2.12. Здійснення контролю за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства

Термін виконання робіт – істотна умова договору будівельного підряду, без узгодження якого договір вважається неукладеним. Необхідно розмежовувати терміни виконання будівельних робіт та терміни дії договору будівельного підряду, оскільки ці поняття різні за своїм правовим змістом, хоча нерідко боку підміняють одне іншим. Термін дії договору будівельного підряду не є його істотною умовою, він лише вказує на термін, протягом якого діють зобов'язання, передбачені договором.

2.13. Ведення контрольно-реєстраційної картотеки

Реєстрація документів – це ключовий момент в організації діловодства. Одна з найважливіших завдань служби діловодства – в будь-який час і в найкоротший термін видати потрібну довідку по документу і знайти сам документ. Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована.

Журнальна система реєстрації потрібна тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації тощо, наприклад , при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, документи реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Банки , наприклад , ведуть журнали обліку договорів про депозитний вклад, рахунків фірми і т.д. Журнальна система реєстрації використовується в роботі з документами обмеженого доступу: секретними , конфіденційними.

Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному:

• Реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;

• Картки можна виготовити в необхідній кількості примірників і, отже, відпадає необхідність у повторній реєстрації документів у структурних підрозділах;

• Картки «рухливі», їх можна систематизувати за, різними ознаками і створювати картотеки. Таким чином, карткова система реєстрації забезпечує інформаційно-довідкову роботу;

• Карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один примірник картки передати в строк картотеку для контролю за виконанням документів. Переваги карткової системи реєстрації дозволяють значно підняти рівень організації діловодного обслуговування в установі. Форма картки (РКК – реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства. Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік і, як мінімум, два картотечних ящика для зберігання карток: у строковий контрольної картотеці і довідкової картотеці. Кількість примірників заповнених реєстраційних карток визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється, як мінімум, дві. Заповнивши картку, одну з них поміщають в строкову картотеку, іншу – в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним. Але частіше виготовляють три екземпляри картки. З них два ставлять в картотеки (довідкову та контрольну), а третій примірник передають з документом виконавцю. Якщо довідкові картотеки будують за різними ознаками, наприклад, за кореспондентам, регіонами або з питань, то відповідно збільшують кількість карток, щоб примірників вистачило для кожної картотеки. У цьому випадку кількість примірників картки у великих установах зросте до п'яти – шести. Природно , що створення і ведення великих картотек - це трудомістка робота і вона була поставлена ​​в окремих установах, що мають добре організовану діловодну службу. Позбутися від громіздких картотек і організувати трудомістку інформаційно-довідкову роботу практично в будь-якій установі дозволило впровадження комп'ютерних технологій. Сьогодні ручна карткова система реєстрації повсюдно замінюється найбільш раціональної реєстрацією документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться реєстраційна форма. Реєстрація документів на комп'ютері дозволяє:

• Реєструвати документи на різних робочих місцях;

• Організувати децентралізовану реєстрацію документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про документи ( як внутрішніх , так і надійшли) в єдиній базі даних організації;

• На основі бази даних організувати інформаційно-довідкову роботу;

• Організувати контроль за виконанням документів. Найбільш зручна (пропонується більшістю комп'ютерних програм) виводиться на екран форма реєстраційної картки , до якої заносяться відомості про документ, аналогічна традиційної ручної картці на паперовій основі. Для можливого багатоаспектного пошуку в реєстраційну картку можна внести значно більше відомостей про документ, а саме: Дата отримання (реєстрації) документа. Номер реєстрованого документа по порядку (реєстраційний номер). Найменування кореспондента. Дата документа. Номер документа. Короткий зміст. Автор резолюції. Текст резолюції. Найменування виконавців. Термін виконання (коли документ повинен бути виконаний). Хід виконання. Дата виконання (коли документ фактично був виконаний). Номер справи (в яке підшитий виконаний документ). Для зручності пошуку документів, статистичного обліку в реєстраційну картку можуть бути додані: Назва структурного підрозділу. Кількість листів в документі. Кількість листів додатків. Вид документа (наказ, акт, договір тощо). Назви пов'язаних документів. У картці можуть бути й інші показники, що встановлюються кожною організацією відповідно до її специфікою. Створення реєстраційної форми та бази даних про документи організації в цілому, так само як заповнення реєстраційної картки, на екрані комп'ютера має свої особливості в порівнянні з традиційної паперової картотекою. Принцип роботи електронної картотеки (бази даних) – в однократності вводу повторюється інформації та можливості використання однієї інформації в різних формах і навіть різних базах даних. Заповнюється на екрані реєстраційна форма для вхідних, вихідних і внутрішніх документів має невеликі відмінності, але вносяться в загальну базу даних відомості дозволяють здійснювати узагальнений пошук по всіх документах організації. Форма реєстраційної картки, як правило, містить поля, які заповнюються вручну (наприклад, номер і дата вхідного документа, короткий зміст, текст резолюції); поля, відомості в які вводяться автоматично ( дата реєстрації , реєстраційний номер документа), і поля, відомості в які вводяться шляхом вибору інформації з розкривних списків. Такий введення інформації не тільки прискорює процедуру заповнення реєстраційної картки, а й, що особливо важливо, дозволяє уникнути друкарських помилок і різночитань, які можуть значно ускладнити або навіть зробити неможливим автоматизований пошук інформації про документ. У вигляді розкривних списків, як правило, виконуються поля:

• Вид документа – так як кількість видів документів обмежене;

• Автор резолюції – список керівних осіб організації;

• Структурний підрозділ – список структурних підрозділів;

• Виконавці – як правило, це поле складається з двох частин – назви структурного підрозділу і прізвища та ініціалів виконавця. Цей список, як і список «автор резолюції», може бути пов'язаний з базою даних з кадрів організації і автоматично коригуватися при кадрових змінах;

• Номер справи – пов'язаний з номенклатурою справ організації;

• Пов'язані документи – в цьому полі встановлюється зв'язок реєстрованого документа з іншими (наприклад, документ – відповідь зв'язується з ініціативним документом) .У вигляді поповнюваного списку виконується поле «кореспондент». Організації, з якими підтримується постійний листування, вибираються зі списку.