Сквозные процессы
При совместной работе над общей задачей сотрудников различных подразделений (то есть при взаимодействии на межфункциональном уровне) в организации возникают эффекты синергии. Руководителям организации нужны управленческие инструменты, которые могут помочь наладить эффективное межфункциональное взаимодействие и тем самым сохранить организацию как систему. Один из таких инструментов – сквозные процессы (Рис. 5).
Отделы/функции Отдел снабжения Производственный отдел Технологический отдел Финансовый отдел
Рисунок 5 – Межфункциональные процессы
Процесс можно считать сквозным (межфункциональным), если:
участниками процессов являются сотрудники различных структурных подразделений;
деятельность в рамках процесса рассматривается на уровне отделов или сотрудников (операционный уровень);
существует возможность организации контроля оперативной деятельности по процессу и полученных результатов одним руководителем;
результат процесса важен с точки зрения достижения целей организации в целом (или существенной ее части) либо удовлетворения потребности внешнего потребителя;
существует возможность значительного улучшения деятельности (усиление эффектов синергии) за счет оптимизации межфункционального взаимодействия в рамках процесса.
Сквозные процессы рационально определять на операционном уровне, то есть уровне операций, выполняемых конкретными сотрудниками. Примеры сквозных процессов приведены в таблице 5.
Таблица 5 – Примеры сквозных процессов
Наименование процесса |
Результат процесса |
Состав участников |
Процесс ценообразования |
Прайс-лист компании |
Генеральный директор, отдел продаж, отдел маркетинга |
Разработка нового изделия |
Документация на новое изделие, экспериментальный образец и т.д. |
Отдел маркетинга, отдел продаж, отдел главного конструктора, отдел главного технолога, отдел материально-технического снабжения, планово-экономический отдел, бухгалтерия |
Поиск и прием сотрудника на работу |
Сотрудник, принятый на работу в организации |
Руководитель подразделения, отдел персонала, бухгалтерия, служба безопасности, внешние подрядчики |
Процесс стратегического планирования |
Стратегия компании, стратегическая карта, карта сбалансированных показателей |
Собственники, руководители верхнего уровня, отдел стратегического развития |
Процесс отгрузки товара со склада |
Товар в автомобиле клиента, документация |
Отдел продаж, кладовщики складов, грузчики, бухгалтер |
Многие сквозные процессы, связанные с развитием (например, открытие нового подразделения или разработка нового продукта), могут рассматриваться в качестве внутренних проектов организации, и наоборот.
Деятельность можно рассматривать в качестве сквозного процесса (а не проекта), когда:
основная цель деятельности не меняется;
деятельность регулярно повторяется;
деятельность выполняется по неизменной технологии;
состав участников остается практически неизменным.
Примеры сквозных процессов, удовлетворяющих перечисленным критериям, - это процесс разработки нового изделия или процесс открытия нового филиала. Для управления такими сквозными процессами руководители могут использовать наработанные в мировой практике методы управления проектами.
Деятельность лучше назвать проектом, когда:
ее цель может существенно меняться от случая к случаю;
она выполняется время от времени, нерегулярно;
имеет четкое ограничение во времени;
технология выполнения деятельности частично или полностью меняется (неизменной остается только технология управления этой деятельностью);
состав участников меняется.
Примеры проектов, удовлетворяющих перечисленным критериям, - это проект замены оборудования в одном из цехов организации, проведение исследования возможности перехода на новую марку сырья или анализ, оптимизация и регламентация какого-либо процесса.