Тема Вимоги до укладання документів Знати вимоги до укладання документів Уміти правильно складати документи

Текст складається з таких елементів:

1. вступ (зазначається привід, що призвів до написання документа);

2. доказ (викладається суть питання, що супроводжується цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші матеріали);

3. закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається тільки з закінчення називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

Залежно від змісту застосовується прямий і зворотний порядок розташування елементів.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила…

Коледж прохає…

Ректорат клопочеться…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні та пояснювальні записки, накази.

Назва діючої особи може вживатися в Д.в.

Офісу потрібні менеджери…

“Промінвестбанку” потрібні юристконсультанти…

3. Не вживати образних висловів та емоційно забарвлених слів, синонімів.

4. Уживати стійкі словосполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, потрібний для.

5. Вживати синонімічні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що…

Нагадуємо Вам, що…

Підтверджуємо з вдячністю…

У порядку надання матеріальної допомоги…

У порядку обміну досвідом…

У зв’язку з вказівкою…

Відповідно до попередньої домовленості…

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи…

Беручи до уваги…

Розглянувши…

Вважаючи…

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови, зрозумілі для широкого кола читачів.

8. Уживати прямий порядок слів у реченні.

9. Щоб уникнути гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції.

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…

10. Уживати інфінітивні конструкції:

Створено комісію…

Відкликати працівника…

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції, форми наказового способу:

Наказую…

Пропоную…

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова, абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., напр., канд.філ.наук

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний, високоповажний, вельмишановний, високоповажний…

14. Якщо важливим є дотримання певної наступності чи черговості подій чи явищ, це досягається за допомогою слів спочатку, водночас, потім.

15. Якщо необхідно підкреслити мету, це досягається за допомогою слів тому, тому що, для цього, з цією метою…

16. Для позначення результативності вживаються слова типу таким чином, у результаті, отже, тощо..

Тема Графічне оформлення таблиць

Знати правила створення таблиць

Вміти оформлювати таблиці

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наво¬дяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиця 5. 3» — третя таблиця п'ятого розділу). Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. 3» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують. Заголовки граф наводять переважно в Н. відмінку однини без довільного скорочення слів.

Множину застосовують:

— коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

— коли значення заголовка передається лише в множині;

— коли слово в однині не вживається. Залежно від розміру таблиці її розміщують:

— безпосередньо після тексту, до якого вона належить;

— на наступній сторінці;

— у додатку.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється: — його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю слів), коли текст уміщується в один рядок;

— його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок; — і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту — змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати. Увага! Не дозволяється заміна лапками:

1. цифр і знаків;

2. позначень одиниць величин;

3. буквених абревіатур;

4. марок машин, механізмів, матеріалів і под.;

5. скорочених позначень нормативних документів із номерами. За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка».

На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.