8.4. Подготовка и оформление нарядов и других документов

Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, производят работники канцелярии судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по их ведению.

Работники, отвечающие за ведение нарядов, обязаны тщательно просмотреть наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя.

Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебной коллегии или отдела суда.

Листы в наряде подшиваются в строго хронологическом порядке.

В законченных нарядах подшиваются и нумеруются все листы.

На отдельном листе делается заверительная надпись .

На обложках нарядов записывается заголовок наряда и его индекс (номер), в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

ПРИМЕР: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 - уголовные дела, том 2 - гражданские дела.

Количество листов в наряде не должно превышать 250 листов.

Если количество листов в наряде превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

Во всех нарядах, включая и наряды с документами по личному составу, составляется внутренняя опись (приложение 1), с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через знак "+".

Законченные регистрационные журналы или книги, карточки готовятся к сдаче в архив работниками канцелярии или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед сдачей в архив учетно-регистрационных карточек работник канцелярии проверяет их наличие и заполнение всех необходимых реквизитов.

В каждом томе должно быть 100 - 150 карточек.

Учетно-регистрационные карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

8.5. Порядок нумерации листов

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи .

При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д.

Соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи .

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления нумерации листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример.

В настоящем деле (наряде) 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности N 543 осужденного Иванова А.В.

Заведующая канцелярией

СМИРНОВА Т.А.

15.04.99