2. Границы процесса

Понятие границ процесса является важнейшим при внедрении процессного подхода.

Границы процесса – событие (совокупность событий), инициирующее и завершающее процесс.

Событие – наступление определенной ситуации (времени, перехода ответственности за ресурсы).

Инициирующее событие - событие, при наступлении которого начинается процесс.

Завершающее событие - событие, которым завершается процесс.

Завершающее событие

Ресурс А передан из процесса 1 в процесс 2

Инициирующее событие

Процесс 1

Процесс 2

Ресурс

А

Выход процесса 1

Граница процесса: переход ответственности за ресурс А

Вход процесса 2

Рисунок 2 – Границы процессов

Пусть ресурс «А» является результатом преобразования в некотором процессе (рис. 2). С точки зрения владельца этого процесса ресурс «А» - выход. С точки зрения владельца процесса-потребителя ресурс «А» - вход. В момент передачи ресурса «А» от одного процесса к другому происходит переход ответственности за этот ресурс между владельцами процессов. Факт движения ресурса, сопровождающийся переходом ответственности, может быть идентифицирован при помощи события. С точки зрения владельца первого процесса это событие завершает процесс, с точки зрения владельца второго процесса – инициирует его. Одно и тоже событие может быть сформулировано по-разному при описании границ двух рассматриваемых процессов. Первый владелец скажет, что ресурс «А» передан, а второй – что ресурс «А» получен. Чтобы при описании процессов было удобнее увязывать их в единую систему, лучше определять одно событие и давать ему примерно такую формулировку: «Ресурс «А» передан из процесса 1 в процесс 2». Формулировки событий должны быть согласованы между владельцами процессов при регламентации границ.

Существуют события, связанные с достижением некоторого времени по абсолютной или относительной хронологической шкале. Например, событие «Наступило 1 сентября» указывает на календарную дату, то есть привязано к календарной дате (абсолютная шкала). Событие «Прошло два рабочих дня после поступления заказа» указывает на наступление некоторого времени по относительной шкале, измеряемой в днях (начало шкалы приходится на момент поступления заказа). В зависимости от процесса масштаб временной шкалы различен: месяцы, дни, часы, минуты.

Для четкого определения границ процесса необходимо:

• определить, какие ресурсы движутся внутрь и вовне процесса (входы и выходы);

• определить инициирующие и завершающие события;

• согласовать требования к входам/выходам и формулировки инициирующих/завершающих событий с владельцами соответствующих процессов-поставщиков и процессов-потребителей.

Требования к ресурсам, пересекающим границы процессов, могут быть зафиксированы в различных документах, например в спецификациях на входы и выходы процесса. Эти спецификации могут быть выполнены в виде отдельных документов или входить в состав регламентирующих документов по процессам (документированные процедуры),

Спецификации могут детально описывать требования, которым должны удовлетворять:

• документация;

• сырье, вспомогательные и упаковочные материалы;

• полуфабрикаты;

• готовые изделия;

• производственные и офисные помещения, инфраструктура;

• персонал;

• оборудование;

• программное обеспечение;

• прочее.

В спецификации необходимо фиксировать все требования, предъявляемые к объекту конкретного процесса. Содержание спецификаций зависит от типа входа или выхода процесса. Ниже приводятся примерные структуры спецификаций.

Таблица 1 – Структура спецификации для готового продукта

№	Раздел спецификации	Что должно быть в спецификации
1	Название продукта	Название продукта в соответствии с нормативным документом, ТР, ТК, СТП
2	Описание продукта	Краткое описание продукта (назначение продукта, основные функциональные характеристики и др.). Ссылка на нормативные документы
3	Параметры для контроля соответствия	Описание параметров, которые должны использоваться для контроля соответствия продукта требованиям. Ссылки на методики контроля (или сами методики).
4	Допустимые значения контролируемых параметров	Описание допустимых пределов контрольных параметров продукта
5	Выборка	Ссылка на методику получения выборки для контроля параметров продукта (или сама методика)
6	Условия хранения	Требования к хранению, меры предосторожности и т.п.
7	Срок годности	Требования по сроку годности
8	Упаковка	Подробное описание упаковки
9	Штрихкод	Зарегистрированный номер

Таблица 2 – Структура спецификации на человеческие ресурсы (персонал)

№	Раздел спецификации	Что должно быть в спецификации
1	Должность	Название должности в соответствии со штанным расписанием
2	Образование	Требование к образовании.
3	Специальность	Наименование специальности
4	Стаж работы по данной специальности	Требования к стажу работы
5	Общие компетенции	Знание персонального компьютера, владение иностранными языками, наличие водительского удостоверения и т.д.
6	Специальные компетенции	Описание специальных компетенций, наличие специальных допусков
7	Медицинские требования	Требования по состоянию здоровья. Требования по периодичности медицинских осмотров
8	Технологическая одежда	Состав комплекта одежды
9	Инструктаж	Ссылки на инструкции, которые сотрудник должен знать
10	Обучение	Ссылки на обучающие программы, которые сотрудник должен пройти

ЗАДАНИЕ: Рассмотрите конкретный процесс в своей организации, определите инициирующее и завершающее события этого процесса. Разработайте примерную спецификацию для конкретного ресурса, пересекающего границу этого процесса.