Можно ли сделать так, чтобы цены вводились в действие только после того, как они будут утверждены руководством?

В этом случае между пользователями должны быть распределены роли по подготовке цен (подготовка нового прайс-листа) и их утверждению. Например, подготовкой цен занимается маркетолог, а утверждать цены (прайс-лист) будет коммерческий директор предприятия.

Важно!

Данную возможность можно использовать только в том случае, если в настройках параметров учета, в разделе Маркетинг установлен флажок Использовать согласование цен.

Если необходимо хранить в программе всю историю изменения цен в процессе согласования, то дополнительно нужно включить версионирование процесса согласования цен. Для этого в списке Версионируемые объекты (раздел Администрирование) следует включить возможность версионирования для документа Установка цен номенклатуры.

Непосредственно из формы настройки можно определить список тех лиц, которые будут согласовывать и утверждать цены (Ответственные за согласование цен номенклатуры).

В том списке ролей, который уже определен в программе, маркетолог обладает правом регистрации цен без предварительного согласования. Это установлено в профиле доступа, который определен для группы доступа Маркетологи.

Для того чтобы маркетолог имел право только подготавливать список цен (текущий прайс-лист), но не имел права вводить его в действие, нужно снять флажок у данного разрешенного действия (роли).

Теперь определим права доступа для тех руководителей, которые должны утверждать цены. Для этого в списке групп доступа (раздел Администрирование) нужно создать новую группу доступа Согласующие цены номенклатуры.

Для данной группы доступа нужно выбрать из списка профилей групп доступа профиль Участник согласования цен номенклатуры (дополнительный). В табличной части справочника с помощью кнопки Подобрать заполнить список тех руководителей, которые должны утверждать цены.

Важно!

Права доступа руководителям по согласованию цен устанавливаются дополнительно к тем основным правам, которые установлены для руководителя. Руководитель обязательно должен быть отнесен к той группе доступа, которая определяет его основные права по работе с программой. Например, к группе доступа Руководитель отдела продаж. 

Для того чтобы руководителям автоматически рассылались задачи по утверждению (согласованию) цен, необходимо добавить информацию о них как об исполнителях бизнес-процесса согласования цен. Эта информация добавляется в список Ответственные за согласование цен номенклатуры в настройках параметров учета.

После того как мы определились с теми исполнителями, которые будут участвовать в процессе согласования цен, расскажем о том, как происходит процесс согласования (утверждения) цен.

Маркетолог оформляет новый документ Установка цен номенклатуры, записывает его и запускает процесс согласования (Создать на основании – Согласование цен).

В появившейся форме старта бизнес-процесса согласования цен требуется указать дату окончания процесса согласования, а также ввести текстовое описание причины того, почему изменяются цены. Для старта процесса согласования нужно нажать кнопку Стартовать и закрыть.

Задача по согласованию цен будет автоматически направлена руководителю, который определен в качестве исполнителя бизнес-процесса Согласующий установки цен номенклатуры. Информация об этой задаче появится в списке Мои задачи руководителя. Получив задачу, руководитель просматривает присланный ему прайс-лист (документ Установка цен номенклатуры) и принимает решение о согласовании или отклонении прайс-листа. Руководитель может написать свои замечания и отправить прайс-лист на дополнительную доработку исполнителю, нажав кнопку Не согласован.

Задача по уточнению прайс-листа будет направлена маркетологу для ознакомления.

Маркетолог, получив эту задачу, выясняет, по какой причине прайс-лист был не согласован, и ставит отметку о том, что он ознакомился с результатами согласования (нажимает кнопку Ознакомился).

После этого маркетолог вносит изменения в документ Установка цен номенклатуры (прайс-лист) и после записи изменений запускает новый процесс согласования прайс-листа.

Получив информацию о том, что маркетолог выполнил распоряжение по изменению цен (фактически задачу на повторное согласование цен), руководитель может проконтролировать правильность выполнения выданного распоряжения.

Для этого, не выходя из формы задачи по согласованию цен, он открывает документ Установка цен номенклатуры и смотрит отчет об изменениях. Для просмотра отчета об изменениях необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1.     В панели навигации документа Установка цен номенклатуры вызвать команду История изменений.

2.     В списке версий объектов отметить текущую и предыдущую версии объекта.

3.     Вызвать команду Отчет об изменениях объекта.

После окончательного утверждения руководитель устанавливает в полученной задаче по окончательному согласованию цен статус Согласована.

При установке этого статуса руководителем документ Установка цен номенклатуры автоматически проводится, а у маркетолога в качестве оповещения о результатах согласования появляется задача Ознакомиться с результатами согласования. Процесс повторного согласования заканчивается после того, как маркетолог ознакомится с результатами согласования.

В процессе работы можно посмотреть информацию о ходе согласования цен (команда Согласование на панели навигации документа) и о результатах согласования (команда Результаты согласования на панели навигации документа).