Практическое задание № 4

Принятие управленческих решений с использованием метода «мозговой атаки»

Целью работы является решение проблем управления с использованием метода «мозговая атака».

Теоретические положения

Метод «мозговой атаки» — один из основных, ис­пользуемых в организации и проведении экспертиз. Этот ме­тод был разработан в 1939 г. американским ученым А. Осборном.

Значи­тельная роль при осуществлении «мозговой атаки» принадлежит руко­водителю, возглавляющему заседание экспертной комиссии. В реальной производственной деятельности это может быть совещание, которое созвано руководителем для обсуждения той или иной возникшей про­блемы и установления основных факторов, определяющих ее дальней­шее развитие с целью выработки и принятия управленческих решений.

«Мозговая атака» в ситуационном анализе, как правило, состоит из двух туров. В первом туре происходит генерирование идей, а во втором — обсуждение выявленных идей, их оценка и выработка коллективной точки зрения.

Первый тур проводится так, чтобы каждый из присутствующих мог свободно высказать свое мнение о том, что, с его точки зрения, определяет развитие ситуации, в соответствии с какими закономерностями идет ее развитие, какие управляющие воздействия со стороны руковод­ства организации могут оказаться эффективными и привести к цели. В этом туре руководителю необходимо поддерживать любое из высказываемых мнений, давая возможность высказавшему его более полно представить свою точку зрения и развить ее. При этом должна поддерживаться атмо­сфера доброжелательности, освобождающая высказывающегося от из­лишней скованности.

Любая высказанная идея должна быть обсуждена и не может объяв­ляться ложной, даже если она представляется ведущему заседание заве­домо бесперспективной. Если в процессе «мозговой атаки» в первом туре руководитель поддерживает лишь перспективные, с его точки зре­ния, идеи, то нередко это приносит худшие результаты.

Подчеркнем, что задача первого тура «мозговой атаки» при опреде­лении факторов, влияющих на развитие ситуации, состоит в том, чтобы получить возможно более полную картину о факторах, которые могут влиять на ситуацию.

Во втором туре необходимо из выявленных в первом туре факторов оставить лишь наиболее существенные. Для того чтобы сделать это обо­снованно и выбрать среди них действительно определяющие, необхо­димо их критически оценить.

Здесь может быть использован так называемый метод суда. Уча­ствующие в проведении второго этапа специалисты делятся на сторон­ников и противников высказанного мнения.

Сторонники пытаются привести необходимые доказательства пользы высказанной точки зрения, а противники — их опровергнуть. Руково­дитель, основываясь на результатах обсуждения, принимает окончатель­ное решение о включении того или иного фактора в число действитель­но определяющих развитие ситуации.

Если в процессе проводимого ситуационного анализа окажется, что некоторые факторы были неоправданно причислены к числу основопо­лагающих, они будут исключены. Если же выявятся дополнительные существенные факторы, они могут быть также включены в число основ­ных.

Бывают ситуа­ции, когда один человек не может принять окончательного решения. Тогда применяют метод «мозговой атаки» (или метод номинальной груп­пы), который полезен в тех случаях, когда необходимо выявить и сопо­ставить индивидуальные суждения, а затем принять решение.

Методы «мозговой атаки» основываются на следующем психологи­ческом эффекте. Если взять группу в 5—8 человек, каждому из которых предложить высказать идеи и предложения по решению поставленной изобретательской или рационализаторской задачи, то в сумме можно получить N идей. Если предложить этой группе высказать идеи по той же задаче коллективно, то получится (N x k) идей. При этом оказывается, что (N x k) намного больше N. Во время сеанса «мозговой атаки» проис­ходит как бы цепная реакция идей, приводящая к интеллектуальному взрыву.

Метод «мозговой атаки» предназначен для активизации поиска раз­личных вариантов решений и выбора из них наилучшего. Он широко применяется в управленческой практике с целью получения максималь­ного количества оригинальных идей за короткий промежуток времени (30, максимум 40 мин.). Причем экспертами могут быть как специали­сты в этой сфере, так и дилетанты (специалисты в другой сфере).

Метод «мозговой атаки» предполагает разделение по времени и по исполнителям этапов «атаки». Участников разбивают на «генераторов» и «критиков», Генераторы высказывают как можно больше идей, а кри­тики эти идеи оценивают. Все высказанные идеи записывают на бумаге или на магнитофон.

Правила проведения «мозговой атаки»:

• краткость изложения идеи (менее 1 мин.);

• отсутствие на первом этапе критики высказанных предложений;

• возможность развития идеи, высказанной ранее;

• возможность записи идей на магнитофонную пленку.

Существует несколько видов «мозговых атак».

Прямая «мозговая атака» — постановка задачи перед творческой груп­пой может иметь самые разные форму и содержание, однако в ней дол­жны быть четко сформулированы два момента: что в итоге желательно получить и что мешает получению желаемого. Постановка задачи дол­жна отличаться краткостью. Она может быть представлена в виде опи­сания проблемной ситуации. Дать более детальное изложение поста­новки имеет смысл, если описание проблемной ситуации дополняют предварительной формулировкой задачи в соответствии с операцией. Оптимальное число участников в творческой группе для проведения сеанса «мозговой атаки» составляет 5—12 человек, хотя допустимо мень­шее или большее количество участников. Цель проведения прямой «мозговой атаки» состоит в выработке управленческого решения путем обсуждения предложенных идей для решения данной проблемы. Метод целесообразно использовать:

• при решении изобретательских и рационализаторских задач в самых разных видах деятельности, в том числе управленческой;

• на различных этапах решения творческой задачи, в частности на различных стадиях разработки и проектирования изделий;

• в сочетании с другими эвристическими методами.

Обратная «мозговая атака» — в ее основе лежит закон прогрессивной конструктивной эволюции. Согласно этому закону переход к новому происходит через выявление и устранение дефектов в существующем. Таким образом, обратная «мозговая атака» направлена не на генерацию идей новых, а на критику уже имеющихся. Метод ориентирован на ре­шение первой творческой задачи, т.е. его цель заключается в составле­нии наиболее полного списка недостатков рассматриваемого объекта, который подвергается ничем не ограниченной критике. Объектом об­ратной «мозговой атаки» может быть конкретное изделие, процесс, сфе­ра обслуживания и т.д. Формулировка задач должна содержать краткие и достаточно исчерпывающие ответы на следующие вопросы: что пред­ставляет собой объект, который требуется улучшить, какие недостатки объекта известны, что требуется получить в результате «мозговой ата­ки», на что нужно обратить особое внимание.

Обратная «мозговая атака» может быть использована в случае:

• уточнения постановки изобретательских и рационализаторских задач;

• разработки технического задания или технического предложения;

• проведения экспертизы проектно-конструкторской документа­ции на любой стадии разработки;

• двойная «мозговая атака» — ее суть заключается в том, что после проведения прямой «мозговой атаки» делается перерыв от двух часов до двух-трех дней, затем еще раз повторяется прямая «моз­говая атака». При двойной «мозговой атаке» число участников может возрасти до 20 и более человек. Обсуждение задачи идет в непринужденной обстановке, во время перерыва, при этом до­пускается как бы «неофициальная» критика высказанных идей. После перерыва генерация высказанных идей продолжается, но уже с учетом высказанных замечаний;

• теневая «атака» — мнения фиксируются на бумаге, затем выпол­няется их обработка;

• метод индивидуальной «мозговой атаки» — человек поочередно выполняет роли «генератора» и «критика».

Задание и порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с теоретическими положениями по использованию мозговой атаки в принятии управленческих решений.

2. Сформулировать проблемную ситуацию (например, по теме курсовой работы), по которой требуется принятие обоснованного управленческого решения.

3. Выбрать вариант решения проблемы управления с помощью метода «мозговой атаки».

Порядок проведения «мозговой атаки»

1. Постановка проблемы (задачи) перед творческой группой, четко сформулировать:

• что в итоге необходимо получить или иметь;

• что мешает получению желаемого.

2. Группе разделиться на две подгруппы — «генераторов» и «критиков». «Генераторы» вырабатывают идеи, вносят предложения, «критики» подвергают позитивной или негативной оценке выдвинутые идеи.

3. Выбрать каждой подгруппой руководителя.

4. Этап молчаливого генерирования (10—15 мин.). Членам группы предлагается письменно изложить возможные решения поставленной задачи в полной тишине (обязательное условие). При генерировании идей индивидуумы продуктивнее групп. При молчаливом генерирова­нии внимание не отвлекается, а концентрируется, создается атмосфера поиска, при которой результаты лучше и разнообразнее. Участников стимулирует обстановка, когда все вокруг напряженно работают и их не торопят немедленно обсудить идею. Они свободны от нежелательного эффекта обычных контактов неформальных групп.

5. Этап неупорядоченного перечисления идей. Руководитель пред­лагает участникам по очереди назвать записанные ими решения проблемы. Обсуждение ограничивается попыткой сжато изложить ответ для удобства его регистрации. Этот этап продолжается до тех пор, пока не будут записаны все идеи решения проблемы.

6. Этап уяснения идей. На этом этапе происходит быстрое рассмотрение зарегистрированного перечня идей.

7. Подготовка каждой подгруппой письменного отчета.

8. Этап голосования и ранжирования. Всем участникам раздаются карточки, число которых зависит от числа идей, полученных на пятом этапе. Когда участники проранжируют предложенные идеи, указав это в карточках, руководитель объявляет перерыв. Во время перерыва он и его помощники делают подсчеты.

Инструктаж участников при ранжировании:

Из восьми карт выбе­рите карту, содержащую самую важную идею, напишите цифру 8 в пра­вом нижнем углу карточки, обведите цифру кружком, а карточку отло­жите. Из оставшихся семи карт выберите карту, содержащую наименее важную идею, напишите цифру 1 в правом нижнем углу карточки, обве­дите цифру кружком, а карточку отложите. Из оставшихся шести карт выберите самый важный пункт, запишите цифру 7 в правом нижнем углу, обведите цифру кружком, а карточку отложите. Действуйте подоб­ным образом до тех пор, пока не будут отложены все карточки.

Требования к проведению «мозговой атаки»:

1. Участники сидят за общим столом лицом друг к другу.

2. Запрещаются споры, критика и какие-либо оценки того, что говорится.

3. Время выступления каждого участника 1—2 мин.

4. Высказываются любые идеи, вплоть до утопических, бредовых.

5. Количество идей важнее их качества.

6. Каждая идея обсуждается, критикуется и оценивается по следу­ющим критериям:

• соответствие предпосылками начальным требованиям;

• возможность реализации или отсутствие таковой;

• реализуется сразу или требуется время;

• требует ее реализация лишних затрат или нет;

• применима ли в другой сфере деятельности.

7. Критические замечания излагаются сжато, лаконично (идеи, об­суждение которых требует много времени, лучше повторно рассмотреть позже).

8. Выступать можно несколько раз, однако высказывания должны быть непродолжительными.

9. Продолжительность первого рассмотрения — 20 мин.

Требования к отчету:

1. Количество идей в отчете должно быть максимально большим.

2. Идеи не должны дублировать друг друга.

3. Изложение идей должно быть кратким и четким.

4. Идеи должны соответствовать поставленной проблеме.