителей документированной информации с высокой долго­вечностью, большой информационной ёмкостью при мини­мальных физических размерах носителя обусловил появление в начале 1980-х гг. оптических дисков, получивших в после­дующие десятилетия широкое распространение. Они пред­ставляют собой пластиковые или алюминиевые диски, предна­значенные для записи и воспроизведения звука, изображения, буквенно-цифровой и другой информации при помощи лазер­ного луча.

Впервые оптический диск был разработан и продемонстри­рован в 1979 г. фирмой Philips. Первая оптическая запись зву­ковых программ для бытовых целей (альбом Билли Джоэла «52nd Street») осуществлена в 1982 г. фирмой «Sony» в лазер­ных проигрывателях на компакт-дисках, которые стали обозначаться аббревиатурой CD (Compact Disc). Тогда же веду­щими производителями электроники был установлен общий стандарт на цифровой аудио-компакт-диск, рассчитанный на 74.v/w/. и 33 сек. звучания или 640 Мбайт. За основу продол­жительности записи было взято самое популярное в те времена в Японии классическое произведение — 9-я симфония Бетхо­вена продолжительностью около 73 мин.

В середине 1980-х гг. были созданы компакт-диски с по­стоянной памятью — CD-ROM (Compact Disc — Read Only Memory). С 1995 г. стали использоваться перезаписываемые оптические компакт-диски: CD-R (CD Recordable) и CD-Е (CD Erasable).

Стандартные компакт-диски выпускаются диаметром 120 мм (4,72 дюйма), толщиной— 1,2 (0,05 дюйма), с диа­метром центрального отверстия — 15 мм (0,6 дюйма). Они имеют жёсткую очень прочную прозрачную, обычно пласти­ковую (поликарбонатную) основу толщиной 1 мм. Однако возможно использование в качестве основы и других материа­лов. В частности, специалистами фирмы Soni совместно с ти­пографской фирмой Toppan Printing разработан оптический носитель с основой из картона.

Рабочий слой оптических дисков на первых порах изготав­ливался в виде тончайших плёнок легкоплавких металлов (теллур) или сплавов (теллур-селен, теллур-углерод, теллур-селен-свинец и др.), а впоследствии — главным образом на ос­нове органических красителей. В отличие от магнитных дис­ков, информация на CD фиксируется на рабочем слое в виде спиральной дорожки с помощью лазерного луча, выполня­ющего роль преобразователя сигналов. Дорожка идёт от цен­тра диска к его периферии.

При вращении диска лазерный луч следует вдоль дорожки, ширина которой близка к 1 мкм, а расстояние между двумя со­седними дорожками — до 1,6 мкм. Формируемые на диске ла­зерным лучом метки (питы) имеют глубину около пяти милли­ардных долей дюйма, а площадь 1-3 мкм². Внутренний диа­метр записи составляет 50 мм, наружный— 116 мм. Общая длина всей спиральной дорожки на диске составляет около 5 км. На каждый мм радиуса диска приходится 625 дорожек.

В сего же на диске располагается 20 тыс. витков спиральной дорожки.

Для хорошего отражения лазерного луча используется так называемое «зеркальное» покрытие дисков алюминием (в обычных дисках) или серебром (в записываемых и перезапи­сываемых). На металлическое покрытие наносится тонкий защитный слой из поликарбоната или специального лака, об­ладающего высокой механической прочностью, поверх кото­рого размещаются рисунки и надписи. Нужно иметь в виду, что именно эта, окрашенная сторона диска является более уязвимой, нежели противоположная прозрачная, с которой осуществляется считывание информации через всю толщину диска.

Технология изготовления оптических дисков является достаточно сложной. Вначале создаётся стеклянная матри­ца — основа диска. С этой целью пластик (поликарбонат) разогревается до 350 градусов, затем следуют его "впрыски­вание" в форму, мгновенное охлаждение и автоматическая подача на следующую технологическую операцию. На стек­лянный диск-оригинал наносится фоторегистрирующий слой. В этом слое лазерной системой записи формируется система питов, т. е. создаётся первичный "мастер-диск". За­тем по "мастер-диску" путём литья под давлением осущест­вляется массовое тиражирование, создание дисков-копий.

Основные физические и оптические параметры компакт-дисков стандартизованы: диаметр, толщина, отражающая способность алюминиевого слоя, глубина и форма питов, расстояние между дорожками, прозрачность защитного слоя.

Информационная ёмкость оптических дисков обычно со­ставляет не менее 650 Мбайт, что равно ёмкости 451 дискеты. На одном компакт-диске можно записать, таким образом, не­сколько сот тысяч страниц машинописного текста. Для срав­нения: весь книжный фонд Российской государственной биб­лиотеки, в случае его перевода на компакт-диски, можно уме­стить в обычной трёхкомнатной квартире. Между тем уже

разработаны оптические диски и с гораздо большей ёмко­стью — свыше 1 Гбайт.

Поскольку запись и воспроизведение информации на опти­ческих дисках являются бесконтактными, постольку практиче­ски исключается возможность механического повреждения та­ких дисков.

По технологии применения оптические диски делятся на 3 основных класса:

1) диски с постоянной (нестираемой) информацией (CD-ROM). По показателю ёмкости (650 Мбайт) они занимают промежуточное положение между флоппи-дисками и винче­стерными дисками и используются для записи цифровых зву­ковых программ, программного обеспечения для ЭВМ и т. п. На CD-ROM выпускаются энциклопедии, словари, компью­терные игры, учебники и т. п. Длительность записи звука на таких компакт-дисках обычно не превышает 74 мин. Однако она может быть увеличена в 10 с лишним раз, если прибегнуть к сжатию информации в формате MPEG-3. Результатом ис­пользования такого рода технологии стал выпуск музыкальных CD-ROM с общей продолжительностью записи до 10 и более часов.

2) диски, допускающие однократную запись и многократ­ное воспроизведение сигналов без возможности их стирания(CD-R; CD-WORM— Write-Once, Read-Many — один раз запи­сал, много раз считал). Используются с 1995 г. Особенность их заключается в том, что органический краситель, выступающий в качестве рабочего слоя диска, способен под воздействием ла­зерного луча лишь однократно зафиксировать информацию.Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ;

3) перезаписываемые (реверсивные) оптические диски, по­зволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW). Это наиболее универсальные диски,способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения. Они аналогичны дискам для однократ­ной записи, но имеют более сложное строение и содержат не пять, а семь слоев. В рабочем слое таких дисков физические процессы записи являются обратимыми. В качестве рабочего

с лоя используется специальный комбинированный краситель, способный при нагреве лазерным лучом многократно менять свои характеристики. Метки (питы), формируемые лазерным лучом в процессе записи на такой диск, имеют значительно меньшую глубину, чем при записи на диск CD-R. Поэтому для считывания информации с перезаписываемых дисков требуют­ся более чувствительные дисководы CD-ROM. Технология из­готовления таких дисков сложнее, поэтому они стоят дороже дисков для однократной записи.

Продолжается разработка новых разновидностей оптиче­ских дисков. Так, в конце 1990-х гг. для однократной записи информации создан двусторонний дисковый оптический носи­тель небольшого диаметра (размером примерно с 5-рублёвую монету) ёмкостью в 500 Мбайт — диск DataPlay. В 2002 г. фирмой Philips продемонстрирован образец оптического диска диаметром всего 3 см, но ёмкостью до 1 Гбайт. Тогда же ряд компаний объявил о выпуске нового типа оптических носителей под названием Blu-rau Disk диаметром 120 мм, но ёмко­стью до 27 Гбайт и с толщиной прозрачного слоя всего лишь до 0,1 мм. Для защиты от внешних воздействий такие диски помещаются в специальные защитные картриджи.

Производятся CD-ROM, урезанные до размера стандартных пластиковых карт и приспособленные для выполнения функ­ции мультимедийных визитных карточек. Ёмкость такой CD-визитки составляет около 100 Мбайт (до 45 минут звука в МРЗ). Информацию с неё можно считывать с помощью любого привода CD-ROM, как с обычного компакт-диска.

Во второй половине 1990-х гг. появились новые перспек­тивные носители документированной информации — цифро­вые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R. По своим геометриче­ским размерам они не отличатся от компакт-дисков, однако обладают гораздо большей ёмкостью (до 17 Гбайт), т. е. вмещают в десятки раз больше информации. Достигается>то благодаря использованию более короткой волны лазера и меньшему размеру пятна сфокусированного луча, что дало возможность вдвое уменьшить расстояние между дорожками. Кроме того, DVD-диски могут быть двусторонними, а каждая сторона может иметь один или два слоя информации, считы­вание которой осуществляется путём изменения положения лазерной головки. Иначе говоря, у DVD-дисков диаметр уг­лублений меньше, на дорожке они расположены с более ко­ротким "шагом", а самих дорожек на диске гораздо больше. В результате один рабочий слой DVD-диска имеет информаци­онную ёмкость приблизительно в семь раз больше по сравне­нию со стандартным CD-ROM. Толщина же прозрачного слоя составляет 0,6 мм.

Дальнейшее уменьшение ширины дорожек и расстояния между ними привело к появлению DVD-дисков ёмкостью 30 Гбайт. Здесь была использована схема записи с внешней и внутренней стороны дорожки. В первой половине 2002 г. фир­ма Toshiba представила новинку — двухсторонний DVD ёмко­стью 110 Гбайт. Подобное увеличение ёмкости было достигну­то благодаря применению коротковолнового (синего) лазера и двойного записываемого слоя.

Широкое распространение оптических дисков связано с це­лым рядом их преимуществ по сравнению с магнитными носи­телями, а именно: большая информационная ёмкость, ком­пактность, высокая надёжность и долговечность, нечувстви­тельность к электромагнитным полям и меньшая чувствитель­ность к загрязнениям и вибрациям".

Широкое применение в качестве носителя информации по­лучили также магнитооптические компакт-диски (МОД) типа RW (Re Writeble). В них применяется комбинация магнитных и оптических методов. Для записи и стирания информации ис­пользуется магнитный слой, который размещается под про­зрачным слоем пластмассы толщиной около 1 мм. Процесс пе­резаписи информации на магнитооптическом диске может быть повторён до 1 млн. раз. Ёмкость таких дисков, как и

стандартных оптических, составляет обычно также 640 Мбайт. Время доступа к данным — 50 мс. Разрабатываются магнито­оптические диски диаметром 50,8 мм для использования в мо­бильных устройствах (мобильных компьютерах, цифровых ви­деокамерах и др.) ёмкостью до 2 и более Гбайт.

Современные МОД сочетают в себе большую ёмкость, ус­тойчивость к воздействию электромагнитных полей, темпера­туры и влажности.

5.7. Носители на базе флэш-памяти

Один из самых современных и перспективных носителей документированной информации— твердотельная флэш-память, представляющая собой микросхему на кремниевом кристалле. Это особый вид энергонезависимой перезаписывае­мой полупроводниковой памяти. Название связано с огромной скоростью стирания микросхемы флэш-памяти (in a flash — в мгновение ока).

Для хранения информации флэш-носители не требуют до­полнительной энергии, которая необходима только для записи. Причём по сравнению с жёсткими дисками и носителями CD-ROM для записи информации на флэш-носителях требуется в десятки раз меньше энергии, поскольку не нужно приводить в действие механические устройства, как раз и потребляющие большую часть энергии. Сохранение электрического заряда в ячейках флэш-памяти при отсутствии электрического питания обеспечивается с помощью так называемого плавающего за­твора транзистора.

Носители на базе флэш-памяти могут хранить записанную информацию очень длительное время (от 20 до 100 лет). Буду­чи упакованы в прочный жёсткий пластиковый корпус, микро­схемы флэш-памяти способны выдерживать значительные ме­ханические нагрузки (в 5-10 раз превышающие предельно до­пустимые для обычных жёстких дисков). Надёжность такого рода носителей обусловлена и тем, что они не содержат меха­нически движущихся частей. В отличие от магнитных, оптиче­ских и магнитооптических носителей, здесь не требуется применение дисководов с использованием сложной прецизионной механики. Их отличает также бесшумная работа.

Кроме того, эти носители очень компактны. Уже первые карты CompactFlash (CF) имели размеры 43x36x3,3 мм. А вскоре появились одни из самых маленьких устройств хране­ния информации— MultiMediaCard величиной всего лишь с почтовую марку и весом менее двух граммов.

Информацию на флэш-носителях можно изменять, г. е. перезаписывать. Помимо носителей с единственным цик­лом записи, существует флэш-память с количеством допусти­мых циклов записи/стирания до 10000, а также от 10000 до 1000000 циклов. Все эти типы принципиально не отличаются друг от друга. Отличия имеются лишь в архитектуре.

Несмотря на миниатюрные размеры, флэш-карты обладают большой ёмкостью памяти, составляющей многие сотни Мбайт. Они универсальны по своему применению, позволяя записывать и хранить любую цифровую информацию, в том числе музыкальную, видео- и фотографическую.

Флэш-память исторически происходит от полупроводни­кового ROM (Read Only Memory) (или ПЗУ — постоянно запоминающее устройство). Технология флэш-памяти поя­вилась около 20 лет назад, а промышленное производство началось с середины 1990-х гг. В 1997 г. флэш-карты впер­вые стали применяться в цифровых фотокамерах. Практиче­ски сразу же они вошли в разряд основных носителей ин­формации, широко используемых в самых разных цифровых мультимедийных устройствах — в портативных компьюте­рах, в принтерах, цифровых диктофонах, сотовых телефо­нах, электронных часах, записных книжках, телевизорах, кондиционерах, микроволновых печах, стиральных маши­нах, МРЗ-плеерах, игровых приставках, в цифровых фото- и видеокамерах и т. д.

Флэш-карты являются одним из наиболее перспективных видов материальных носителей документированной информа­ции. Уже разработаны карты нового поколения — Secure Digital, обладающие криптографическими возможностями за-

щ иты информации и высокопрочным корпусом, существенно снижающим риск повреждения носителя статическим электри­чеством.

Выпущены карты ёмкостью 4 Гбайт. На них можно помес­тить около 4000 снимков высокого разрешения, или 1000 песен в формате МРЗ, или же полный DVD-фильм. Тем временем уже разработана флэш-карта ёмкостью 8 Гбайт.

Налажено производство так называемых неподвижных флэш-дисков (в действительности они имеют отличающуюся от диска форму) ёмкостью в сотни Мбайт, тоже представляю­щих собой мобильные устройства для хранения и транспорти­ровки информации. К примеру, флэш-диск Canyon Flash Drive имеет размеры 63x15x8,1 мм, а вес всего лишь 8 г. Эти носите­ли легко подключаются к компьютеру.

Таким образом, совершенствование технологии флэш-памяти идёт в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности, многофункциональности носителей, а также снижения их стоимости.

5.8. Носители объемного изображения

Объёмное изображение информации в настоящее время за­писывается на голографических носителях. Для голографической съёмки используются специальные пластинки или плён­ки. Они позволяют уплотнить информацию на материальном носителе. Так, на одной голограмме размером 101x126 мм можно разместить более тысячи микроголограмм диаметром всего лишь 1-2мм, что соответствует нескольким тысячам страниц текста².

Качество голографического изображения зависит от разре­шающей способности фотографического материала и опреде­ляется числом интерференционных линий, фиксируемых на 1 мм. Дело в том, что длина световой волны очень мала, сле­довательно, расстояние между интерференционными максимумами и минимумами тоже невелико и достигает всего лишь I мк.м. Отсюда, чем больше число интерференционных линий, U-M выше качество изображения. Поэтому для фиксации ин­формации в голографии используются мелкозернистые фотоэмульсии, обладающие высоким разрешением (1000 линий на I мм и более).

В настоящее время ведутся поиски беззернистых фото­материалов, способных записывать непрерывное распреде-юние яркости интерференционной картины, в отличие от шскретного, которое дают зернистые фотографические эмульсии, представляющие собой взвесь светочувствитель­ных зёрен.

На стадии разработки находятся голографические цифровые носители информации ёмкостью до 200 Гбайт. Они имеют форму диска, состоящего из трёх слоев. На стеклянную под­ложку толщиной 0,5 мм наносится записывающий (рабочий) слой толщиной 0,2 мм и полумиллиметровый прозрачный за­щитный слой с отражающим покрытием.

5.9. Влияние типа носителя информации на информационную ёмкость, долговечность и стоимость документа

Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими харак­теристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравни­тельно низкой долговечностью. Во время своего функциони­рования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т. д. К примеру, в настоя­щее время известно около 400 видов грибов и насекомых, об­наруженных на документах и способных поражать бумагу,

к альку, ткани, дерево, кожу, металл, кинофотоплёнку и дру­гие материалы.

Не случайно проблема долговечности материальных носи­телей информации во все времена привлекала внимание участ­ников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл. И в наши дни эти материалы используются для дли­тельного сохранения информации, в частности, в мемориаль­ных комплексах, на местах захоронений и т. п.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. Во мно­гом благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники. И, напротив, использование недол­говечных материальных носителей (пальмовые листья, дере­вянные дощечки, береста и т. п.) привели к безвозвратной ут­рате большинства документов далёкого прошлого.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшей­ся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене к каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотно­шение между долговечностью материального носителя ин­формации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остается весьма важной и актуальной.

Наиболее распространённый в настоящее время материаль­ный носитель документированной информации — бумага обладает относительной дешевизной, доступностью, удовле­творяет необходимым требованиям по своему качеству и т. д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуж­дается в определённых санитарно-биологических условиях.

Использование недостаточно качественных чернил, краски приводит к постепенному угасанию текста на бумаге.

До середины XIX века бумага изготавливалась из тряпич­ного сырья, содержала длинноволокнистый материал с боль­шим содержанием чистой клетчатки, обеспечивавшей ей высо­кую механическую прочность и долговечность. В середине XIX столетия, по мнению специалистов, наступил первый кри­зисный период в истории бумажного документа. Он был свя­зан с переходом к изготовлению бумаги из древесины, с при­менением химических процессов обработки волокна, с исполь­зованием синтетических красителей, с широким распростране­нием машинописи и средств копирования. В результате долго­вечность бумажного документа сократилась с тысяч до двух­сот — трёхсот лет, т. е. на порядок. Особенно недолговечны документы, изготовленные на бумаге низких по качеству ви­дов и сортов (газетной и т. п.). Долговечность 90 % выпускае­мой в настоящее время бумаги составляет в среднем около 50 лет.

Таким образом, обнаружилась определённая закономер­ность: усовершенствование технологии бумажного производ­ства сопровождается снижением долговечности выпускаемых видов бумаги. Между прочим, ни один вид бумаги не смог превзойти долговечность папируса. Возраст папирусных свит­ков, хранящихся в настоящее время в библиотеках, музеях ря­да стран, составляет несколько тысячелетий.

В конце XX века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечно­сти бумажных документов. Она обусловлена такими факто­рами как химическая стабильность краски (чернил, тонеров и т. п.), водостойкость, стойкость к физико-механическим воздействиям, вызывающим стирание, осыпание и другие дефекты.

Проведённые специалистами ВНИИДАД исследования по­казали, что для длительного хранения наиболее пригодны до­кументы, создаваемые с помощью матричных принтеров. Дос­таточно водостойкими и светостойкими являются распечатки лазерных принтеров, а также ксерокопировальных аппаратов.

О ни аналогичны чёрной машинописи, которая являлась до­вольно надёжным средством текстонанесення.

Струйная принтерная печать, особенно цветная, даёт водо растворимые и выцветающие тексты. Использование же более качественных и долговечных красок приводит к удорожанию процесса документирования, ограничивая его доступность для массового потребителя.

Учёные пришли к выводу, что не только принтерные струйные тексты являются недостаточно стойкими к воздейст­виям внешней среды. То же самое можно сказать и о многих современных рукописных текстах, которые лучше растворимы в воде и менее светостойки, чем традиционные. Связано это с использованием огромного количества средств текстонанесе­ння различных марок и рецептур, в первую очередь цветных, поскольку светостойкость цветных чернил в 4-5 раз ниже по сравнению с чёрными.

В Советском Союзе в своё время была даже создана прави­тельственная программа, предусматривавшая разработку и вы­пуск отечественных долговечных бумаг для документов, спе­циальных стабильных средств письма и копирования, а также ограничение с помощью нормативов применения недолговеч­ных материалов для создания документов. В соответствии с этой программой к 1990-м гг. были разработаны и стали вы­пускаться специальные долговечные бумаги для делопроиз­водства, рассчитанные на 850 и 1000 лет. Был также скоррек­тирован состав отечественных средств письма. Однако даль­нейшая реализация программы в современных российских ус­ловиях оказалась невозможна, вследствие радикальных соци­ально-политических и экономических преобразований, а также в результате очень быстрой смены способов и средств доку­ментирования.

Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением технотронных (аудиовизуальных и машиночи­таемых) документов, также подверженных старению и тре­бующих особых условий хранения. Причём процесс старения таких документов является многосторонним и существенно отличается от старения традиционных носителей информа­ции.

Во-первых, аудиовизуальные и машиночитаемые докумен­ты, равно как и документы на традиционных носителях, под­вержены физическому старению, связанному со старением ма­териального носителя. Так, старение фотоматериалов проявля­ется в изменении свойств их светочувствительности и контра­стности при хранении, в увеличении так называемой фотогра­фической вуали, повышении хрупкости плёнок. У цветных фо­томатериалов происходит нарушение цветового баланса, т. е. выцветание, проявляющееся в виде искажения цветов и снижения их насыщенности. Особенно нестойкими были ки­нофотодокументы на нитроплёнке, являвшейся вдобавок ещё и крайне горючим материалом. Очень быстро выцветали первые цветные кинофотодокументы. Надо заметить, что вообще срок сохранности цветных кинодокументов в несколько раз мень­ше, чем чёрно-белых, вследствие нестойкости красителей цветного изображения.

Уже с момента изготовления кино- и фотоплёнки начинает­ся процесс их старения, происходят необратимые изменения важнейших эксплуатационных характеристик в результате сложных химических, физических и биохимических процес­сов. Некоторые цветные кинофильмы требуют дублирования уже через 5 лет.

Вместе с тем плёночный носитель является сравнительно долговечным материалом. Не случайно в архивной практике

м икрофильмы на чёрно-белой плёнке по-прежнему использу­ются для создания резервных копий наиболее ценных доку­ментов, поскольку могут храниться, по расчётам специалистов, не менее 500 лет.

Срок службы граммофонных пластинок определяется их механическим износом, зависит от интенсивности исполь­зования, условий хранения. В частности, пластмассовые диски (грампластинки) могут деформироваться при нагре­вании.

Для магнитных носителей (лент, дисков, карт и др.) харак­терна высокая чувствительность к внешним электромагнитным воздействиям. Они также подвержены физическому старению, изнашиванию поверхности с нанесённым магнитным рабочим слоем (так называемое «осыпание»). Ферромагнитный слой лент подвержен коррозии. Магнитная лента со временем рас­тягивается, в результате чего искажается записанная на ней информация. Связано это с физическим износом ленты в ре­зультате её соприкосновения с магнитной головкой в процессе считывания информации. Постепенно снижается намагничен­ность ленты, что приводит к сбоям. В результате гарантиро­ванный срок хранения информации на магнитной ленте со­ставляет всего лишь 30-40 лет.

То же самое происходит и с дискетами, поскольку магнит­ный слой флоппи-диска в процессе использования соприкаса­ется с головкой дисковода. Причём быстрее всего изнашивает­ся тот участок гибкого диска, на котором размещено «оглавле­ние», т. е. перечислены записанные файлы. Поэтому дискеты малопригодны для архивного хранения и нуждаются в перио­дическом (не реже чем раз в 5 лет) копировании записанной на них информации на новые дискеты.

Более долговечными являются жёсткие диски, ресурс кото­рых, согласно теоретическим расчетам производителей со­ставляет 250 тысяч часов (примерно 28 лет). Однако накопите­ли на жёстких магнитных дисках представляют собой элек­тромеханические устройства, а значит, чаще подвержены по­ломкам.

К настоящему времени имеется ряд технических разрабо­ток, способствующих увеличению надёжности и долговечности магнитных носителей. В частности, вакуумное напыление магнитных рабочих слоев обеспечивает высокую стабильность магнитных свойств, позволяя до минимума свести дефекты, связанные с инородными включениями. А нанесение алмазо-иодобных защитных покрытий позволяет обеспечить лучшую «щиту рабочего магнитного слоя.

Наиболее надежными и долговечными на сегодняшний день являются оптические носители информации — CD-ROM, CD-R, DVD. Срок их службы определяется не механическим износом, как у магнитных носителей, а химико-физической стабильностью среды, в которой они находятся. В отличие от магнитных дисков, оптические диски полностью независимы от внешних магнитных полей. Вместе с тем они также нужда­ются в оптимальном режиме хранения, т. е. в условиях ста­бильных комнатных температур и с относительной влажно­стью в пределах, установленных для магнитных лент. Для них противопоказаны чрезмерная влажность, высокая температура и резкие её колебания, прямые солнечные лучи, загрязнённый воздух. Подобного рода внешние воздействия могут изменить физические свойства диска, в частности прозрачность, разру­шить рабочий слой, т. е. разложить химический краситель, в котором выжигаются питы.

Оптическим дискам противопоказаны механические по­вреждения. К примеру, глубокие царапины на поверхности диска приводят к изменению угла отражения и неправильному отклонению лазерного луча при считывании информации. Лю­бая деформация оптического диска, например сгибание, делает невозможным считывание информации¹. При этом следует иметь в виду, что наиболее уязвимой является окрашенная сторона диска.

По оценкам специалистов, продолжительность жизни ком­пакт-дисков фабричного производства при условии их опти­мального хранения может составить 100 лет. Что же касается долговечности дисков, на которые информация записывается в д омашних условиях, то она во многом зависит от качества болванок и может быть крайне низкой.

Запись информации на диски CD-R представляет собой са­мый дешёвый и оперативный способ хранения больших ее объёмов. Подсчитано, что стоимость хранения 1 Мбайта на та­ком диске не превышает 0,4 цента, или в 35 раз дешевле, чем на флоппи-диске'.

В отличие от традиционных текстовых и графических документов, аудиовизуальные и машиночитаемые документы подвержены техническому старению, связанному с уровнем развития оборудования для считывания информации. Быстрое развитие техники приводит к тому, что возникают проблемы и порой труднопреодолимые препятствия для воспроизведения ранее записанной информации, к примеру, с фонографических валиков, пластинок, кинолент, поскольку выпуск оборудова­ния для их воспроизведения либо давно прекратился, либо действующее оборудование рассчитано на работу с матери­альными носителями, обладающими иными техническими ха­рактеристиками. В настоящее время уже трудно найти компь­ютер для считывания информации с флоппи-дисков диаметром 5,25 дюйма, хотя минули лишь считанные годы с тех пор, как­их вытеснили 3,5-дюймовые дискеты. Нет гарантии, что через 100 лет наши потомки найдут подходящее устройство для счи­тывания информации с компакт-дисков.

Внедрение в повседневность электронного документиро­вания привело к тому, что техническое старение дополнилось так называемым логическим старением, которое связано с содержанием информации, программным обеспечением и стандартами сохранности информации. Среди информатикой на этот счёт бытует шутка: «цифровые данные хранятся либо вечно, либо 5 лет— в зависимости от того, что наступит раньше». Современные технологии цифрового кодировании позволяют, по мнению учёных, сохранять информацию «практически вечно». Однако для этого необходима периодическая перезапись, в частности компакт-дисков, — через 10-25 лет. Во-первых, это дорого. А, во-вторых, компьютерная техника развивается настолько быстро, что имеет место нестыковка аппаратуры старых и новых поколений. Напри­мер, когда американские архивисты однажды решили озна­комиться с данными переписи населения I960 г., хранивши­мися на магнитных носителях, то выяснилось, что эту ин­формацию можно было воспроизвести лишь с помощью двух компьютеров во всём мире. Один из них находился в США, а другой — в Японии.

Техническое и логическое старение приводит к тому, что значительная масса информации на электронных носителях in пюзвратно утрачивается. В США оказалась утраченной, в частности, база данных, касающаяся программы НАСА по исследованию Сатурна в 1970-е гг. Чтобы не допустить подобного в Библиотеке Конгресса США образовано, в частности, специальное подразделение, где в рабочем состоянии содер­жатся все устройства для чтения информации с устаревших электронных носителей.

В настоящее время продолжается интенсивный поиск информационно ёмких и одновременно достаточно стабильных и экономичных носителей. Известно, к примеру, об экспериментальной технологии Лос-Аламосской лаборатории (США), которая позволяет записывать ионным пучком кодированную информацию в 2 Гбайт (1 млн. машинописных страниц) на отрезке проволоки длиной всего лишь 2,5 см. При этом прогнозируемая долговечность носителя оценивается в 5 тыс. лет при высокой износостойкости. Для сравнения: чтобы записать информацию со всех бумажных носителей Архивного Фонда Российской Федерации, потребовалось бы только 5 тыс. таких булавок, т. е. 1 ящик.

На одной из научных конференций, состоявшейся также и США, был продемонстрирован изготовленный из никеля «вечный диск» Rosetta. Он позволяет сохранять в аналоговом виде до 350000 страниц текста и рисунков в течение нескольких ты­сяч лет.

Активно ведутся работы по созданию компактных носите­лей информации с использованием нанотехнологий, работаю­щих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементон, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготов­ленный по такой технологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

Специалисты японской электротехнической корпорации Pioneer совместно с Национальным институтом неорганиче­ских материалов разработали носитель информации, позво­ляющий на основе принципиально новой технологии записы­вать более 20 двухчасовых видеофильмов на пластинку разме­ром с визитную карточку. Для новой разработки учёные ис­пользовали сплав, способный под воздействием света менять структуру на атомном уровне.

Стремительное развитие новейших информационных тех­нологий приводит, таким образом, к созданию всё новых, бо­лее информационно ёмких, надёжных и доступных по цене но­сителей документированной информации.

Тема 6

СВОЙСТВА И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Литература

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации. Требования к оформлению доку­ментов. М.: Госстандарт России, 2003.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Терми­ны и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Бирюков Б. В., Воробьёв Г. Г. Тезаурусный подход к коммуни­кативным процессам и документальная информация // Ин­формация и управление: философско-методологические ас­пекты. М.: Наука, 1985. С. 47-69.

Воробьёв Г. Г. Твоя информационная культура. М.: Молодая гвардия, 1988. —303 с.

Делопроизводство/Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.: Изд-во «МЦФЭР», 2004. 544 с.

Ефимов А. Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М.: Изд-во «Знание», 1978. 64 с.

Илюшенко М. П. Свойства документной информации // Секре­тарское дело. 1999. № 1. С.9-13.

Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В. Формуляр документа. М., 1986.86 с.

Католиков М. Г. Появление и развитие состава удостоверения документа (подпись и печать) // Секретарское дело. 2004. №4. С. 18-22.

Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974.80 с.

Кузнецова Т. В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. 2004. № 1.С. 34-42.

Мелик-Гайказян И. В. Информационные процессы и реаль­ность. М.: Наука, Физматлит, 1997. 191 с.

Острейковский В. А. Информатика: Учебник для вузов. М.: Высшая школа, 2001. 511с.

6.1. Свойства документированной информации

Свойства документированной информации — это качественные признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вооб­ще. Эти свойства также можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника инфор­мации, её приёмника и объекта или явления, которое она от­ражает.

Наряду с общими свойствами, документированная инфор­мация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документированная информа­ция обладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевое назначение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

Любая документированная информация имеет знаковую форму. Причём возможна запись информации на материаль­ный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе

г оворя, информация обладает свойством инвариантности, т. е. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным видам старения и возможности разрушения, что предопределяем ещё одно свойство — бренность документированной ин­формации.

Возможность размножения информации, передачи её с од­ного носителя на другой связана с таким свойством информа­ции, как транслируемость.

Следствие размножения — мультипликативность инфор­мации, т. е. возможность одновременного существования од­ной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документированной информации является её рассеяние. Будучи зафиксированной на материаль­ном носителе и отделившись таким образом от субъекта, ин­формация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности подчиняется определённым закономерностям.

С рассеянием документированной информации тесно свя­зано ещё одно её свойство — дискретность, заключающееся и возможности информации передаваться, храниться и исполь­зоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способст­вует рассеянию информации, а с другой— помогает оптими­зировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с после­дующим декодированием.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: полнота, полез­ность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документированной информации — её ценность, т. е. потребительская значимость, которая выра­жается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках определённой инфор­мационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками. При этом ценность документированной информации зависит прежде всего от степени её вовлечённости в сферу обществен­ною бытия человека. Отражая определенные социальные от­ношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от и изменений пространственно-временной, психологической среды его бытования.

Одна и та же информация может иметь различную цен­ность для разных потребителей. К примеру, сообщение о надвигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в сте­пи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего и шахте.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р.Л.Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документирован­ную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной ин­формации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, учёного, т. е. чис­ло ссылок на неё в течение года.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную не­определённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полез­ность информации — ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых кон­кретных условиях. Это — потенциальное свойство содейство­вать событию, которое ещё не произошло. Граница между по­нятиями полезности и бесполезности относительна, субъек­тивна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации .

Существенной характеристикой документированной ин­формации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и получен­ной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информа­ция никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксиро­вать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому все­гда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объ­ёма информации, предназначенной для потребления в управ­ленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и административных документов по­требителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он по­просту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать всё под­ряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего необходимо различать семантическую (смысловую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документированной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зависит от уровня его знаний в той области, с которой связана дана информация.

Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой-либо документированной информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаев такого рода избыточная информация, называемая ещё информационным шумом, приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюци­онным развитием, поскольку избыточными являются практи­чески все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40% (по другим данным до 60-70 %), во французском — 55 %. Лингвисти­ческая избыточность позволяет коммуниканту в процессе документирования более свободно оперировать словами, тер­минами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определённого раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное иремя воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кро­ме того, языковая избыточность способствует лучшему запо­минанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоми­нанию информации.

Будучи неотъемлемой составляющей человеческой деятeльности, документированная информация социальна по своей сущности, а следовательно, неизбежно содержит эле­мент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определённым образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. Реципиент также субъективно воспри­нимает документированную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности доку­мента.

С полнотой и субъективностью связана достоверность ин­формации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность'увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все­го от уровня его компетентности, от субъективизма в процесс сбора, обработки, оформления информации.

Проблема достоверности информации нередко бывает свя зана с преднамеренным её искажением— дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно ис­кажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её откло­нения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых

управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некото­рые авторы (Г. Г. Воробьёв) вообще полагают, что информа­ция — это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10% информации считается новой.

Понятие новизны также относительно. Одна и та же ин­формация, утратив новизну в оперативной среде, может ока­заться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т. е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации— её доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищённость— свойство документированной информа­ции, которое характеризует невозможность несанкциониро­ванного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т. е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной инфор­мации является её адекватность (определённость), т. е. со­ответствие отражённых в документе фактов, событий, пока­зателей самому объекту или явлению, а также задаче кон­кретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степе­ни адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Изучение свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практической документной деятельности, в действительно­сти тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретиче­ские проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифициро­ванных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки инфор­мации; при определении принципов и критериев её ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документированной информа­ции реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источ­ников.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства доку­ментированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

6.2. Информационные уровни документа

Одним из важнейших внутренних свойств информации яв­ляется объём, дающий возможность её количественного изме­рения. А без измерения, как известно, вообще невозможно на­учное познание. По словам знаменитого физика Макса Планка, существует лишь то, что можно измерить.

Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует универ­сальная мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой инфор­мационной системой, где каждый уровень имеет свои количе­ственные параметры. Есть физический уровень, синтаксиче­ский (знаковый), семантический (значимый), структурный. Иногда выделяют также прагматический, латентный и др. уровни.

Восприятие информации связано с её уровнем в документе. Учёные давно уже обратили внимание на трехступенчатость этого процесса. На первой ступени восприятие происходит на уровне знаков, символов, на второй ступени воспринимается только то, что осознаётся (в зависимости от тезауруса реципи­ента), на третьей ступени происходит отбор наиболее значи­мых для потребителя сведений.

Для определения количества информации необходимо прежде всего воспользоваться общенаучным методом измере­ния, т. е. прибегнуть к помощи метрологии. Поскольку доку­ментированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление об её объёме может дать физический уровень, т. е. натуральный (физический) объём, занимаемый информа­цией. Так, первоначальное представление о документах на бу­мажных носителях можно получить, измерив их по количеству листов (страниц) или же в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству книг в общественных и личных библио­теках, по числу единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измере­ния, как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, ко­личество фотографических кадров, видеокассет, дискет, опти­ческих дисков и т. п.

Физический объём письменных документов можно выра­зить в печатных листах. Печатный лист (печ. л.)—это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60x90 см. Использует­ся также понятие условного печатного листа (усл. печ. л.). В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70x90 см и др.) через специаль­ный коэффициент.

Информационный объём документа может быть выражен в учётно-издательских (уч.-изд. л.) и авторских листах (авт. л.). В этом случае осуществляется переход уже на синтаксический (знаковый) уровень. Учётно-издательский лист, также как и ав­торский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробе­лы между словами, или 700 строкам стихотворного текста, или 3000 см² графического материала (иллюстраций, карт и т. п.).

В информатике количество информации определяется с помощью двух стандартных единиц измерения: бит (один символ двоичного алфавита, т. е. двоичная цифра, используе­мая для кодирования любой информации) и байт. Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мега­байт (Мбайт) - 1024 Кбайт = 1048576 байт; {гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд. байт и т. д.

Отношение информационного объёма документа (синтак­сического уровня) к физическому объёму свидетельствует о компактности документа.

Однако физический объём документа, также как и количе­ство знаков в нём, т. е. синтаксический уровень не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным.

Действительно, с позиций метрологии нереально опреде­лить семантический уровень документа, поскольку измерению в данном случае подвергаются свойства социальных явлений и процессов, получивших отражение в документах. Измерением этих свойств занимается статистика, а в роли средств измере­ния выступают не технические устройства, позволяющие со­поставить измеряемую величину с эталоном, а те или иные со­циальные структуры. Функции измерительных устройств, ее поставляющих явления или процессы с мерой, выполняют, в частности, управленческие работники, социологи, юристы, экономисты, политики, журналисты.

В поисках наиболее эффективных путей измерения реаль­ного количества документированной информации предлагают­ся различные способы, используются разные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б. В. Бирюков, Г. Г. Воро­бьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного и какой-либо информационный объём (в книгу, газету, офици­альный документ и т. п.), вводится понятие информационна» ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, т. е. количество новой для данного потребителя информации, обозначается понятием информа­тивность документа.

Содержание всей информации в определённой информа­ционной системе называется «тезаурус» (от греч "thesauros" — запас). «С точки зрения информативности те­заурус каждого сообщения делится на три части: 1) основ ная информативность — то, что дано и что получено; 2) по­тери информативности — то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бес­полезная (избыточная) информация— информационный шум». В ряде случаев избыточность информации создаётся преднамеренно, чтобы повысить вероятность доведения её до потребителя, в частности, в учебной литературе, но осо­бенно — в рекламе, в агитационно-пропагандистской доку­ментации.

Приёмник информации (реципиент) также имеет свой тезaypyc, который отличается от тезауруса документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность— то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информатив­ность— то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалифика­ции; 3) сложная ассоциативная информативность — то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк.

Без ассоциативной информативности невозможен творче­ский процесс во многих областях человеческой деятельности. Использование языка ассоциативных понятий позволяет существенно повышать информационную ёмкость документа. Потребитель обычно получает извне лишь определённую часть информации. Она «играет роль возбудителя, вызывающего подрастание информации внутри сознания получателя». М. Лотман). Поэты, писатели, художники, работая над своими произведениями, практически всегда рассчитывают на наличие у своих будущих читателей простой ассоциативной информативности. Достаточно вспомнить басни И. А. Крылова, где героями выступают животные, но в действительности автор имеет в виду людей, высмеивая именно их недостатки. Читатель об этом догадывается, получая, таким образом, информацию, которую автор не дал, но предполагал. «Когда я пишу,— отмечал в этой же связи А.П. Чехов,— я вполне рассчитываю на читателя, полагая, что недостающие в рассказе субъективные элементы он подбавит сам». Без сложной ассоциативной информативности немыслимы эффективное развитие научных исследований, появление открытий и изобретений.

Цифровая оценка информативности осуществляется путем составления двух списков дескрипторов (от англ. "descry" распознавать), т. е. значимых слов или словосочетаний, несу­щих смысловую нагрузку и нередко именуемых ключевыми словами. В первый список помещаются все дескрипторы до­кумента, а во второй— дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.

Подобный метод часто используется на практике. В част­ности, в 1950-е гг., вскоре после смерти И. В. Сталина, запад­ные специалисты-советологи на основе количественного ана­лиза опубликованных в газете «Правда» статей обнаружили резкое снижение числа упоминаний о «вожде всех времён и народов». На этом основании аналитики пришли к выводу, что преемники Сталина стремятся дистанцироваться от него. И действительно, вскоре на XX съезде КПСС лидер правящей партии Н. С. Хрущёв выступил со знаменитым докладом о ра­зоблачении культа личности Сталина и его последствий.

Отношение информационной ёмкости к информационному объёму (к синтаксическому уровню) называется информаци­онной плотностью документа. Чем больше количество деск­рипторов в единице объёма, тем, следовательно, плотнее текст

документа.

Информационная плотность зависит от языка. К примеру, текст на английском языке обычно более плотный, чем на не­мецком. Причём статья, напечатанная в США, отличается большей плотностью, чем в Великобритании.

На информационную плотность влияет также стиль, вы­бранный для конкретного документа или присущий данной оч расли знания, либо характерный для данного жанра, в данном органе печати или у данного автора. Тезисы какого-либо сообщения, доклада имеют большую плотность, нежели сам опубликованный доклад. Документы технического, естественно-научного, делового содержания обладают большей плотностью, чем гуманитарные. Математик, физик, биолог, инженер пишут более плотно, чем философ, политолог или историк.

Документированную информацию малой плотности можно быстро и легко просматривать, тогда как документы с относительно большой плотностью требуют чтения целиком. Вдоба­вок следует иметь в виду, что в больших произведениях плот­ность изменяется от начала к концу документа. Медленно воз­растая и достигая максимума приблизительно к концу первой трети объёма, плотность документированной информации идёт затем на убыль и перед концом достигает минимума. Однако в самом конце происходит резкий её рост за счёт заключения, выводов.

Кроме того, информационная ёмкость и информативность документа зависят от структуры, степени формализации и т. п.

6.3. Структура документированной информации. Реквизиты и формуляр документа

Одним из важнейших внутренних свойств информации яв­ляется её организация, структура. Структурный уровень до­кументированной информации также имеет свои параметры, свои количественные характеристики.

По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы:

1. логически неупорядоченный набор сведений (данные);

2. логически упорядоченный набор данных.

К примеру, попыткой логически упорядочить имеющую­ся основную информацию в области документоведения яв­ляется данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы и, кроме того, содержит такие сведения, как обозначение автора, заглавие, подзаголовочные данные, аннотацию, место и год издания, знак охраны авторского права и другие.

Повышение уровня внутренней организации любой доку­ментированной информации улучшает её восприятие, позволя­ем лучше реализовать её функциональное предназначение, жономит время потребителя, влияет на эффективность прини­маемых решений. На практике это достигается, в частности, в процессе формализации документированной информации пу­тём использования стандартных форм документов, унифика­ции текстов и т. п.

Любой документ состоит, таким образом, не просто из на­бора отдельных элементов, но из элементов, более или менее упорядоченных, позволяющих его идентифицировать. В офи­циальном, служебном документировании для обозначения та­ких элементов используется термин «реквизит» (от лат. "requisitum" — требуемое, необходимое).

Впервые термин «реквизит» в отечественное администра­тивное документоведение был введён в 1960 г. К. Г. Митяевым, перенявшим его из бухгалтерской документации. В свою оче­редь, в финансовое делопроизводство России этот термин попал из средневековой Италии через Германию во второй половине XIX столетия. На первых порах расширенное толкование тер­мина «реквизит» встретило неприятие со стороны ряда совет­ских специалистов в области исторического источниковедения и дипломатики. Однако в течение нескольких последующих деся­тилетий он прочно вошёл в научный и практический обиход, прежде всего в сфере документационного обеспечения управле­ния. В книговедении, библиотечном, издательском деле и смеж­ных с ними областях для идентификации документированной информации (книг, брошюр и т. д.) используется обычно термин «выходные сведения», представляющий собой важнейшую со­ставляющую другого понятия — «аппарат издания». В настоя­щее время некоторые документоведы (Н. Н. Кушнаренко) стали распространять понятие реквизита и на эти сферы информационно-документационной деятельности, разделив реквизиты (в том числе выходные сведения) на:

• реквизиты-основания (содержат числовые сведения — тираж, дата, номер, цена и т. п.) и

• реквизиты-признаки (автор, адресат, название, эмблема

организации и т. п.).

Каждый из составных элементов документа непосредст­венно связан с основными функциями и свойствами докумен­тированной информации.

Поскольку информация фиксируется кем-либо на матери­альном носителе с определённой целью, постольку она всегдаимеет автора. Авторство является важнейшим признаком (ре­квизитом) документа.

В делопроизводственной деятельности принято стандарти­зованное определение понятия автора. В соответствии с дейст­вующим ГОСТом терминов и определений, автор официально­го документа — это «физическое или юридическое лицо, соз­давшее документ».

Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Коллективный автор мо­жет состоять порой из многих сотен лиц, к примеру, автор ка­кого-либо федерального закона РФ, проект которого разраба­тывается юристами, обсуждается и принимается депутатами Государственной Думы и Совета Федерации.

Авторство может соответствовать подписи, если автор объ­являет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем). По мнению Р. Барта, «фигура автора принадлежит новому времени; по-видимому, она фор­мировалась нашим обществом по мере того, как с окончанием средних веков это обстоятельство стало открывать для себя... достоинство индивида, или, выражаясь более высоким слогом, «человеческой личности»".

Действительно, если обратиться к сфере российского дело­производства, то у нас в стране официальные, деловые докумен­ты стали регулярно подписываться авторами только с начала XVIII века, т. е. с эпохи Петра I. До этого авторская подпись также имела место, но ставилась эпизодически, либо только в отдельных видах документов, в частности, в актах феодального землевладения и хозяйства, в челобитных, в «расспросных ре­чах» (допросах). В служебных документах до XVIII века автор обычно обозначался в начале или в конце текста, т. е. этот рек­визит не выделялся в качестве самостоятельного элемента.

С давних времён многие авторы литературных произведе­ний зашифровывали свои фамилии или заменяли их другими, выдуманными. К примеру, псевдонимами являются имена та­ких классиков мировой литературы, как Хайям, Мольер, Стен­даль, Марк Тзен, Льюис Кэрролл, О. Генри; российских писа­телей и поэтов: Козьма Прутков, Андрей Белый, Горький, Гай­дар, Ильф. Вымышленными именами и фамилиями подписы­вали свои статьи и книги многие журналисты, политические и общественные деятели: М. Кольцов, Т. Тэсс, Ленин, Мартов,Троцкий и др.

Одной из причин, которая заставляла авторов скрываться за псевдонимами, была необходимость обеспечения личной безо­пасности в условиях сложной политической ситуации в той или иной стране. «Псевдоним писателя, — отмечал известный русский журналист А.Амфитеатров в 1904г.,— есть орудие самообороны, едва ли не единственное, несколько охраняющее свободу писательской личности от прямого давления общества и государства там, где не существует свобода печати» .

В результате библиографам и литературоведам приходится заниматься атрибуцией, т. е. установлением подлинного имени автора. Составляются и издаются специальные словари псев­донимов и анонимов. Первым изданием такого рода был труд И. Суареса, называвшийся «О подписях и знаках, под коими скрыты истинные имена». В настоящее время такого рода сло­вари имеются едва ли не во всех развитых странах. В частно­сти, семитомный английский словарь псевдонимов содержит

около 60 тысяч имён.

В России первым собрал и опубликовал сведения об авто­рах произведений, вышедших анонимно или под псевдонима­ми, один из основоположников русской библиографии В. Сопиков в своей книге «Опыт российской библиографии», вышедшей в начале XIX века. Первое полное издание «Слова­ря псевдонимов русских писателей, учёных и общественных деятелей» было осуществлено в СССР в 1936-1960 гг. В нём раскрыто около 50 тыс. имён.

Псевдонимы широко используются в деятельности спец­служб различных государств мира. В частности, псевдонимами подписывают свои сообщения агенты, информаторы и другие секретные сотрудники в системе органов внешней разведки, госбезопасности, внутренних дел.

Авторами официальных документов, начиная с XIX века, стали считать учреждения, организации, предприятия, по­скольку должностные лица, которые подписывают такого рода joKyMeHTbi, выступают лишь представителями этих учрежде­ний. Вместе с тем авторами служебных документов могут быть и отдельные лица. С XIX века появились бланки официальных документов для обозначения (идентификации) их авторов. Бланки служили, главным образом, для написания писем.

В структуре управленческой документированной информа­ции важным элементом (реквизитом) и одновременно документообразующим признаком является наименование вида до­кумента (приказ, справка, заявление и т. п.), позволяющее по­лучить начальное, самое общее представление о документе, его правовой значимости.

В древности документы не разделялись на виды, а загла­виями зачастую служили первые слова текста. В российском делопроизводстве наименование вида документа на первых порах обозначалось, как правило, в самом тексте, т. е. до XVIII века существовали в основном так называемые «безза­главные» документы. Число видов документов было невелико. Как правило, для обозначения и официальных, и частных до­кументов использовался универсальный термин «грамота».

С XVIII столетия наименование вида служебного документa стало оформляться отдельным реквизитом над текстом. По­степенно количество видов документов росло. В частности, во шорой половине XIX века появилось немало новых видов в связи с переходом России на рельсы рыночной экономики, а мкже вследствие появления новых средств связи, способов и средств документирования (телеграмма, телефонограмма, сте­нограмма и др.).

С приходом к власти большевиков видовой состав служебных документов претерпел существенные изменения. Ушли в прошлое многие традиционные виды документов (рескрипты, отношения, прошения и т. п.) и вместе с тем появились новые (мандат, декрет, заявление и др.). Основные виды и разновид­ности документов дореволюционного и советского периодов приведены в «Кратком словаре видов и разновидностей доку­ментов» (М., 1974).

Видовой состав управленческой документации продолжает изменяться и в наши дни. Так, в постсоветский период широ­кое распространение получили такие виды документов, как ре­зюме, контракт, поручение и др.

К настоящему времени исторически сложилась определён­ная видовая совокупность управленческих документов, в кото­рой каждому из них отводится своё место. В конечном счёте, видовое разнообразие документации отражает соответствую­щие потребности государства и общества, особенности управ­ления разными видами и уровнями человеческой деятельности. К числу важнейших элементов и признаков документиро­ванной информации относится датирование документа. Да­та— это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты

различают:

• точные (время создания документа указывается точно);

• приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т. п.);

— вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов,анализа внешних признаков документа и т. д.).

В изданных документах важную роль играют выпускные данные — вид бумаги, способ печати, объём издания, тираж, цена, название и адрес издательства и др. Основные элементы выходных сведений печатных изданий определяются Государ­ственным стандартом. Подобный ГОСТ существует и для электронных изданий².

Имеется значительное количество и других реквизитов, причём их состав и расположение существенно отличаются у разных видов документов. К примеру, наборы элементов вы­ходных сведений газеты, журнала, книги заметно отличаются друг от друга и, в свою очередь, мало похожи на состав рекви­зитов управленческого документа.

Совокупность отдельных элементов документированной информации (реквизитов) составляет формуляр документа. Поскольку набор реквизитов и их расположение в документах различны, постольку и формуляры у разных родов, типов и ви­дов документов имеют существенные отличия.

Элементы документированной информации (реквизиты) позволяют, таким образом, идентифицировать эту информа­цию, определить её социальный статус, способствуют защите документированной информации от искажений и фальсифика­ции, помогают в поиске нужной информации.

В последнее время в связи с активным использованием компьютерных технологий в теории и практике работы с элек­тронными документами и ресурсами всё более широкое при­менение находит термин «метаданные». В соответствии с ме­ждународным стандартом ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией» метаданные опре­деляются как «данные, описывающие контекст, контент (со­держание) и структуру документов, а также управление доку­ментацией в течение времени». Иначе говоря, под метаданны­ми понимаются структурированные данные о данных, позво­ляющие идентифицировать документированную информацию (ресурсы), осуществлять её обработку, хранение, поиск. Большинством компьютерных программ ряд метаданных соз­даётся автоматически, вместе с файлами.

К настоящему времени в разных странах разработано мно­жество систем метаданных. Эти системы являются, в частно­сти, важнейшей составляющей электронных библиотек. Колич ество элементов в системах метаданных специалистами опре­деляется по-разному. Однако не менее полутора десятков ос­новных данных являются общеиспользуемыми, составляя ядро всех метаданных. Этот универсальный набор (схема) из 15 элементов описания цифровых объектов под названием «Дублинское ядро» (по названию г. Дублин в штате Огайо, где состоялась первая рабочая встреча его создателей) вошёл в международный стандарт ISO 15836:2003 Information and documentation — The Dublin Core metadata element set. Он включает следующие основные метаданные:

1. Заголовок.

2. Автор.

3. Предмет (тема, обычно выраженная при помощи ключе­вых слов, ключевых фраз, классификационных кодов).

4. Описание (изложение содержания ресурса— оглавление, реферат, ссылка на графическое представление содержания и др.).

4. Издатель.

5. Соисполнитель.

6. Дата (создания, публикации, выпуска, изменения, срока

действия, доступности).

8. Тип ресурса — категория (жанр).

9. Формат (размер или продолжительность, материал или физический носитель, программное, техническое обеспечение и другое оборудование, необходимое для работы с ресурсом).

10. Идентификатор (текстовое или цифровое уникальное обозначение ресурса).

11. Источник (ссылка на источник, из которого извлечём

данный ресурс).

12. Язык.

13. Связи— отношение, ссылка на родственный ресурс (является версией, имеет версию, является частью, имеет часть, является форматом, имеет формат и т. п.).

14. Охват (характеристики местонахождения и временной продолжительности ресурса),

15. Права (право на копирование и использование инфор­мации данного источника)¹.

В ряде развитых стран мира (Канада, Великобритания, Ав­стралия и др.) приняты национальные государственные стандарты метаданных, в большинстве своём основанные на Дуб­инckom ядре. В перспективе областью применения Дублин­ского ядра может стать вся сеть Интернет.

6.4. Формуляр служебного документа и его элементы. Юридическая сила документа

В делопроизводстве и архивном деле, объектом которых является преимущественно официальная, управленческая документация, понятия «реквизит документа» и «формуляр документа» стандартизованы. В соответствии с действую­щим в нашей стране ГОСТ Р 5114-98, реквизит документа это «обязательный элемент оформления официального документа», а формуляр документа— «совокупность реквизитов, расположенных в документе определённым образом».

Количество реквизитов, также как и их состав, зависят прежде всего от вида документа и системы документации. Для не юго ряда документов, выдаваемых органами государствен­ной власти и государственного управления, состав реквизитов . i иповлен в законодательных и нормативных актах (для пас­порта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и i д.). Примером может служить принятое 8 июля 1997 г. По-становление Правительства РФ «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ, образца бланка и описания паспорта гражданина РФ».

Реквизиты в официальном документе, как правило, имеют, определённое место, т. е. расположены в определённой последовательности.

Формуляр официального документа стал складываться ещё в Междуречье несколько тысяч лет назад. В 2000 г. до Р. X. был принят закон, в соответствии с которым все деловые операции должны были фиксироваться на материальном носителе (глиняных табличках) и удостоверяться сторонами и свидетелями. Постепенно реквизиты были унифицированы и стали едиными для такого рода документов. В их состав входили: текст, дата, печать, подписи свидетелей и клятва.

Подпись и печать широко использовались в процессе доку­ментирования в Древнем Египте и в Римской империи. Упо­минания об этих реквизитах встречаются на страницах Библии. Правда, подпись в те времена представляла собой не фамилию или инициалы, как в наши дни, а собственноручно простав­ленные в вольной форме разрешительные либо запретитель­ные формулировки на документе (к примеру, «одобряю», «возражаю» и т. п.).

Печать использовалась для удостоверения подлинности до­кумента, для защиты его от подделок. Печати в древности из­готавливались из металла, камня, дерева. В частности, широ­кое распространение имели свинцовые, золотые, серебряные печати. Использовались печати в кольцах. Знатные римляне обычно имели при себе печать в виде перстня на пальце. Часто печати носили на шее, благодаря прикреплённому к ним шнурку. Наряду с прикладными, существовали печати вислые, которые привешивались к удостоверяемому документу снизу. В случае отсутствия под рукой печати, вместо неё могли ис­пользовать отпечаток ногтя или кромки платья. В эпоху Воз­рождения получил развитие такой вид печати как штемпель (в настоящее время вместо него чаще всего используются товар­ный знак и экслибрис).

В эпоху античности сложился в основных чертах и сам формуляр документа — так называемая латинская схема или условный формуляр. Латинская схема была достаточно слож ной и громоздкой. Она, в частности, включала следующие структурные части документа:

• invocatio (посвящение Богу);

• intitulatio (обозначение лица, от которого исходит доку­мент);

• inscriptio (обозначение адресата);

• salutatio (приветствие);

• prologus (преамбула);

• notificatio, publicatio (публичное объявление);

• narratio (изложение обстоятельств дела);

• sanctio (запрещение нарушения документа);

• corroboratio (сведения об удостоверительных знаках до­кумента);

• datum (место и время выдачи);

• apprecatio (заключение = благопожелание).

Кроме того, в документе имелась удостоверительная часть в виде подписи либо субскрипции.

Нетрудно заметить сходство этой схемы с современными формулярами официальных документов. Дело в том, что скор­ректированный и упрощённый вариант латинской схемы или условного формуляра впоследствии, в эпоху Средневековья и Нового времени, стал использоваться в западноевропейских странах, откуда, в свою очередь, перешёл в основе своей в рос­сийское делопроизводство.

На первых этапах становления и развития российского де­лопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, т. е. документ являл собой единый текст. Лишь к XVIII веку происходит обретение отдельными рекви­зитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности, в качестве отдельных, самостоятельных элементов формуляра стали оформляться: наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько видов формуляра документа: индивидуальный, типовой, формуляр-образец. Так, если индивидуаль­ный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документов. К примеру, в типовой формуляр заявления входят шесть обязательных реквизитов: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись и дата.

Формуляр официального документа является объектом унификации и стандартизации. В результате появились так на­певаемые формуляры-образцы документов. Формуляр-обра

зец— это «модель построения документа, устанавливающа область применения, форматы, размеры полей, требовании к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Причём расположение реквизитов в формуляре-образце учи­тывает последовательность операций по составлению, оформ­лению, обработке и дальнейшему использованию документа.

Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предна­значается для определенной системы документов. Например, ещё в советский период был разработан формуляр-образец для системы организационно-распорядительной документации, со­стоявший из 26 реквизитов (ГОСТ 6.39-72). В сменившем eго стандарте 1990 г. был определён 31 реквизит. А в новом рос­сийском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003), принятом в 2003 г. содержится 30 реквизитов.

Наряду с уже отмеченными ранее реквизитами, такими как подпись, дата, наименование вида документа и некоторыми другими, в формуляре-образце нашёл отражение также целый ряд других. В частности, для обозначения автора документа установлены следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

• код организации (по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий);

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

• наименование организации (в соответствии с наимено­ванием, закреплённым в её учредительных документах), а так­же наименование структурного подразделения в случае, если оно является автором документа. Над наименованием органи­зации должно быть указано сокращённое или полное наимено­вание вышестоящей организации;

• справочные данные об организации (указываются только в служебных письмах): индекс предприятия связи; почтовый,телеграфный, электронный адрес; номер телефона, телетайпа, факса, телекса;

— место составления или издания документа. Наличие или отсутствие основных реквизитов оказывает непосредственное влияние на правовой статус документиро­ванной информации, юридическую силу официального доку­мента. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил докумен­тирования может иметь соответствующие правовые последст­вия. Так, достоверность документированной информации должна быть подтверждена удостоверением документа, т. е. подписью, печатью, грифом утверждения.

До XVIII века официальные документы в российском дело­производстве обычно подписывались дьяками и подьячими. Затем свои подписи на документе стали оставлять их авторы, в частности Пётр I. В настоящее время наличие подписи в офи­циальном документе обязательно. При этом в состав подписи входят: наименование должности, личная почлись и её рас­шифровка.

Для официальных документов обязательно указание даты их создания. 'Это необходимо для правовой оценки содержа­щейся в них информации, а также для оценки отношений, воз­никающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с вы­ражением в документе воли органа управления. Если в доку­менте хотя бы на один день смещена дата, это может стать ос­нованием для признания незаконными фактических отноше­ний, даже если они сложились на основе информации, имею­щей правовое значение.

В настоящее время в условиях расширения электронного до­кументооборота изменилось и оформление ряда реквизитов. С середины 1990-х гг. в различных странах мира (США, Австра­лия, Германия и многие др.) приняты специальные законы, в со­ответствии с которыми удостоверение подлинности документа может осуществляться с использованием электронных техноло­гий. В нашей стране также принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (10 января 2002 г.). Это озна­чает, что отныне цифровой подписью можно подтверждать дос­товерность самой различной информации, передаваемой с по­мощью информационных и телекоммуникационных систем.

Цифровая подпись — это специальный набор цифровых и буквенных символов, т. е. в большинстве таких подписей ис­пользуется метод шифрования. В Законе РФ «Об электронной цифровой подписи» она определена как «реквизит электронно­го документа, предназначенный для защиты данного элек­тронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использо­ванием закрытого ключа электронной цифровой подписи и по­зволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информа­ции в электронном документе». В этом законе впервые в рос­сийском законодательстве предпринята попытка отказаться от реквизита «печать», заменив его определённым видом подпи­си, приемлемой для данного носителя, в частности, электрон­ной цифровой подписью. Такая подпись в соответствии с зако­ном обладает уже свойствами двух реквизитов: «подпись» и «печать». Это вполне соответствует отмеченной специалиста­ми тенденции к слиянию в будущем реквизитов «подпись» и «печать» в один, который станет универсальным средством идентификации как документа, так и личности.

Однако печать по-прежнему остаётся одним из важнейших реквизитов официального документа. В настоящее время в российском делопроизводстве используются печати двух ви­дов: гербовые и простые. Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла, использующееся с конца XV века, т. е. с момента образования Российского цен­трализованного государства. Гербовые печати ставятся на до­кументах, требующих особого удостоверения: связанных с по­лучением денег или материальных ценностей, на договорах, на документах, удостоверяющих личность, и др. Простые печати используются, главным образом, для внутренней документа­ции учреждений, организаций, предприятий (для удостовере­ния размноженных экземпляров распорядительных докумен-

гов, справок, пропусков и т. п.). В отличие от гербовых печа-iefi, имеющих круглую форму и стандартные размеры, про­стые печати могут быть различной величины, а по форме — не юлько круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.

Особым способом удостоверения официального документа после подписания является его утверждение. Этот реквизит санкционирует распространение действия документа на под­чинённые органы, должностных лиц или граждан.

Следует заметить, что юридическая сила документа зависит не только от надлежащего его оформления, но также от со­блюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базирует­ся на действующем законодательстве, которое придаёт бес­спорность, обязательность документа для того круга лиц, ко-юрые будут основывать на нём свои действия.

Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т. е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный не­компетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет счи­сться законным.

Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила доку­мента— это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавше-i о его органа и установленным порядком оформления»¹.

Кроме основных реквизитов, непосредственно влияющих па юридическую силу документа, он обычно содержит также рчд технологических реквизитов. К их числу относятся: отмет­ка о поступлении документа в организацию, регистрационный помер документа, отметка о контроле, отметка об исполнителе, о i метка о наличии приложения, идентификатор электронной копии документа и некоторые другие. Для электронных доку­ментов технологические реквизиты являются ещё и необходи­мым условием доступа к содержащейся в них информации. .'1ля таких документов наиболее важными технологическими

реквизитами являются, в частности, формат записи его источ­ника, а также значение хэш-функции.

В настоящее время в ряде стран мира разработаны и вво­дятся в действие стандарты делопроизводственных метадан­ных, основной набор которых включает элементы, обычно именуемые в РФ реквизитами. В мае 2004 г. Международной организацией по стандартизации принята первая часть стан­дарта ИСО 23081, устанавливающего требования к основным категориям делопроизводственных метаданных в управленче­ской деятельности. Следует отметить, что тематически ориен­тированные метаданные разработаны также применительно к другим категориям цифровых объектов, в частности музей­ным.

П лешкевич Е. А. Понятие «реквизит документа»: к постановке вопроса // Делопроизводство. 2005. № 1. С. 15-24; Рысков О. И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации // Делопроизводство. 2004. № 4.

С. 42-46. Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Международные стандарты

на документацию. Переписка с зарубежными партнёрами //Секретарское дело. 1999. № 4. С. 7-16.

7 .1. Понятие текста документа

Важнейшим документообразующим признаком является текст (от лат. texstus -— связь, ткань). В официальных докумен­тах — это основной реквизит формуляра.

Существует множество определений понятия текста. В се­миотике, рассматривающей текст в самом широком смысле, — это «любое произведение духовной культуры или предмет, созданный в процессе материального производства»¹. Однако в отдельных, особенно прикладных дисциплинах, понятие тек­ста ограничено, будучи подчинено решению их специфиче­ских задач. К примеру, в лингвистике под текстом понимается внутренне организованная последовательность отрезков пись­менного произведения или записанной либо звучащей речи, относительно законченной по своему содержанию и строению. В полиграфии текстом считается основная часть печатного на­бора (без иллюстраций, чертежей, таблиц). Текст официально­го документа, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроиз­водство и архивное дело. Термины и определения», это «ин­формация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа».

Однако для документоведения как обобщающей науки о документе подобные определения понятия текста не вполне пригодны, поскольку либо чрезмерно расширяют, либо, напро­тив, неоправданно его сужают. В документоведении текст рас­сматривается как связная, последовательно «сотканная», за­ключающая определённый смысл совокупность различных зна­ков (выразительных средств), как языковых, так и неязыко­вых. Иначе говоря, в понятие текста документа включаются не только письменные, но также и графические, изобразительные тексты, фотографии, тексты музыкальных произведений и т. д.

Любой текст является моделью того или иного реального объекта, явления, события. В этом смысле текст является зна­ком. Известный отечественный учёный-литературовед Ю. М. Лотман, к примеру, отождествлял художественное про­изведение с отдельным знаком. В свою очередь, знак являет собой свёрнутый текст. В результате, по сло­вам А. В. Соколова, «вырисовывается семиотический конти­нуум — последовательность плавно переходящих друг в друга знаков, символов, текстов, документных потоков, дискурсов. Классическим ггримером континуума является цветовой спектр, где один цвет незаметно переходит в другой и невоз­можно установить границу между голубым и зелёным, крас­ным и оранжевым цветами».

В то же время между понятиями «знак» и «текст» сущест­вуют различия: «Текст есть отдельный знак или (как правило) упорядоченное множество знаков, объединённых единством замысла коммуниканта и в силу этого обладающих глубинным смыслом. Именно отсутствие глубинного смысла разделяет текст и знак»¹.

Художественные, научные, публицистические и иные тек­сты являют собой сложный монолог автора, предстающего в качестве своеобразного посредника между реальной действи­тельностью и её моделью (текстом). Каждый автор проникает на разную глубину исследуемого явления, актуализирует раз­ные его качества и стороны, использует различные вырази­тельные средства для отображения и передачи социальных смыслов, в зависимости от своих способностей, уровня профессионализма, ценностной ориентации. В результате тексты разных авторов, посвященные одному и тому же реальному событию или явлению, имеют, как правило, существенные от­личия.

В рамках документа, являющегося сложной системой, текст представляет собой важнейшую информационную подсистему. В свою очередь, по отношению к составляющим его элемен­там — смысловым единицам — сам текст также может рассмат­риваться в качестве относительно самостоятельной системы.

В изучении текста используются различные подходы: грамматический анализ текста, культурологический, коммуни­кативный, структурный, типологический, категориальный.

Текст как семиотическая система изучается специальными научными дисциплинами: текстологией, герменевтикой и по­этикой. Так, текстология занимается комментированием со­держания текста и определением его принадлежности той или иной исторической эпохе, конкретному автору. К примеру, текстологи на протяжении уже нескольких столетий пытаются выяснить время создания знаменитого памятника древнерус­ской литературы «Слова о полку Игореве» и решить проблему его авторства. В настоящее время при анализе текстов широко используется метод частотного анализа с помощью компью­терных программ обработки. Он основан на различном упот­реблении разными авторами в своих текстах отдельных языко­вых единиц, в частности предлогов и частиц.

Предметом герменевтики является толкование текста. На первых порах она занималась истолкованием древних текстов, выяснением их первоначального смысла, отчасти утраченного вследствие их давности или недостаточной сохранности мате­риальных носителей. Интерпретация текстов базируется на со­вокупности принципов, в числе которых грамматическое ис­следование языка, изучение исторических реалий, обусловив­ших появление документа, и т. д.

В задачу поэтики входит изучение искусности построения текста, главным образом художественного, его структуры и композиции .

Будучи своеобразной системой, вовлечённой в социальную коммуникацию, каждый конкретный текст, в свою очередь, яв­ляется элементом иной, более сложной системы. Дело в том, что ни один текст не возникает на пустом месте, он обязатель­но так или иначе связан с уже имеющимися текстами, опирает­ся на них. Эта многомерная связь отдельного текста с другими текстами называется интертекстуальностью (иногда для её обозначения используют термин экстралингвистический кон­текст). Она присуща не только всем словесным (вербальным) текстам, но также и произведениям изобразительного искусст­ва, кинематографа и т. п.

Интертекстуальность прослеживается, во-первых, по линии содержания, поскольку автор неизбежно использует в качестве основания, предпосылок, условий создаваемого им текста эле­менты знаний, термины, понятия и т. п. из других текстов, у других авторов. Опираясь на них, он создаёт новые знания.

Во-вторых, любой автор вольно или невольно опирается на какие-то свои более ранние тексты, развивает, уточняет ранее сделанные выводы, суждения, что даёт основания рас­сматривать всю совокупность текстов того или иного автора как единую систему, состоящую из отдельных подсистем-текстов.

В-третьих, связь отдельного текста с другими текстами на­блюдается по линии жанрово-стилистических особенностей и структуры. Значительная часть современных текстов имеет так называемый «ансамблевый» характер построения, т. е. вклю­чает в себя или непосредственно граничит с другим текстом — иным по своей жанровой природе. Этим другим текстом могут быть цитаты, примечания, комментарии, приложения, библио­графия и т. д.

В-четвёртых, по линии формально-знакового выражения интертекстуальность проявляется во включении в какой-либо конкретный текст других текстов или их фрагментов, пред­ставляющих собой информацию, зафиксированную в иной знаковой системе (например, включение в словесный текст фотографий, рисунков, географических карт и т. п. или, напро­тив, сопровождение графических документов, чертежей сло­весными пояснениями). Наконец, нужно иметь в виду, что каждый текст на уровне социума в той или иной степени связан с содержанием и фор­мой в целом социальной информации, отражённой всеми фор­мами общественного сознания — наукой, религией, искусст­вом и т. п. В этом отношении текст оказывается включённым в широкий информационный контекст той или иной историче­ской эпохи. Именно текст прежде всего и главным образом выражает социальную сущность документа.

Типы межтекстовых связей могут быть самыми разнооб­разными. К числу наиболее распространённых относятся цита­ты и ссылки. Цитаты представляют собой фрагмент текста-источника, интегрированный в текст-носитель. Цитаты делятся на первичные и вторичные. Первичные цитаты заимствуются непосредственно из первоисточника. Вторичные — опосредо­ваны и берутся из текстов, в которых данный фрагмент сам яв­ляется цитатой. Ссылками называется такой тип интертексту­альной связи, при котором во вторичном тексте помещается указание на какой-либо формальный признак текста-источника (авторство, название документа, номер страницы и т. п.).

В последнее время, в связи с развитием сети Internet проис­ходит дальнейшее размывание границ текста, в результате ко­торого он лишается законченности и закрытости, становится ещё более внутренне неоднородным, множественным, безгра­ничным, сопровождающимся деперсонализацией его автора. Не случайно сеть Internet иногда называют «великим интер­текстом эпохи постмодерна».

Один из теоретиков постмодернизма Р. Барт дал следую­щее определение понятий «интертекстуальность» и «интер­текст»: «Каждый текст является интертекстом; другие тексты присутствуют в нём на различных уровнях в более или менее узнаваемых формах: тексты предшествующей культуры и тек­сты окружающей культуры. Каждый текст представляет собой новую ткань, сотканную из старых цитат. Обрывки культур­ных кодов, формул, ритмических структур, фрагменты соци­альных идиом и т. д. — все они поглощены текстом и переме­шаны в нём, поскольку всегда до текста и вокруг него сущест­вует язык. Как необходимое предварительное условие для лю­бого текста интертекстуальность представляет собой общее поле анонимных формул, происхождение которых редко мож­но обнаружить, бессознательных или автоматических цитат, даваемых без кавычек».

Интертекстуальность наиболее характерна для нехудожест­венных, функциональных литератур, поскольку художествен­ной литературе присущ целостный тип произведения.

7.2. Функциональные особенности текстов письменных документов

Многообразие способов отображения реальной действи­тельности (литература, живопись, фотография, кино, телеви­дение и др.) обусловило появление и развитие у каждого из них своего особого языка. Без знания особенностей этих язы­ков трудно, а порой и невозможно более-менее адекватно вос­принимать те или иные тексты, прежде всего художественных произведений. Если условно всё многообразие текстов распо­ложить на одной оси, поместив на одном её конце оригиналь­ные высокохудожественные тексты, а на другом — формали­зованные, трафаретные, то получится своеобразная шкала, от­ражающая уровень творческой составляющей того или иного текста. Если одновременно эти же тексты расположить коли­чественно равными группами на другой оси, то в результате обнаружится, что по мере уменьшения насыщенности текстов элементами творчества и увеличения степени их формализа­ции общее количество таких текстов будет нарастать. По мнению ряда учёных, эта зависимость может рассматриваться в качестве одного из законов документоведения. Иначе говоря, основная масса создаваемых людьми текстов относится к чис­лу в той или иной степени формализованных. И действитель­но, высокохудожественной творческой деятельностью в любом обществе занимается меньшинство его членов, тогда как, к примеру, официальная, деловая, управленческая документа­ция, т. е. наиболее формализованная документация, необходи­ма каждому человеку в повседневной деятельности.

Важнейшим средством отображения реальности является язык. Это можно проследить на примере письменных доку-

ментов, основой языка которых является общелитературная лексика. Литературный язык — язык нормированный, т. е. он подчинён определённым нормам и правилам, которые истори­чески сложились и закрепились в сознании людей. Литератур­ный язык отличается исключительным богатством и разнооб­разием. Достаточно сказать, что в 17-томном «Словаре совре­менного русского литературного языка» содержится свыше 130 тыс. слов. В целом же по своему богатству русский язык занимает одно из первых мест в мире, имея в своём словарном запасе около 340 тыс. слов. Вместе с тем некоторые языковеды полагают, что «язык в количественном отношении неисчис­лим»¹.

Современный русский книжно-письменный язык, в зависи­мости от особенностей словоупотребления, разделяют на:

1. язык художественной литературы (прозы, поэзии, драма­тургии);

2. функциональные стили книжно-письменного языка:

• газетно-публицистический;

• научный (научно-технический);

• официально-деловой.

Язык художественной литературы и соответственно ху­дожественные тексты имеют значительную специфику, выде­ляясь среди всех текстов. Для них характерны поиски ориги­нального смысла, выразительной формы, нестандартных средств выражения. Художественные тексты предполагают образно-ассоциативное их восприятие. В процессе художест­венной коммуникации потребитель получает информацию также и из языка, на котором с ним говорит искусство. В ре­зультате, как отмечал Ю. М. Лотман, «информативность худо­жественного текста выше, и он всегда меньше по объёму экви­валентного ему нехудожественного текста. Этот парадокс име­ет фундаментальное значение, ибо именно на нём основывает­ся то, что поэты называют «чудом искусства», а мы могли бы назвать культурной необходимостью». Особенно велика информационная ёмкость стихов. Она в полтора раза выше, чем у прозы. Иначе говоря, сообщение в 15 строк может быть передано десятью стихотворными строчками. Обусловлено это тем, что стихи, по сравнению с прозой, допускают большую образность. Так, согласно ис­следованиям академика А. Н. Колмогорова, информацион­ное содержание стихов А. С. Пушкина очень близко к пре­делу, т. е. к информационной способности русского языка

вообще.

В художественных произведениях для усиления изобрази­тельности и выразительности речи очень часто используются обороты и образы, основанные на употреблении слова или со­четания слов в переносном значении, — метафоры, гиперболы

и т. п.

Функциональные стили книжно-письменного языка широко используются в сфере целого ряда так называемых «нехудоже­ственных литератур», обладающих развитыми жанровыми системами. К их числу относят церковную, научную, мемуар­ную, эпистолярную, публицистическую, юридическую, дело­вую и другие литературы. В одном ряду с ними ставят и со­вершенно новые функциональные литературы — например, литературу уличных вывесок и газетной рекламы, поскольку тексты вывесок и газетных объявлений представляют собой своеобразные жанровые структуры.

Жанровые стили зависят от функциональных стилей. Одна­ко нередко сам жанр может выступать в качестве определяю­щего начала, и уже в пределах того или иного жанра исполь­зуются разные стили. К примеру, в рамках эпистолярной лите­ратуры существуют стили официального, делового и друже­ского письма, стили записки и телеграммы¹.

В связи с этим уместно вести речь о необходимости твор­ческих способностей при обращении также и к функциональ­ным стилям книжно-письменного языка, причём не только к таким, как научный или публицистический, но и к официаль­но-деловому, церковному и т. п.

При этом не следует забывать о том, что в каждом стиле основную массу слов составляет межстилевая лексика, цемен­тирующая литературный язык, сохраняющая его единство. Эта общелитературная лексика объединяет функциональные стили, не допуская их обособления в отдельные специальные языки.

7.2.1. Публицистический и научный стиль

В отличие от художественных, нехудожественные тексты преследуют сугубо прагматические цели. Они передают опре­делённую информацию, необходимую для той или иной сферы практической человеческой деятельности.

По степени индивидуальности языка ближе всего к худо­жественному стилю стоит публицистический. Особенность публицистики заключается в том, что она ориентирована на освещение злободневных, актуальных проблем и явлений те­кущей жизни общества— социальных, политических, фило­софских, бытовых и т. д. Отсюда вытекают особенности газетно-публицистического стиля: эмоционально-оценочный харак­тер; использование наряду с книжной, также и разговорной ре­чи; огромный диапазон жанров, к числу которых относятся очерк, репортаж, интервью, фельетон и многие другие.

Газетно-публицистический стиль со временем претерпевает существенные трансформации, обусловленные разными при­чинами и не в последнюю очередь изменением господствую­щей идеологии. К примеру, со страниц современных россий­ских газет и журналов ушли в прошлое характерные для совет­ского периода возвышенная патетичность и сухой официоз общественно-политических статей. На смену им пришли раз­говорные слова и выражения, фразеологизмы и т. п.¹

Особенностью научных текстов является обобщённость и отвлечённость, логичность, объективность, однозначность смысла. Это обусловлено необходимостью максимально точного, адекватного воспроизведения и понимания текста, чётко­го концептуального выражения содержащейся в научном до­кументе информации. Образность, простая и сложная ассоциа­тивная информативность в научных текстах также присутству­ет, но их удельный вес гораздо ниже, чем в художественных и публицистических текстах.

Академик Д. С. Лихачёв в своё время так формулировал основные требования, предъявляемые к научным текстам, ко­торые, как он подчёркивал, резко отличаются от требований к языку художественной литературы:

— «хороший язык научной работы не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, которым мысль выражена»;

• «главное достоинство научного языка — ясность»;

• «другое достоинство научного языка — лёгкость, крат­кость, свобода переходов от предложения к предложению, простота»;

• «придаточных предложений должно быть мало. Фразы должны быть короткие, переход от одной фразы к другой — логическим и естественным, «незамечаемым».

Лексика научной речи включает в себя три основных пла­ста:

— общеупотребительные слова современного литературно­ го языка, составляющие основу текста. Причём в зависимости от ориентации на те или иные группы читателей меняется удельный вес общеупотребительной лексики. Её доля уменьшается в работах, предназначенных для специалистов, и воз­ растает в документах, обращенных к широкой аудитории;

• общенаучные слова, которые служат для описания науч­ных объектов и явлений. Они имеют незначительный удель­ный вес в общем объёме лексики, но выполняют основную по­знавательную нагрузку;

термины — составляют ядро научного стиля. Это слова или словосочетания, максимально точно и однозначно обозначающие предмет, явление или понятие науки. В настоящее время терминологическая лексика является основным источ­ником пополнения литературного языка.

Синтаксис научной речи также характеризуется значитель­ными особенностями. Связано это с необходимостью доказы­вать, аргументировать формулируемые мысли, выводы и по­ложения, выявлять причины и следствия анализируемых явле­ний, что ведёт к преимущественному употреблению сложных предложений. Причём среди типов сложного предложения преобладает сложноподчинённое, выступающее как наиболее ёмкая и характерная для научной речи языковая форма. Кроме того, научному стилю присущ прямой порядок слов в предло­жениях. В отличие от художественной литературы и публици­стики, образность и эмоциональность для научного стиля не характерны в принципе, хотя элементы образности возможны, к примеру, в полемических научных сочинениях'.

Следует подчеркнуть, что научный стиль имеет свои осо­бенности в разных науках — физико-математических, естест­венных, гуманитарных. В свою очередь, внутри этих комплек­сов наук также имеются свои языковые особенности. Так, по мнению И. Я. Биска, обобщившего опыт писательского мас­терства многих поколений историков, изложение историческо­го исследования должно быть интересным, занимательным. Поэтому, наряду с глубоким знанием исторических источни­ков, методологии и методов научного исследования, историк должен ощущать музыкальность живого слова. К числу важ­нейших предпосылок писательского мастерства историка он относит знакомство с теоретическими основами литературове­дения и языкознания, любовь к литературе. Для того, чтобы подобрать точное и меткое слово, необходимо не только по­стоянно обращаться к словарям, но «научиться ощущать от­тенки слова, его тональность и звучание, его весомость, место в общей конструкции предложения». Слово в тексте не должно повторяться слишком часто, в среднем не чаще, чем через две­сти слов текста. Не следует прибегать к изношенным словам словам-штампам. Переход от фразы к фразе и от абзаца к абза­цу должен быть логичным, легким и незаметным. Хорошая фраза, заключает И. Я. Биск, «эстетична по форме и звучанию: она поэтична и музыкальна». Поэтому надо следить за тем, чтобы фразы были лёгкими (но не легковесными по содержа­нию), с оптимальным расположением слов, логических ударе­ний, чтобы не было заметно стыков между фразами, они должны легко перетекать одна в другую.

Динамичность и краткость изложения свидетельствуют о качественности произведения. При этом незачем писать о том, о чём читатель вполне может догадаться сам, получив при этом удовлетворение от сотворчества, используя эффект про­стой ассоциативной информативности. Необходимо убирать из своей работы всё лишнее, длинноты, обилие слов для выраже­ния мысли, многословные разъяснения и повторения мысли, избегать излишней, необязательной детализации¹. Следует помнить, что в процессе научного общения центральное место занимает творческий диалог, предполагающий равноправность его участников. Следовательно, реципиент в данном случае представляет собой не обычного читателя, а равноправного партнёра, со-мыслителя.

Жанровая система научной литературы также весьма раз­вита. Она включает такие жанры (одновременно являющиеся видами и разновидностями документов), как курсовая и ди­пломная работы, диссертация, реферат и автореферат, отзыв и рецензия, научный доклад, тезисы доклада, аннотация и резю­ме, статья, монография, план-проспект сборника трудов или монографии, библиографический и научный обзор и другие. При этом одни документы являются первичными (диссерта­ция, монография, доклад, статья), другие — вторичными (ав­тореферат, тезисы доклада, рецензия, аннотация).

Нехудожественным, функциональным текстам в полной мере присущ «ансамблевый» характер построения. Он отчёт­ливо проявляется в газетно-публицистической литературе. К примеру, авторы отдельных информационных сообщений — «новостей» в процессе их создания используют огромное количество текстов-источников (телеграфные сообщения, интер­вью, отчёты, материалы пресс-конференций и т. п.). По прин­ципу «ансамбля» строятся журналы различных типов и назна­чений. Однако едва ли не самым ярким образцом многообраз­ного «ансамбля» текстов различной жанровой природы явля­ется газета.

Для научной литературы также характерен принцип «ан­самбля». Примером тому могут служить проблемный и тема­тический сборник научных трудов, научный журнал, материа­лы и тезисы конференций. Всё это — объединяющие жанры по отношению к своим первичным жанрам.

«Ансамблевый» характер построения присущ и самому на­учному тексту, принимающему в себя другие тексты или непо­средственно граничащему с другим текстом — иным по своей жанровой природе или принадлежащим другому автору. Этим другим текстом могут быть цитаты, примечания, комментарии, аннотации, приложения, библиография и т. д.'