2.18 Забезпечення зберігання справ і здавання їх до архіву в установлені строки

В кінці календарного року виконані документи повинні бути підготовлені до передачі їх на зберігання.

Існує три системи зберігання справ:

зберігання документів на паперових носіях;
система мікрофільмування;
електронна система.

Якщо справи зберігають в шафі, то їх розташовують одна за одною згідно НС, яку розміщують на внутрішній стороні шафи.
Справи можуть видаватись співробітникам для роботи за розпорядженням керівника. А на справу, яку видали, необхідно завести картку, що буде замінювати справу. Стороннім організаціям справи видають по акту.
До того, як справи будуть передані до державного архіву, їх зберігають в архівах установи протягом таких термінів:

в установах державного підпорядкування – 15 років;
в установах обласного підпорядкування – 10 років;
в установах місцевого або районного підпорядкування – 5 років;
матеріали по особовому складу – 75 років;
записи актів стану громадян (РАЦСу) – 75 років.

Після закінчення названих термінів зберігання справи передають до відомчих або державного архівів.
У невеликих фірмах та установах може бути відсутній відомчий архів. В цьому випадку роботу по діловодству і передачі справ до державного архіву виконує секретар.
Для передачі справ у архів утворюють та затверджують наказом керівника установи експертну комісію у складі 3 – 5 осіб, яка керується правилами та інструкціями Головного архівного управління.
Комісія визначає та добирає документи для знищення та для передачі до архіву, термін зберігання яких закінчився. Це справи постійного та тимчасового зберігання, особові справи, описи справ, документи по особовому складу і акт про знищення документів, узгоджений з відомчою установою.
Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню. Для цього необхідно:

перегрупувати документи у справах в прямій хронологічній послідовності;
пронумерувати аркуші у справі в правому верхньому куті;
скласти внутрішній опис документів для найбільш цінних справ;
в кінці справи підшити засвідчуючий лист;
підшити справу в теку (папку);
перевірити й уточнити реквізити на обкладинці справи.

Додаток 1

Директору ПП «Вікторія»

Смирнову М.В.

Телефонограма

12 год. 45 хв.

09.12.2013р.

09.12.2013р. в 15год. 45хв. в Обласній Науковій Бібліотеці (2 поверх, відділ технічної літератури) відбудеться семінар за темою: «Про систему заходів, спрямованих на підтримку сприятливої екологічної обстановки на території Одеській області». Прошу направити представника.

Підпис

Передав В.П. Соколава

тел.: (04849) 2-18-59

Прийняв С.О. Вербицька

Додаток 2