Функция организации и регламентирование

Официальная регламентация деятельности компании создает основу системы управления, которая позволяет разгрузить руководителя от решения проблем, не требующих его внимания. Делает бизнес более "прозрачным" и легко управляемым. Результаты работы легко контролируются, критерии оценки определены и известны, процедуры планирования формализованы, информационные потоки управляемы и процедуры принятия решений обеспечены необходимой информационной поддержкой.

Особую роль при внедрении в компании регулярного менеджмента играет документационное обеспечение управления (ДОУ), то есть фиксация постоянных правил работы и разовых управляющих воздействий в различных управленческих документах. Строгий подход к проработке ДОУ позволяет существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль за их своевременным и качественным выполнением.

Регламентирующие документы подразделяются на три типа:

• Распорядительные документы;

• Организационные документы;

• Нормативные документы

Распорядительные документы

•Решения

•Приказы

•Распоряжения

•Указания

•Постановления

Организационные документы

•Положение о системе (структуре) управления

•Положение о департаментах

•Положение об управлениях и службах

•Положения об отделах и группах

•Описание рабочих мест

•Должностные инструкции

Нормативные документы

•Положение о направлении деятельности

•Положение о функции управления

•Инструкции по регламентации бизнес- процесса

•Инструкция по регламентации функции управления

•Методические рекомендации по выполнению процедур

Составление должностных инструкций:

Должностные инструкции являются нормативным документом и выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами.

Структура должностной инструкции.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Профессиональные знания. 6. Квалификационные требования.

Краткое содержание разделов должностной инструкции

Перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф "Утверждаю", должность руководителя структурного подразделения, его подпись и дата утверждения.

1. Общие положения

В данном разделе должностной инструкции даются основные сведения о должности, к которым относятся:

- назначение должности; - схема взаимодействия; - нормативные документы, регламентирующие деятельность данного сотрудника; - порядок назначения и освобождения от должности.

Назначение должности или основная цель ее существования описывается четкими и краткими формулировками. Формулировки должны давать ответ на вопрос: "Почему (или для чего) эта должность существует?"

В описании схемы взаимодействия служащего с другими работниками, подразделениями и организациями необходимо указать:

• кому непосредственно подчиняется сотрудник, замещающий указанную должность;

• должности и число работников, непосредственно подчиненных данной должности;

• постоянные организационные и функциональные взаимодействия сотрудника внутри подразделения, со структурными подразделениями компании, а также с внешними организациями.