4 Подготовка исходных аналитических данных

Эффективность анализа хозяйственной деятельности во многом определяется качеством информационного обеспечения. Ошибки, неувязки и все другие недостатки, содержащиеся в информации, могут отразиться на аналитических расчетах, исказить результаты анализа. Поэтому предварительным условием анализа является тщательная проверка привлекаемых к анализу материалов.

Подготовка данных к анализу состоит главным образом в их проверке и в проверке качества отчетных материалов. Важная роль в этом принадлежит внешнему и внутреннему аудиту.

Проверка отчетных материалов производится с целью установления:

1) правильности оформления отчетов, полноты охвата всех показателей, правильности их подсчетов и вычислений;

2) полноты, качества платежам в бюджет и финансированию из бюджета данным финансовых органов;

3) правильности оценки статей баланса в соответствии с действующими положениями.

Особое внимание при проверке отчетных материалов, следует обращать внимание на их полноту и соответствие установленным формам, взаимную увязку показателей, на сопоставимость и преемственность отчетных показателей с предыдущими периодами. Взаимная увязка показателей бухгалтерского баланса и других форм является непременным условием правильного их составления. Система бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь между показателями, если учет ведется правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением инструкций. Поэтому последующая проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных ошибок и неточностей.

Процесс подготовки материалов к анализу можно разделить на два этапа:

1) проверка их содержания;

2) обработка и изучения материалов.

Основные процедуры проверки документов:

1) проверка арифметических расчетов путем их пересчета. Пересчет заключается в проверке арифметической точности бухгалтерских и других учетных записей и в выполнении независимых подсчетов, осуществляемых выборочно;

2) выборочная инвентаризация;

3) проверка соблюдения правильности учета отдельных хозяйственных операций;

4) прослеживание. В ходе данной процедуры, некоторые первичные документы, отражающие данные в регистрах синтетического и аналитического учета. Прослеживание позволяет изучить нетипичные статьи и события, отраженные в документах;

5) аналитические процедуры, под которыми подразумеваются анализ и оценка полученной информации, исследование финансовых и экономических показателей анализируемого объекта с целью выявления неверно отраженных в бухгалтерском учете факторов хозяйственной деятельности, а также выяснения причин таких ошибок и искажений.

При проверке, обращают внимание на логическую увязку отдельных показателей, выявляют нет ли расхождений между сведениями текущей отчетности и данными за предыдущие периоды, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности.

Проверка материала, с точки зрения формы, предусматривает установление правильности их составления: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических пересчетов и итогов исчисления относительных величин, наличия подписей и т.д. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами отчетности. Если при проверке материалов будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены до проведения следующего плана аналитической работы.

Процесс подготовки материала к анализу включает в себя также приведение показателей в сопоставимый вид и упрощение цифрового материала. Наиболее распространенными приемами приведения показателей в сопоставимый вид являются:

1) нейтрализация ценового фактора отражением различных видов объемных показателей в единых ценах;

2) нейтрализация количественного фактора при анализе эффективности использования какого-либо вида ресурса посредством расчета ряда условных показателей, где постоянным остается объемный показатель и последовательно изменяется величина расходуемого ресурса;

3) нейтрализация влияния на уровень количественных и качественных показателей, методик их расчета. Совокупность однородных плановых, отчетных показателей должна иметь единую методику определения;

4) исчисление средних величин при изучении ряда однородных показателей;

5) замена абсолютных показателей относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности и воспринимаемости.