7.2.2. Официально-деловой стиль

Этот стиль используется при составлении служебных до­кументов. Он обслуживает такие сферы человеческих взаимо­отношений, как отношения между государством и населением, между странами, между учреждениями, организациями, пред­приятиями, фирмами, между человеком и обществом. Для него характерна ярко выраженная социальная окраска.

Официально-деловой стиль имеет разновидности. Специа­листы выделяют, в частности, язык дипломатии, язык законов и так называемый «обиходно-деловой» стиль.

Тексты, написанные официально-деловым стилем, требуют от составителя гораздо меньшей творческой деятельности. А в ряде случаев, к примеру при заполнении типовых, стандарт­ных форм (бланков паспорта, водительского удостоверения, студенческого билета, различных форм бухгалтерской отчёт­ности и т. п.), творческая активность от составителя практиче­ски не требуется. Однако в большинстве своем творческий подход нужен и при составлении официально-деловых документов. Он наблю­дается уже на стадии выбора жанра документа, соответствую­щего той или иной официально-деловой ситуации. В свою очередь, выбранному жанру должен соответствовать опреде­лённый формуляр документа, т. е. состав реквизитов, а также содержательно-ком позиционная схема. После выбора жанра и формы документа начинается соответствующее его языковое

наполнение.

Вместе с тем составление текстов официально-деловых до­кументов может быть отнесено к одному из видов ремесла, ко­торому можно научиться, в отличие, например, от создания текстов художественных произведений.

Специфическими признаками делового стиля являются:

• формализованность, стандартизация текста;

• нейтральный тон изложения;

• точность и ясность;

• лаконичность;

• логичность, аргументированность изложения.

Прежде всего, в официально-деловом стиле форма и язык документов выступают как стандартизованные, т. е. соответ­ствующие единому образцу. Обусловлено это тем, что жанр такого документа отражает, как правило, соответствующую типовую официально-деловую ситуацию, характерную для са­мых разных учреждений, организаций, предприятий, фирм, не­смотря на специфику присущих им отдельных реальных дело­вых обстоятельств.

В результате в деловой речи большое место занимают гото­вые языковые формулы, штампы, трафареты, в частности, так называемые канцеляризмы, которые малоупотребительны в других стилях языка. К примеру, служебное письмо не «пи­шется», а «составляется», выговор не «выносится», а «объяв­ляется». Образцами канцеляризмов могут служить такие ши­роко использующиеся в деловой речи слова, как «завизиро­вать», «заслушать», «надлежащий» и т. п.

Использование готовых языковых конструкций, проверен­ных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Кроме того, стандартизация деловой речи значительно повышает информативность доку­ментов, заметно облегчает их восприятие¹.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Следует иметь в виду, что документ здесь исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте сводится к минимуму, а используются прежде всего средства логической оценки фактов. На этом основании язык офици­альных документов не должен содержать слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью — с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффикса­ми преувеличения, междометия, разговорную лексику, слова, употребляемые в переносном смысле, и др.²

Точность изложения необходима для того, чтобы добиться однозначности понимания документа, не допускающей иных толкований текста. С этой целью используется терминологиче­ская лексика, устойчивые обороты — языковые формулы и, напротив, исключаются образные слова и выражения. Если слово выбрано неправильно, то возможны искажение смысла сообщения, неоднозначное толкование, придание тексту неже­лательной тональности. Широко используются также уточне­ния, дополнения, вводные слова и обороты.

Требование лаконичности, краткости текста официаль­ного документа непосредственно связано с уменьшением фи­зических размеров текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документированной информации. К примеру, не рекомендуется составлять деловое письмо объё­мом свыше полутора — двух страниц. Лаконичность изложе­ния достигается экономным использованием языковых средств, устранением повторяющейся, дублирующей, т. е. из­быточной информации.

С целью сжатия текста часто используются сокращения для обозначения каких-либо понятий. Сокращения могут быть двух видов: лексические и графические. Лексические сокраще­ния (аббревиатуры) — это сложносокращённые слова, кото­рые образованы либо путём удаления части составляющих их букв, либо из частей слов. Аббревиатуры используются как самостоятельные слова. Лексические сокращения могут быть следующими: инициальные, слоговые, частично сокращённые слова, усечения, телескопические сокращения, а также сокра­щения смешанного типа.

Графическими сокращениями называются сокращённые обозначения слов, применяемых в письме. При чтении они должны расшифровываться и читаются полностью. Типы гра­фических сокращений: точечные, дефисные, косолинейные, нулевые (курсивные), комбинированные.

Используя сокращения в процессе документирования, не­обходимо помнить, во-первых, что употреблять можно лишь общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях, и, во-вторых, нельзя перегружать текст графическими сокращениями.

Логичность и аргументированность официально-деловых документов подчинены оптимальному решению управленче­ских задач и тесно связана с использованием в деловой речи большого числа сложных синтаксических конструкций.

Особенности деловой речи охватывают все уровни языка: лексику, морфологию, синтаксис.

Лексические особенности официально-делового стиля за­ключаются в употреблении специальной лексики (терминов и профессионализмов), а также в использовании устойчивых ре­чевых оборотов.

На морфологическом уровне в текстах официально-деловых документов преобладает имя над глаголом, употреб­ление глаголов сводится до минимума, почти не употребляют­ся местоимения.

К синтаксическим особенностям официально-делового стиля относятся: широкое использование сложноподчинённых предложений, причастных и деепричастных оборотов, разного рода уточнений, готовых синтаксических конструкций.

Подробнее эти вопросы изучает специальная дисципли­на — документная лингвистика.