2.14 Друк за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або введення поточної інформації у банк даних

Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Існує також інше визначення терміну: Документ (ЗУ «Про інформацію») – матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Документ (за П. Отле) – це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Властивості документа

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей – цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно. Найбільш значимі властивості такі:1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати; 2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі; 3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

2.15 Організація приймання відвідувачів

Однією з найважливіших складових частин у роботі будь-якого керівника є прийом відвідувачів. Прийом відвідувачів можна поділити на три напрями:

• прийом співробітників своєї установи по поточних справах;

• прийом відвідувачів інших організацій та делегацій;

•   прийом відвідувачів з особистих питань.

Секретар повинен:

• забезпечити наявність інформації про години прийому (у вигляді таблички із зазначенням днів та годин прийому);

• вести облік відвідувачів під час прийому, слідкувати за черговістю регламентного прийому (зазначений час).

Секретарю слід пам’ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може заходити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач зайшов у приймальню, секретар повинен:

• запропонувати відвідувачеві зняти верхній одяг і попросити зачекати 1-3 хв.;

• доповісти керівникові про відвідувача – прізвище, ім’я, по батькові, посаду та мету візиту;

•   якщо керівник має змогу прийняти відвідувача, запросити його до кабінету;

• в разі неможливості прийому відвідувача керівником, слід послатися на об’єктивність причин, за яких це сталося, а також зазначити час можливого прийому.

Організовуючи прийом співробітників, секретар повинен:

• знати коло осіб, що мають право заходити до керівника у будь – який час без доповіді;

• довести до співробітників години прийому та попередити про них відвідувачів;

• повідомляти керівникові про відвідувача по телефону.

Організовуючи прийом осіб, що прибули у відрядження, необхідно: 

• з’ясувати, з якого питання прибув відвідувач і чи була попередня домовленість щодо відрядження;

• зробити позначку у посвідченні про відрядження, допомогти у забезпеченні необхідними матеріалами;

• у разі потреби допомогти з розміщенням у готелі.

Якщо керівник відсутній, необхідно посприяти, щоб його прийняв співробітник, в межах компетенції якого має бути вирішення даного питання. Слід обов’язково пояснити причину відсутності керівника.

Якщо прибуває делегація, секретар має заздалегідь забезпечити її супроводження співробітником установи. Для іноземної делегації слід потурбуватися про перекладача та замовити сувеніри.

Під час проведення прийомів з особистих питань слід забезпечити присутність на робочому місці співробітників, які можуть знадобитися при розв’язуванні питань стосовно відвідувача. Зв’язок з ними здійснюється по телефону. В разі відсутності керівника, прийом здійснює його заступник (в.о. керівника).

Під час прийому відвідувачів керівником секретар приймає телефонні дзвінки, переадресовує заступникам рішення всіх питань, що виникають. Не слід допускати в кабінет керівника відвідувачів, які не мають відношення до прийому.

Після закінчення прийому секретар оформлює відповідні записи про результати ділових розмов в обліковій формі. Контроль за виконанням рішень, які приймає керівник, покладають на секретаря. Він зберігає у себе незавершені справи, які підлягають повторному розгляду.

Якщо прийом відміняється, секретар повинен зателефонувати відвідувачам і повідомити причину відміни прийому та зазначити час наступного прийому. Секретар повинен назвати своє прізвище, посаду, надати телефон для довідок.