- •Ізмаїльське вище професійне училище Київської державної академії водного транспорту імені гетьмана Петра Конашевича-Сагайдачного
- •1. Інструктаж з охорони праці, пожежної та електробезпеки. Знайомство з підприємством, апаратурою, робочим місцем
- •2.1. Робота з кореспонденцією, яка надходить на розгляд керівникові
- •2.2. Передавання кореспонденції, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей
- •Ведення діловодства. Виконання різних операцій із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень
- •Прийняття документів і особистих заяв на підпис керівникові підприємства
- •2.5. Підготовка документы вы матеріалів, необхідних для роботи керівникові
- •2.6. Організація проведення телефонних переговорів керівника, запис за його відсутності одержану інформацію і доведення до його відома її зміст
- •2.8. Складання листів, запитів, інші документи, підготовка відповіді авторам листів
- •2.7. Передача і прийом інформації на приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс), а також телефонограми
- •Технологія організації та проведення ділових нарад
- •2.10 Ведення і оформлення протоколів засідань і нарад
- •2.11. Здійснення контролю за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень
- •2.12. Здійснення контролю за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства
- •2.13. Ведення контрольно-реєстраційної картотеки
- •2.14 Друк за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або введення поточної інформації у банк даних
- •Властивості документа
- •2.15 Організація приймання відвідувачів
- •2.16. Забезпечення робочого місця керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови праці, що сприяють його ефективній роботі
- •2.17 Формування у справи відповідно до затвердженої номенклатури
- •2.18 Забезпечення зберігання справ і здавання їх до архіву в установлені строки
2.10 Ведення і оформлення протоколів засідань і нарад
Протокол – це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.
Протокол має такі реквізити:
Назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;
Порядковий номер протоколу;
Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);
Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;
Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);
Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх;
Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);
Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;
Текст;
Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).
Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Протокол – це первинний офіціальний документ.
Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена особа. Після зборів у її розпорядження передаються всі письмові матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів та ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим, як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.
Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена і компетентна в обговорюваних питаннях.
Після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою і секретарем зборів. Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени президії.
Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.
Питання порядку денного в протоколі формулюються у називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: "Розгляд і затвердження" (форма "Про розгляд і затвердження" не рекомендується).
Жанр виступу ("доповідь", "повідомлення", "пропозиція" та ін.), посада і прізвище доповідача називається після формулювання питання.
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.
В наступному рядку після слова "Слухали" вказуються прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді або повідомлення.
У розділі "Ухвалили" повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої). У констатуючій частині підкреслюють значення обговореного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.