- •1. Документ и система документирования
- •1.1. Документ и его функция
- •1.2. Признаки и структура документов
- •1.3. Классификация документов
- •2. Унификация и стандартизация документов
- •2.1. Унифицированные системы документации
- •2.2. Варианты оформления документов
- •2.3. Бланки документов
- •3. Оформление реквизитов
- •4. Правила оформления Организационно-Распорядительных Документов (орд)
- •4.1. Организационные документы
- •4.1.2. Устав
- •4.1.3. Учредительный договор
- •4.1.4. Положения об организации
- •4.1.4.1. Содержание разделов учредительных документов
- •4.1.5. Структура и штатная численность
- •4.1.6. Штатное расписание
- •4.1.7. Положение о структурном подразделении
- •4.1.8. Должностная инструкция
- •4.2.1. Распорядительные документы
- •4.2.2. Общие требования к оформлению распорядительных документов
- •4.2.3. Приказ
- •4.2.4. Распоряжения
- •4.2.5. Указания
- •4.3. Информационно-справочные документы
- •4.3.2. Протокол
- •5. Организация работы с документами
- •5.1. Главные правила при организации документооборота
- •5.2. Параметры документопотока
- •5.3. Приём и первичная обработка поступающих в организацию документов
- •5.4. Предварительное рассмотрение документов
- •5.5. Справочные материалы
- •5.6. Журнальная форма регистрации документов
- •5.7. Карточная форма регистрации документов
- •5.8. Автоматизированная форма регистрации документов
- •6. Организация движения документов внутри предприятия
- •6.1. Контроль за исполнением документов
- •6.2. Срок исполнения документов
- •6.3. Информационно-справочная работа по документам организации
- •6.3. Обработка исполненных и отправляемых документов
- •7.1. Резюме
- •Правила оформления информации
- •7.2. Факторы, влияющие на название службы доу
- •Задачи службы доу
- •Функции доу
- •Организационные функции доу
- •Контрольные функции доу
- •Методические функции доу
6.1. Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов – это совокупность действий, обеспечивающее своевременное исполнение документов. Выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу – это оценка, на сколько правильно решён вопрос. Выполняет руководитель организации или структурного подразделения. В больших организациях осуществляется подразделением или группой контроля.
Отслеживание ввода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, зафиксированных указанием руководства
Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживаемого процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства
Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Этапы контроля исполнения документов:
Постановка документов на контроль. Начинается с момента регистрации документа.
Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения
Снятие документов с контроля
Документы с типовыми сроками исполнения ставят на контроль служба ДОУ при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения руководством.
В течении срока исполнения документа осуществляют предварительные проверки и регулирование в ходе исполнения. Сроки осуществления предварительных проверок должны быть закреплены в регламенте организации. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения (проставляется реквизит 28).
Бывают случаи, что документы не могут быть исполнены пишется резолюция, дорабатывается документ и опять к исполнению.
Существует несколько форм по контролю за исполнением документов:
Контрольно-справочная картотека
Автоматизированные системы контроля
Используются регистрационные карточки и картотечные ящики с 3 разделителями, в них расставляются карточки в соответствии со сроками исполнения. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых попадает на следующий месяц.
Как правило, за 2-3 дня до окончания месяца картотеку перегруппируют. А перед 1-м документом мы ставим просроченные документы.
6.2. Срок исполнения документов
Срок исполнения документов – это срок, установленный нормативно-правовым актом организационно-распорядительным документом или резолюцией:
Типовой срок – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок – это срок, установленный ОРД или резолюцией.
Сроки исполнения исчисляются в днях с даты подписания документов. Документы, поступившие – срок устанавливается с даты поступления. Допустимо изменять сроки исполнения документа. В этом случает типовые сроки изменяют принятие нового правового акта, индивидуальные – руководителями.
Приостановить исполнение документов имеют право органы гос надзора. В организацию поступает большое количество документов.