Практическое задание № 2

Определение приоритетности проблем (задач) с использованием АВС-анализа

Целью работы является определение категории проблем (задач) с использованием АВС-анализа и делегирование полномочий по их решению.

Теоретические положения

По оценке специалистов, руководитель средней организации подписывает в год от 300 до 1000 и более приказов. Если к этому числу прибавить устные распоряжения (а их объем в общем количе­стве принимаемых решений достигает 70 %), то очевидно, что коли­чество решений, принимаемых за данный период, настолько велико, что превышает физиологические возможности менеджера по перера­ботке информации. Естественно, что в этих условиях обеспечить принятие качественных, всесторонне проработанных и обоснован­ных решений практически невозможно. Чтобы избежать этого, менеджеру необходимо уменьшить за счет делегирования полномочий объем принимаемых лично им решений до приемлемо­го уровня, что позволит существенно повысить их качество.

Для определения приоритетности проблем (задач) можно ис­пользовать ABC-анализ, представляющий собой ме­тод, с помощью которого определяют степень распределения конкретной характеристики между отдельными элементами како­го-либо множества.

В основу данного метода положен принцип Парето (80:20), т.е. в процессе работы за 20% расходуемых затрат достигается 80% результатов, ос­тальные 80% затрат приносят лишь 20% общего итога.

ABC-анализ в деятельности менеджера основывается на следующей закономерности:

• важнейшие дела (категория А) составляют около 15% количества всех дел руководителя. Значимость этих дел (в смыс­ле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;

• важные дела (категория В) составляют около 20% общего числа и также 20% значимости дел;

• менее важные и несущественные дела (категория С) составляют около 65% общего числа дел, но имеют незначи­тельную долю - порядка 15% в общей значимости всех дел ме­неджера.

Это можно изобразить графически, используя кривую концентрации (или распределения) Лоренца (рисунок 1).

Рис. 1. Графическое отображение концентрации (распределения) значимости дел

Дифференциация задач по сте­пени приоритетности и коллегиального участия в их реше­нии позволяет увязать проблему принятия решений с делегированием полномочий. ABC-анализ создает основу руководителю для определения приоритетности проблем (задач) и делегированию полномочий. Рекомендации руководителям в части дифференцированного отношения к со­вокупности задач представлены в таблице 1.

Таблица 1

Приоритетность проблем (задач) и делегирование полномочий по их решению

Проблемы (задачи)
А	В	С
важнейшие	важные	менее важные
15% всех задач 65% общей значимости	20% всех задач 20% общей значимости	65% всех задач 15% общей значимости
выполнять самому, не перепоручать	частично поручать	поручать, сокращать, выдерживать

Основа ABC-анализа — характери­стика соотношения «количество — расходы». В данной задаче «ко­личество» — это ежегодный объем принятия решений руководителем, т.е. объем (количество) решений, а «расходы» — это «значимость (важность)» решений, выраженная посредством стоимостной оценки управленческих решений.

ABC-анализ включает выполнение следующих дей­ствий:

1. определить годовую стоимость (С_ГР) каждой группы решений (С_ГР=С_Р∙V) и суммарную стоимость всех решений (таблица 2);

Таблица 2

№ группы проблем (задач)	Объем (количество) решений (V)	Стоимость одного решения в среднем за год (СР)	Годовая стоимость решений (СГР=СР∙V)
1
2
…
n
	Σ V=	---	Σ СГР =

2. проранжировать решения по С_ГР в порядке убывания;

3. рассчитать кумулятивные (нарастающим итогом) стоимость и количество по ранжированному ряду решений;

4. рассчитать долю (в %) кумулятивных стоимости и объема (количе­ства) решений в суммарной стоимости и общем количестве решений (таблица 3, 4);

Таблица 3

Классификация решений по категориям

Ранг	№ группы проблем (задач)	Годовая стоимость решений (СГР=СР∙V)	Кумулятивная стоимость решений (КС)	Доля ( %) кумулятивной стоимости решений КС от Σ СГР	Категория (А, В, С)
1
2
…
n
		Σ СГР =

Таблица 4

Анализ отдельных категорий по объему решений

Ранг	№ группы проблем (задач)	Объем (количество) решений (V)	Кумулятивный объем (количество) решений (КV)	Доля ( %) кумулятивного объема решений КV от Σ V	Категория (А, В, С)
1
2
…
n
		Σ V=

5. классифицировать решения по трем категориям — А, В, С. Критерием классификации решений является доля (в %) кумулятивной стоимости (таблица 1).

6. сформулировать предложения по делегированию полномочий в решении проблем (задач).

Задание и порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с теоретическими положениями по определению приоритетности проблем и делегированию полномочий на основе АВС-анализа.

2. Определить категории проблем (задач) с использованием АВС-анализа и сформулировать предложения по их выполнению.

3. Варианты заданий и соответствующие им номера групп проблем (задач) приведены в таблице 6.

Руководитель предприятия принимает разнообразные решения, которые могут иметь организационный, эконо­мический, психологический характер и затрагивать разные сферы и направления деятельности организации (маркетинг, инновации, производство, персонал, финансы). Управленческие решения целесообразно классифицировать, выделив определенные группы решений. Исходные данные приведены в таблице 5.

Таблица 5

№ группы проблем (задач)	Стоимость одного решения в среднем за год (СР), ден. ед.	Объем (количество) решений (V), шт.	№ группы проблем (задач)	Стоимость одного решения в среднем за год (СР), ден. ед.	Объем (количество) решений (V), шт.
1	65	90	11	75	80
2	50	110	12	60	100
3	80	80	13	65	90
4	60	90	14	50	120
5	30	140	15	35	130
6	75	80	16	70	90
7	40	120	17	55	110
8	55	100	18	95	70
9	90	70	19	45	120
10	35	130	20	70	80

Таблица 6

Варианты заданий	№ групп проблем (задач)	Варианты заданий	№ групп проблем (задач)
1	1, 3, 5, 7, 9, 12, 14, 16, 18, 20	6	2, 4, 6, 8, 10, 11, 13, 15, 17, 19
2	2, 4, 6, 7, 9, 11, 12, 14, 16, 17	7	1, 3, 5, 6, 8, 10, 11, 13, 15, 16
3	1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10	8	11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20
4	6, 7, 8, 9, 10, 16, 17, 18, 19, 20	9	1, 2, 3, 4, 5, 11, 12, 13, 14, 15
5	1, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19	10	2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20