2.2 Облік поточних зобов’язань на пат «Коблево»

2.2.1 Організація первинного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками.

Організація бухгалтерського обліку на ПАТ «Коблево» регулюється Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996 – XIV, а також наказом Про облікову політику.

Не минущим, в процесі фінансово-господарської діяльності будь-якого підприємства, а в тому числі й ПАТ «Коблево» є виникнення господарських зв’язків і розрахункових відносин з постачальниками матеріальних цінностей і послуг.

До числа постачальників на підприємстві відносяться юридичні і фізичні особи, які здійснюють поставку виробничих запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, необоротних активів чи інших цінностей. До підрядників юридичні та фізичні особи, які є виконавцями будівельних, ремонтних чи інших робіт.

Постачальниками ПАТ «Коблево», в основному є виробники: бутилок – ПрАТ «Консюмерс-скло-зоря», етикеток – ТОВ «Домен-Друк», ТОВ «Гуала Кдожерс Україна», ковпачків – ТОВ «Винпак» та ін., до числа підрядників інших кредиторів, які надають послуги з перевезення – ПП «Базак А.С.», ТОВ «Перша транспортна компанія», надають послуги з ремонтів будівель та споруд – ТОВ «Ми-колаївпромбудмонтаж» і інші.

В результаті взаємодії з постачальниками і підрядниками у ПАТ «Коблево» виникають зобов’язання внаслідок фактичного отримання підприємством матеріалів, товарів, робіт чи послуг, які слід оплатити в майбутньому.

Етапи організації бухгалтерського обліку тісно пов’язані між собою та повністю залежать від якості первинних даних, відображених в документах.

Облік розрахунків з постачальниками є важливим елементом у системі бухгалтерського обліку на даному підприємстві. До основних завдань цього обліку відносять:

• формування повної й достовірної інформації про стан розрахунків з постачальниками й підрядниками за товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги, необхідної користувачам бухгалтерської звітності;

• забезпечення інформацією, необхідної користувачам бухгалтерської звітності для контролю за дотриманням законодавства України при здійсненні організацією господарських операцій і їхньою доцільністю, наявністю й рухом майна й зобов’язань, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами й кошторисами;

• контроль за дотриманням форм розрахунків, установлених у договорах з постачальниками й покупцями;

• контроль за станом дебіторської й кредиторської заборгованості;

• своєчасна звірка розрахунків з дебіторами й кредиторами для виключення простроченої заборгованості;

• контроль за виконанням плану надходження товарів;

• контроль виконання договірних зобов’язань постачальниками по кількості (обсягу), асортиментам, якості, строкам поставок товарів;

• контроль за правильним визначенням кількості, якості, цін, вартості ТМЦ, що надійшли, своєчасне і якісне оформлення документів на них. Від цього залежить обґрунтування і своєчасне пред’явлення претензій постачальнику або транспортним організаціям за недопоставку, за зниження їхньої якості в порівнянні із зазначеною у документах постачальника;

• контроль за своєчасним і повним оприбуткуванням ТМЦ (що надійшли), матеріально-відповідальними особами;

• контроль за здійсненням своєчасних і правильних розрахунків з постачальниками.

Слід зазначити, що розрахунки з постачальниками є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умов наступної оплати або іншого погашення зобов’язань. У випадку здійснення передоплати в бухгалтерському обліку виникає дебіторська заборгованість з авансів одержаних.

Обов’язковою умовою чіткої організації бухгалтерського обліку на підприємствах є забезпечення відображення кожної господарської операції у відповідних документах.

Початковою стадією облікового процесу ПАТ «Коблево», на якій відбувається фіксування господарської операції в первинному документі, її зміна та реєстрація, є організація первинного обліку.

Взаємовідносини підприємства з постачальниками та підрядчиками регулюються раніше укладеними договорами. Договір – це правовий документ, що визначає права та обов’язки сторін.

Договором поставки визнається такий договір купівлі-продажу, за яким продавець (постачальник), який здійснює підприємницьку діяльність, зобов’язується передати в обумовлений термін вироблені чи придбані ним товарно-матеріальні цінності покупцю, тобто ПАТ «Коблево».

Договір містить наступну інформацію: адреси сторін, предмет договору (найменування й кількість товару), ціна, умови й строки поставки, порядок розрахунків, відповідальність сторін за порушення умов договірних зобов’язань, форс-мажорні обставини та ін.

Обов’язковою умовою укладання договорів на підприємстві є максимально точне відображення зобов’язань обох сторін.

Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку необхідних матеріалів для оформлення договірних відносин покладено на відділ постачання та збуту ПАТ «Коблево», а відповідальним за підготовку і оформлення договірних відносин, а також їх облік, реєстрацію та зберігання – юридичний відділ підприємства.

Договори не є бухгалтерськими документи, але вони є початком подальшої роботи. Головний бухгалтер підприємства візує всі угоди, одночасно здійснюючи перевірку правильності їх складання: повнота викладення умов угоди, які повинні бути конкретизовані в частині строків виконання зобов’язань; вимоги до якості товару, способу доставки; відповідальність сторін за порушення умов угоди; порядок оформлення виконання зобов’язань, фінансових гарантій, що забезпечують виконання умов угоди.

Порядок проходження документації, пов’язаної з укладанням договорів на підприємстві, встановлено Наказом про облікову політику.

Загальна схема закупівлі товарно-матеріальних цінностей має такий вигляд:

• менеджери ПАТ «Коблево» запитують надсилання зразка можливого в майбутньому для роботи ТМЦ з усіма необхідними документами;

• після проведення якісного порівняльного аналізу співставності даного ТМЦ необхідним умовам ПАТ «Коблево» для переговорів запрошується представник фірми майбутнього постачальника;

• на основі переговорів між постачальником та досліджуваним товариством укладається договір;

• разом з видатковими накладними та ТТН, уповноважена особа підприємства-постачальника виписує рахунок на оплату;

• виписаний рахунок підприємства-покупця передається в бухгалтерію для оплати згідно умов договору;

• бухгалтер відділу розрахунків ПАТ «Коблево» відправляє в обслуговуючий банк електронне розпорядження на перерахування коштів зі свого рахунку на рахунок постачальника відповідно до виписаного рахунку-фактури по системі «Клієнт-банк»;

• підприємством-продавцем отримується виписка банку, яка підтверджує надходження коштів на його банківський рахунок.

Порядок наведених операцій, визначається залежно від умов договору, а також усних розпоряджень керівництва ПАТ «Коблево», де можливі такі варіанти розвитку подій:

• отримання ТМЦ після повної оплати його вартості (наприклад: 100% – передплата);

• отримання ТМЦ, оплата яких здійснюватиметься частинами у відсотковому відношенні до загальної суми поставки на відстрочці платежу визначеними відрізками часу (наприклад: 30% – 30 кал. днів, 30% – 60 кал. днів, 40% – 90 кал. днів);

• одержання всієї партії ТМЦ після його часткової оплати, проведення доплати на відстрочці платежу (наприклад: 50% – передплата, 50% – 30 кал. днів);

• оплата ТМЦ в касі підприємства-постачальника підзвітною особою ПАТ «Коблево» (буде оформлено авансовий звіт) й отримання всієї партії товару одночасно з оплатою;

• отримання частини партії ТМЦ в міру їх оплати. У такому разі час від часу між підприємствами має проводитися звіряння (терміни встановлюються в договорі).

Розглянемо більш детально які первинні документи використовуються на ПАТ «Коблево».

Так, документи з надходження ТМЦ (докази, письмові свідоцтва, підтверджувальне право на здійснення операцій або факту здійснення) можна поділити на три групи:

• документи, що засвідчують кількість і якість, до них відносять рахунки-фактури, прибуткові накладні, специфікації, сертифікати, якісні посвідчення;

• розрахункові документи: платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, векселі та ін.

• транспортні документи: ТТН, вантажні квитанції.

Конкретно на ПАТ «Коблево» поставка матеріальних цінностей може здійснюватися: працівником підприємства – довіреною особою; підприємством-постачальником (яке згідно з укладеним договором, доставляє товар на склад покупця); зобов’язання щодо поставки товару на склад покупця бере на себе транспортна організація (перевізник).

В першому випадку, на складі постачальника, представник ПАТ «Коблево» пред’являє довіреність та документ, що засвідчує його особу.

Довіреність видається працівникові за розпорядженням директора. Виписана довіреність дійсна протягом 10 днів. В ній вказують:

• найменування підприємства-одержувача і його адреса;

• ідентифікаційний код;

• найменування підприємства-платника і його адреса;

• номер розрахункового рахунку, найменування і код (МФО) банку;

• дата видачі і дата, до якої довіреність дійсна;

• кому видана довіреність: посада і прізвище, ім’я та по батькові;

• документ, що засвідчує особу працівника, на якого виписується довіреність, його серія, номер, дата видачі, ким виданий;

• назва організації-постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;

• номер і дата документа, на підставі якого одержують цінності;

• перелік цінностей, які належить одержати, їх найменування, одиниці вимірювання і кількість.

Відпускаючи цінності із складу, постачальник виписує накладну на відпуск матеріалів, із зазначенням номеру довіреності, дати її видачі, а також найменування товару, його кількість. Якщо ТМЦ доставляється автотранспортом, то оформляється товарно-транспортна накладна. Якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й податкову накладну.

Податкова накладна є звітним податковим документом, що підтверджує виникнення податкового обов’язку платника податків у зв’язку з продажем товарів (робіт, послуг) і одночасно підтверджує право на податковий кредит у покупця – платника податків у зв’язку з придбанням.

Обов’язковими реквізитами податкової накладної є: номер, дата виписування та дата отримання, назва юридичної особи, повна назва одержувача, податковий номер платника податку, місцезнаходження юридичної особи або місце податкової адреси фізичної особи, опис (номенклатура) товарів (робіт, послуг) та їх кількість (обсяг, об`єм), ціна продажу без врахування ПДВ, ставка та сума ПДВ, сума з ПДВ. Цей документ засвідчується підписом та печаткою продавця.

Після оформлення відповідних документів, довіреність та другий примірник накладної здається в бухгалтерію постачальника і здійснюється відпуск товарно-матеріальних цінностей довіреній особі ПАТ «Коблево».

Довірена особа зобов’язана не пізніше від наступного дня після доставки цінностей надати документи, що підтверджують їх придбання для оприбуткування матеріалів на складі.

Доставлені товарно-матеріальні цінності оприбутковуються на склад прибут-ковою накладною, а також реєструються в «Журналі обліку вантажів».

Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером постачальника, а також особою відповідальним за відпуск товарів і скріплюється печаткою організації. У рахунку-фактурі не допускаються підчищення й помарки. Виправлення завіряють підписом керівника й печаткою підприємства постачальника із вказівкою дати виправлення.

Якщо цінності доставляються сторонньою транспортною організацію на ПАТ «Коблево», то з нею укладається договір на перевезення. При цьому також оформляється товарно-транспортна накладна, а підприємством перевізником на її основі виставляється акт виконаних робіт та рахунок на оплату виконаних послуг.

Для розрахунків з постачальником за отримані товарно-матеріальні цінності ПАТ «Коблево» використовує систему електронних платежів «Клієнт-банк», в окремих випадках використовується готівкова форма оплати.

При одержанні послуг, прийнятті виконаних робіт підставою для здійснення розрахунків є підписаний підприємством-виконавцем та замовником, тобто ПАТ «Коблево» – Акт виконаних робіт, наданих послуг, в якому зазначають обсяги виконаних робіт, вартість та ін.

У разі виявлення невідповідності кількості прийнятих товарно-матеріальних цінностей, зазначених у транспортних документах і фактичному їх прибуттю, складається акт про встановлені розбіжності, з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи і представника постачальника.

На підставі даного акту, ПАТ «Коблево» у встановлені строки пред’являє претензію перевізнику або постачальнику, в залежності від того на кому лежить відповідальність за встановлені недоліки. У випадку якщо відповідальність лежить на підприємстві-постачальнику, ПАТ «Коблево» оплатить лише фактично отримані товари, а на суму нестачі понад норми природних втрат виставить претензію постачальнику. Якщо ж відповідальність лежить на підприємстві-перевізнику, на встановлену суму нестачі йому буде виставлена претензія і в залежності від загальної вартості послуг доставки і суми претензії, буде прийнято рішення про оплату перевезення.

Супровідні документи виписуються в декількох примірниках: постачаль-никові, ПАТ «Коблево» – одержувачеві та підприємству-перевізнику товару.

У певних випадках разом з супровідними документами виписуються специфікації, акти звірки, акти здачі-прийомки виконаних робіт, пакувальні ярлики, які характеризують якість товару, кількість місць і інші пункти умов договорів поставки. При відсутності транспортних і інших супровідних документів приймання товарів на досліджуваному підприємстві оформляється спеціальним прийомним актом фактичної наявності товарів, що виписується в 2-х примірниках і в якому робиться оцінка про відсутність документів. Один примірник направляється постачальникові, другий - використовується підприємством для обліку товарів.

Перевірені документи передають Голові правління товариства для прийняття відповідних рішень у розрізі акцепту (згоди на оплату): повної оплати, часткової оплати або відмови оплати, із вказівкою суми й мотиву відмови.

Отже, на ПАТ «Коблево» основними супровідними документами є рахунки-фактури, видаткові накладні, податкові накладні та товарно-транспортні накладні. Основним розрахунковим документами є платіжне доручення, що надається в банк для здійснення платежів.

Первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками ПАТ «Коблево» складаються на типових формах. Господарські операції підприємства відображаються у відповідності з нормативними актами про документи та документообіг у бухгалтерському обліку.

Записи у регістрах бухгалтерського обліку проводяться на підставі первинних документів, які фіксують факти здійснення господарської операції і розпорядження на їх проведення. В цілому весь процес розрахунків з постачальниками і підрядниками включає два етапи: на першому – ведеться первинний облік надходження ТМЦ, послуг, робіт і їх оплати; другий – включає в себе формування звітних документів, а саме оборотно-сальдових відомостей і журналів-ордерів.