2.7. Передача і прийом інформації на приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс), а також телефонограми

Телефаксів ( від теле ... і лат. Fac simile - роби подібне ) й – телеграм з обов'язковим записом їх в пункті прийому; здійснюється електричними сигналами – переданими по проводах, і радіосигналами; вид електрозв'язку. Телеграфні повідомлення передаються за допомогою телеграфних апаратів по каналах телеграфної мережі у вигляді кодових комбінацій. За призначенням і характером переданої інформації розрізняють: зв'язок загального користування, абонентське телеграфування і факсимільний зв'язок (факс).

Телекс, телеграфічна система, що використовує телефонні лінії для передачі імпульсів постійного струму, які представляють символи, надруковані оператором на клавіатурі передавального апарату. Назва системи походить від перших букв виразу «teletype-writer exchange service» (служба обміну інформацією по телетайпу). На зміну їм прийшли останнім часом факси.

Телефонограма (Додаток 1)– це узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються в окрему категорію у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається усно по каналах телефонного зв'язку і записується від руки). Зазвичай телефонограми застосовують для термінових повідомлень про нарадах , засіданнях , зборах і подібних випадках , коли передане повідомлення необхідно оформити документально. Телефонограми застосовують у межах дії місцевого телефонного зв'язку.

Бланки для телефонограм доцільно мати при великому (більше 200 на рік) кількості цих документів. Допускається оформлення телефонограм на чистих аркушах паперу. Складається телефонограма в одному екземплярі.

РЕКВІЗИТИ:

1. назва установи – автора документа , посада, прізвище співробітника, який передав телефонограму, номер його телефон;

2. найменування організації – одержувача, посада та прізвище співробітника, який прийняв телефонограму, номер його телефону;

3. дата і номер телефонограми, текст ( не перевищує 50 слів);

4. найменування посади особи, яка підписала документ;

5. підпис, прізвище та ініціали.

При складанні телефонограм дотримуються наступних рекомендацій:

• текст не повинен містити складних логічних оборотів , важко вимовляємо і рідко вимовлених слів;

• інформація повинна бути короткою і терміновою.

При передачі телефонограми необхідно перевірити правильність запису повторним читанням; слова, погано сприймаються на слух, потрібно передавати, розбиваючи по буквах. Якщо телефонограма направляється на кілька адрес, то до неї складається список на розсилку із зазначенням номерів телефонів. Співробітник, який прийняв телефонограму, зобов'язаний ознайомити з її змістом усіх посадових осіб, яким призначалася отримана інформація.

2.8. Складання листів, запитів, інші документи, підготовка відповіді авторам листів

Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

Листи, що потребують відповіді – запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

Не потребують відповіді – відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту.

РЕКВІЗИТИ:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа ("про...").

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи складаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи.

Договірний лист – різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену правову функцію.

Рекламний лист – це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування – це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія – документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист – специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

2.9 Виконання роботи з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, введення їх в реєстр)

Завдання і класифікація ділових нарад

Ділові зустрічі (наради) — одну з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обміну інформацією між підлеглими і керівником, приймаються управлінські рішення.

Як свідчить досвід, ділові наради які завжди приносять належний ефект тому, що чимало керівники неясно уявляють собі технологію їх організації та проведення.

Ділове нараду — засіб привернення колективного розуму до розробки оптимальних рішень щодо актуальним і найскладнішим питанням, які виникають для підприємства. Процес управління у такому випадку зводиться до трьох основним стадіям:

– збирання та переробка інформації;

– координація діяльності всіх служб фірми та знищення всіх співробітників;

– ухвалення рішення.

Крім свого прямого призначення, кожне раціонально організоване нараду вирішує й важливу навчально – виховну завдання. На нараді співробітники навчаються працювати у колективі, комплексно підступати до вирішення загальних завдань,Достигать компромісів, набувають культуру спілкування, і т.п.

Для деяких співробітників перебування на діловому нараді — єдина можливість побачити і навіть чути керівників вищих рівнів управління. З іншого боку, на діловому нараді керівнику дають можливість показати свій хист менеджера.

Отже, управлінські дії менеджера доповнюються колективними засіданнями (нарадами), у яких вирішуються повсякденні ділові питання та.

Ділові наради є особливий вид організації праці, діючу пенсійну систему дуже короткі строки і має певну цілеспрямованість. Наради класифікують за такими основним ознаками.

За призначенням:

– що виробляють та приймаючі рішення;

– що роз'ясняють і уточнюючі завдання з реалізації раніше виданих рішень;

– які підбивають підсумки й мають оцінку прийнятим раніше рішенням;

– оперативні (диспетчерські).

По періодичності (частоті) проведення:

– разові;

– регулярні;

– періодичні.

За кількістю учасників:

– вузький склад (до п'яти чоловік);

– розширені (до двадцяти людина);

– представницькі (понад двадцять людина).

За рівнем стабільності складу учасників наради:

– з фіксованою складом;

– з запрошенням за списком, складеного кожному за наради;

– комбіновані.

По приналежності:

– партійні (та інших громадських організацій);

– адміністративні;

– наукові і науково – технічні;

– об'єднані.