Тема 2.1. Організація позамашинної інформаційної бази.
План
1 Поняття та зміст інформаційного забезпечення інформаційних систем обліку
2 Поняття, склад, структура і загальна характеристика позамашинної бази підприємства
3 Носії інформації, їхній склад та характеристика
4 Поняття, склад уніфікованої системи первинної документації підприємства і вимоги до неї
1 Поняття та зміст інформаційного забезпечення інформаційних систем обліку.
Інформаційне забезпечення інформаційних систем обліку передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.
Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.
У процесі розроблення інформаційного забезпечення варто визначити:
склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв’язання комплексу задач;
структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників документів;
характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, маршрути, терміни;
характеристику якості інформації;
способи перетворення інформації.
Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпечення інформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.
Структуру інформаційного забезпечення наведено на рис. 2.1.1.
Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні ІС. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну ІБ.
Рисунок 2.1.1 - Структура інформаційного забезпечення
Ефективність будь-якої інформаційної системи обробки даних багато в чому залежить від способу організації її інформаційної бази (ІБ). Що розуміють під цим терміном? Згідно з держстандартом інформаційна база — це сукупність упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні IС.
Тож під IБ загалом розуміють сукупність певним чином організовуваної, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на носіях системи. Ця інформація відбиває стан керованого об’єкта і зовнішнього середовища.
Склад і зміст IБ визначаються, з одного боку, вимогами системи і самою суттю управління, а з іншого — вимогами автоматизованої обробки даних на ЕОМ.
Тому при розробці інформаційної бази слід керуватися такими принципами:
використання єдиної методики ідентифікації об’єктів і подій;
застосування типової схеми обміну даними між системою і людьми, зокрема формування масивів, внесення до них змін і видачу даних;
застосування єдиної схеми зберігання даних, необхідних для забезпечення розв’язування задач управління;
забезпечення одноразовості і незалежності вводу даних від часу розв’язування та кількості розв’язуваних економічних задач;
забезпечення можливості поетапного і безперервного нарощування ємності інформаційної бази;
використання програмного апарату, який забезпечує ефективну роботу з даними;
забезпечення інформаційної взаємодії з іншими інформаційними системами.
Під час розробки IБ слід ураховувати низку вимог, що ставляться з боку системи управління. Основні з них такі: повнота, своєчасність і регулярність надходження й обробки інформації, а також достовірність і точність останньої.
Вимога повноти інформації передбачає, що розміри IБ мають бути мінімальними, але достатніми для прийняття управлінських рішень, оскільки надмірна інформація не сприяє ефективному її використанню і утруднює процес управління.
Порушення термінів надходження та обробки інформації робить її непотрібною для управління, а отже, вона має бути вірогідною (достовірною) і точно відповідати об’єктивним показникам об’єкта управління.
Найважливіші вимоги висуваються до інформаційної бази з боку машинної обробки інформації, а саме: однозначне та формалізоване описання об’єктів і актів виробничо-господарської діяльності; застосування методів, які сприяють ефективному збору, реєстрації, передачі, обробці, нагромадженню та зберіганню інформації; вилучення дублюючих потоків інформації; уніфікація, спрощення й усунення надмірної документації; забезпечення ефективної форми обміну інформацією між людиною та ЕОМ.
2 Поняття, склад, структура і загальна характеристика позамашинної бази підприємства
Створення інформаційної бази — це складний, трудомісткий процес. Він визначається особливостями, що характерні для процесу переробки даних у системі. Ідеться про те, що мають забезпечуватися такі умови:
1) дані, які вводяться до ЕОМ, формалізовані і однозначно подані;
2) ЕОМ правильно «розуміє» первинні (вхідні) дані;
3) між станом об’єкта управління і його відображенням на носіях системи існує відповідність;
4) інформаційні масиви організовані таким чином, аби можна було ефективно оперувати ними з урахуванням обмежень технічних можливостей ЕОМ.
Коли проаналізувати перелічені умови за їх сутністю, можна помітити, що одні з них (1-ша і 2-га) пов’язані з підготовкою даних і оперуванням ними поза ЕОМ, тобто з питаннями створення позамашинної інформаційної бази системи; решта (3-тя і 4-та) пов’язані з переробкою даних в ЕОМ, тобто з розв’язанням питань створення машинної IБ.
Позамашинна інформаційна база — це частина IБ системи, яка являє собою сукупність сигналів, повідомлень і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.
У процесі створення позамашинної IБ комп’ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір способів і засобів фіксування у первинних документах і на машинних носіях; розробка форм вихідних документів; визначення та розробка логічної структури бази даних; вибір системи управління базою даних (СУБД); організація раціонального документообігу і т.ін.
Позамашинне інформаційне забезпечення включає:
систему класифікації і кодування інформації;
систему конструкторської, технологічної і технічно-виробничої документації;
оперативну документацію;
систему організації ведення, збереження, внесення змін у нормативну документацію.
Основним носієм інформації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо).
Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).
Вхідна документація містить первинну, необроблену інформацію, що відображає стан об’єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення.
Вхідні документи у свою чергу діляться на оперативні та нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.
Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат. Вихідні документи мають свою класифікацію:
призначені кінцевому користувачеві;
які використовуються інформаційною системою для розв’язання інших задач (транзити);
які використовуються для розв’язання задач на наступному стані.
Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення, головним чином, на друкованому пристрої ЕОМ.
До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей. Особлива увага зосереджується на достовірності даних, які відображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначені терміни, в регламентному режимі, відповідаючи на запит. Усе це дає можливість одержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу та придатна для використання на будь-якому рівні управління.
Розроблення форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованого оброблення економічної інформації та знаходить відображення у проектній документації, пов’язаній із розробленням інформаційного забезпечення.
Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.
Схема створення позамашинної ІБ наведена на рис.2.1.2
Рисунок 2.1.2 - Схема створення позамашинної ІБ
3 Носії інформації, їхній склад та характеристика
Інформація (дані) під час руху та перетворення (обробки) завжди розміщується на певних носіях. Кожний носій даних — це матеріальний об'єкт, який містить відомості, доступні лише людині, або лише ЕОМ, або одночасно і людині і ЕОМ.
Отже, носії інформації являють собою засоби реєстрації та збереження даних, які забезпечують зв'язок між інформацією та людиною, інформацією та ЕОМ, людиною та ЕОМ. Останнім часом носіями інформації називають переважно пристрої, призначені для зберігання файлів даних у комп'ютерних системах, відрізняючи їх від пристроїв для введення-виведення інформації та пристроїв для обробки інформації.
Усі носії економічної інформації можна класифікувати за кількома ознаками.
Паперові носії є найпростішими, традиційними, але серед них можна виділити зовсім різні групи.
Насамперед слід виділити первинні документи і табуляграми (носії результативних даних). Останні складають на машинах і інколи називають машинограмами. За конструктивним виконанням розрізняють бланкові і рулонні паперові носії. За способом запису вони можуть бути рукописними, друкованими, а за способом формування – ручної і автоматичної підготовки.
До носіїв ручної підготовки передусім належать рукописні (звичайні або спеціалізовані) документи, призначені для реєстрації первинних даних, які відображають певні кількісні і якісні характеристики об’єкта управління, результати виконання господарських і інших операцій, і мають юридичне значення.
За формою сигналу, який використовується для запису даних, розрізняють аналогові та цифрові носії. Для перезапису інформації з аналогового носія на цифровий чи навпаки необхідно застосовувати аналогово-цифрове чи цифро-аналогове перетворення сигналу.
За призначенням розрізняють носії:
для використання на різних пристроях
вмонтовані у певний пристрій
За стійкістю запису і можливістю перезапису:
постійні запам'ятовуючі пристрої (ПЗП), вміст яких не може бути змінено кінцевим користувачем (наприклад, CD-ROM, DVD-ROM). ПЗП в робочому режимі допускає тільки зчитування інформації.
записувані пристрої, у які кінцевий користувач може записати інформацію тільки один раз (наприклад, CD-R,DVD-R, DVD+R, BD-R).
перезаписувані пристрої (наприклад, CD-RW, DVD-RW, DVD+RW, BD-RE, магнітна стрічка тощо).
оперативні пристрої забезпечують режим запису, зберігання й зчитування інформації в процесі її обробки. Швидкі, але дорогі ОЗП (SRAM, статичні ОЗП) будуються на основі тригерів, повільніші, але дешеві різновиди (DRAM, динамічні ОЗП) будуються на основі конденсатора. В обох видах оперативної пам'яті інформація зникає після відключення від джерела струму. Динамічні ОЗП потребують періодичного оновлення вмісту - регенерації.
За фізичним принципом
перфораційні (з отворами або вирізами) - перфокарта, перфострічка
магнітні - магнітна стрічка, магнітні диски
оптичні - оптичні диски CD, DVD, Blu-ray Disc
магнітооптичні - Магнітооптичний компакт-диск (CD-MO)
електронні (використовують ефекти напівпровідників) - карти пам'яті, флеш-пам'ять
За конструктивними (геометричними) особливостями
дискові (магнітні диски, оптичні диски, магнітооптичні диски)
стрічкові (магнітні стрічки, перфострічки)
барабанні (магнітні барабани)
карткові (банківські картки, перфокарти, флеш-карти, смарт-картки)
Іноді носіями інформації також називають об'єкти, читання інформації з яких не потребують спеціальних пристроїв – наприклад паперові носії.
4 Поняття, склад уніфікованої системи первинної документації підприємства і вимоги до неї
Уніфікована система документації – це раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам, і зміст інформації, який необхідний для оптимізації управління на різних рівнях на основі застосування економіко-математичних методів і засобів обчислювальної техніки.
Первинні облікові документи вміщують інформацію, яка відображає стан управлінських параметрів об'єкта: дані про надходження матеріалів, відвантаження готових виробів, забезпечення підприємства, нарахування заробітної плати, наявність браку.
Уніфікована система первинної облікової документації повинна забезпечити раціональну організацію первинного обліку в галузях народного господарства. Державний стандарт встановлює загальні вимоги до змісту і форм уніфікованих документів.
Система документації первинного обліку включає такі основні форми:
облікові акти;
відомості обліку виробітку і заробітної плати;
рапорти про виробіток;
журнали з обліку;
інвентаризаційні описи;
накладні;
табелі з урахування робочого часу;
вимоги;
накази щодо обліку особового складу;
лімітно-заборні карти обліку/відпуску сировини і матеріалів.
Правильно розроблена документація дозволяє значно скоротити об'єм робіт із реєстрації вихідних даних і підготовки машинних носіїв.
Проектування первинних документів зводиться до змін існуючих форм, які не відповідають вимогам машинної обробки. При цьому складаються таблиці, що вміщують перелік існуючих форм первинних документів за кожною функціональною підсистемою із зазначенням виду документа, періодичності його складання, найменування вхідних реквізитів і їх значення. Потім аналізуються всі відомості, які підлягають внесенню в проектуючу форму документа.
Проектування первинного документа має таку послідовність:
Виявляються реквізити, які потрібні для внесення в документи за кожною функціональною підсистемою, склад реквізитів визначається постановкою завдання.
Із загального обсягу необхідної інформації за кожною підсистемою відбирається коло реквізитів для конкретної форми документа.
Обрані реквізити поділяються на дві групи; ті, що переносяться на машинний носій, і ті, що не переносяться на машинний носій.
Здійснюється проектування ескізів форми первинного носія інформації.
Форми первинних документів уточнюються, кресляться на бланках стандартного розміру і замовляються в типографії.
Проектування ескізів первинних документів ведеться з урахуванням розташування реквізитів у відповідних зонах. Будь-який бланк документа можна розбити на зони, які призначені для запису певних груп реквізитів, що мають логічну або математичну залежність і пов'язані з обробкою або заповненням. Окремі зони документа можуть бути побудовані за лінійною, анкетною або табличною формою.
При проектуванні первинних документів необхідно враховувати вимоги, які ставляться до них у зв'язку з машинною обробкою і використанням в АСМП:
Реквізити повинні розміщуватись на бланку в певній послідовності: довідково-групові реквізити-ознаки, сталі для групи документів; довідково-групові змінні реквізити-ознаки і реквізити основи.
Реквізити, які переносяться на машинний носій, повинні бути обведені потовщеною лінією (0,7–1,0 мм); їх необхідно групувати і виділяти в спеціальні зони.
З первинних документів необхідно виключити постійну інформацію (довідкову, розцінкову, нормативну, планову), а також вихідні показники, які можуть, бути отримані в результаті обробки. Вихідні дані допускається включати в зони для даних, які не підлягають машинній обробці. Постійна інформація в АСМ розміщується в зовнішній пам'яті ЕОМ і використовується у міру необхідності для вирішення комплексу завдань. Виконання цих вимог істотно скорочує форми документів, їх заповнення й обробку, а також підвищує надійність інформації.
Уніфікація первинної документації. Документи, що відображають однорідні операції, повинні мати певний склад реквізитів і однакову визначену послідовність їх розміщення на бланку. Уніфіковані форми документів повинні створюватися на всіх рівнях управління. Це забезпечить інформаційну єдність АСМ різних рівнів.
Контрольні питання
1 Надайте визначення інформаційного забезпечення та інформаційної бази
2 Охарактеризуйте позамашинну базу підприємства
3 Які Вам відомі носії інформації?
4 Що таке уніфікована система первинної документації підприємства і які вимоги висуваються до неї?