7.6. Учет документов в архиве

Учет документов в архиве суда - это средство контроля за их наличием и обеспечения их сохранности.

Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы.

Основными учетными документами в архиве суда являются:

- книга учета поступления и выбытия документов;

- книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;

- сводная номенклатура дел, нарядов суда;

- описи дел постоянного хранения с заверительными листами;

- акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

- внутренняя опись документов, находящихся в деле;

- акт приема-передачи документов на государственное и муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение;

- акт проверки наличия и состояния дел, нарядов.

Вспомогательными учетными документами являются: - книги учета дел, нарядов постоянного и долговременного хранения; - книги учета дел, нарядов, выделенных к уничтожению.

На каждый фонд ведется дело. В дело фонда включаются:

документы по истории фондообразования, внутренняя опись, историческая справка, акты проверки дел, нарядов, акты передачи дел, нарядов на государственное, муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение, сопроводительные письма о направлении описей на экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения, выписка из решения экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения с сопроводительными письмами, акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно- исторической и практической ценности, акты приема дел, нарядов от структурных подразделений, акты о технических ошибках в учетных документах в случае изменения количества дел в описи (арифметическая ошибка, литерные и пропущенные номера), акты об обнаружении дел, нарядов и акты о необнаружении дел, нарядов.

Дела, наряды учитываются по описям. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

Описи дел, нарядов по структурным подразделениям постоянного и долговременного хранения нумеруются отдельно.

Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения.

Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

Архив суда ежегодно (на 1 декабря) представляет в соответствующее архивное учреждение паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

7.7. Проверка наличия дел, нарядов в архиве суда

В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем, производится проверка наличия и состояния дел, нарядов.

Проверка проводится в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 10 лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и есть основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается председателю суда.

Если при проверке обнаружена недостача дел, нарядов или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения председателя суда организуется поиск необнаруженных дел, нарядов.

Если после тщательного розыска недостающие дела, наряды не обнаружены, то составляется акт о необнаружении дел, нарядов, пути розыска которых исчерпаны.

При обнаружении неисправимых повреждений дел, нарядов также составляется акт.

После утверждения актов о недостаче или неисправимых повреждениях необнаруженные и поврежденные дела, наряды исключаются из описей и листов фондов.