3. Прийняття документів і особистих заяв на підпис керівникові підприємства

У процедурі підготовки документа підписання має особливе значення. На практиці при підписанні документів нерідко виникають ситуації, що стосуються права підпису, делегування цього права іншим посадовим особам та ін. У більшості випадків підпис на документі надає йому юридичну силу (виняток становлять документи, які отримують юридичну силу після їх затвердження, – правила, положення, інструкції, регламенти, штатний розклад, деяких актів та ін.) Стандарт містить положення, що зачіпають питання зовнішнього оформлення підпису.

До складу реквізиту «Підпис» входять:

• найменування посади особи, яка підписала документ;

• особистий підпис;

розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

При оформленні підпису на документі має значення, на бланку видається документ чи ні. Якщо документ оформлений на бланку, до складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ (найменування організації представлено на бланку), його підпис (розпис), ініціали та прізвище (розшифрування підпису), наприклад :

Керівник (підпис) Ю.В. Сілаєва

Аналогічним чином оформляється підпис і у випадку, якщо особа, яка виконує обов'язки керівника, підписує документ на бланку організації.

«В. о.» – це з точки зору російської мови графічне скорочення, тобто скорочення, що застосовується тільки в письмовій мові, словосполучення при читанні вимовляється повністю. При оформленні підпису необов'язково використовувати графічне скорочення «В. о.» . Припустимо вказувати посаду повністю:

Виконуючий обов'язки керівника (підпис) Ю.В. Сілаєва

Підстава для права підпису

Призначення посадової особи виконуючим обов'язки оформляється наказом керівника. У наказі повинні бути зазначені причина передачі повноважень , посада та прізвище особи, на якого покладаються обов'язки або дата початку виконання обов'язків керівника.

Право підписувати документи, як правило, мають керівник організації та інші уповноважені ним особи. Право керівника видавати організаційно-розпорядчі документи закріплюються в установчих документах (статуті , положенні). Це право, а також право вести листування можуть бути делеговані керівником іншим посадовим особам. Оформляється це наказом про розподіл обов'язків ( про делегування повноважень) або довіреністю на виконання певних дій від імені організації.

Якщо право підписувати документи надано заступникам керівника або керівникам структурних підрозділів, вони підписують документ із зазначенням своєї посади, наприклад:

Заступник керівника (підпис) Є. Ю. Чечіна

або

начальник (підпис) А.Д. Головін

мобілізаційного відділу

Право здійснювати угоди і, відповідно, підписувати договори може бути надано посадовій особі на підставі довіреності, виданої керівником організації.

Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом керівника або іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з додатком друку даної організації.

Якщо керівникам структурних підрозділів надається право підписувати документи, для видання документів можуть використовуватися як бланки структурних підрозділів, так і бланки документів організації. Рішення про види бланків, що використовуються в організації, приймає керівник організації.