2.2. Варианты оформления документов

1. Угловой. Заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу.

2. Продольный. Заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существует 2 способа оформления реквизитов:

• Флаговый. Начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

• Центрированный. Начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов

2.3. Бланки документов

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланки изготавливаются на белой бумаге или на бумаге светлых тонов. Размеры зон расположения реквизитов должны соответствовать формуляру образцу. На бланк наносят постоянные реквизиты в виде уголков и линий отмечают места переменных реквизитов. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 и А5 с угловым и продольным расположением реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или при помощи компьютера, реквизиты оформляются только центрированным способом.

Виды бланков:

• Общий бланк. Используют для подготовки любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов наносят постоянные реквизиты.

• «01» - герб РФ,

• «02» - Герб субъектов РФ,

• «03» - это эмблема или товарный знак,

• «04» - код организации,

• «08» - наименование организации,

• «14» - место издания реквизита.

Для переменных реквизитов на бланки наносят ограничительные отметки в виде линий:

• «11» - дата документа,

• «12» - регистрационный номер.

В виде уголков различают следующие реквизиты:

• «15» - адресат,

• «18» - заголовок к тексту,

• «29» - отметка о поступлении реквизита в организацию,

• «30» - идентификатор электронной копии документа.

Бланк конкретного вида документа является разновидностью общего бланка.

• Бланк письма. Употребляется для одного вида документов – «служебного письма» поэтому наименование вида документа не указывают. На месте реквизита «10» размещают реквизит «09», на месте реквизита «14» - реквизит «13».

• Бланк Структурного подразделения или должностного лица. Бланк редактируют, если руководитель или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или должностного лица наносят на бланк после реквизита «08»

• Бланки организаций с воспроизведением государственного герба и гербов субъектов РФ. Данные бланки (Гербовые) имеют порядковые номера, которые проставляются типографским способом. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале. Бланки хранят в сейфах, а сейфы опечатываются. Уничтожение гербового бланка происходит по акту с отметкой в учетной регистрационной форме.

3. Оформление реквизитов

Реквизиты:

• «01». Государственный герб РФ. Изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм.

• «02». Герб субъекта РФ. Правила оформления такие же, как и у «01».

• «03». Эмблема организации или товарный знак. Эмблему помещают на бланк в соответствии с уставом. Располагают на верхнем поле документа. Часто располагают эмблему на левом поле документа на уровне наименования организации. Эмблемой нельзя заменять наименование организации. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем отражены реквизиты «01» или «02». Товарный знак изображается в соответствии с требованиями закона «О товарных знаках», «Знаках обслуживания» и «Наименования мест происхождения товаров».

• «04». Код организации. Каждая организация должна быть зарегистрирована и имеет Код. ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) представляет из себя восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел.

• «05». ОГРН (Основной государственный регистрационный номер) (ОГРН) представляет собой 13-значный цифровой код, который помещается в составе справочных данных, а справочные данные отображаются только в служебных письмах.

• «06». ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет). ИНН – код, свидетельствующий о постановке налогоплательщика на налоговый учет. 10-значный цифровой код для организаций, 12-значный для физических лиц. КПП состоит из 9 знаков. ИНН/КПП проставляется только на бланках писем.

• «07». Код формы документа. По общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа.

• «08». Наименование организации. Характеризует автора документа, а автором документа является организация, которая издает данный документ. Реквизит может включать в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация подчиняется. Наименование печатается полностью в соответствии с учредительными документами. Не разрешено указывать только сокращенное наименование организации. Наименование организации на иностранном языке располагают ниже наименования на русском. Отсутствие реквизита «08» является основанием для признания документа незаконным.

• «09». Справочные данные об организации. Данный реквизит в себя включает:

  • Почтовый адрес

  • Номера телефонов

  • Другие сведения по усмотрению организации (номера факса, электронной почты и т.д.)

Данный реквизит указывается только на служебных письмах.

• «10». Наименование вида документа. Проставляется после наименования организации.

• «11». Дата документа. Дата документа, указываемая на бланке на месте реквизита «11» является датой подписания (например: служебное письмо), датой заседания (протокол), датой события. Существуют даты утверждения «16», Даты согласования «23» и «24». Даты встречаются в реквизите «17», «20»-«30». Цифровой способ оформления даты применяется, если дата проставляется на бланке, на месте, обозначенном линией для реквизита «11». Словесный способ применяется в тексте нормативных и финансовых документов.

• «12». Регистрационный номер документа. Реквизит помещается справа от даты, представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией. Пример: 118 | 01 – 43. Т.е. письмо № 118, далее идет индекс «01», который показывает, что будет подшито в канцелярии, 43 – номер дела, в который подшивается документ.

• «13». Ссылка на регистрационный номер и дата документа.

• «14». Место составления или издания документа. Реквизит применяется только в общем бланке и бланке конкретного вида документа.

• «15». Адресат. Используется в служебных письмах в указаниях распоряжения. Реквизит сложный, поэтому части отделяются одна от другой 1,5-строчным интервалом. Внутри себя каждая составная часть печатается через 1 интервал. Первая строка реквизита печатается от 4 положения табулятора в правом верхнем углу. Максимальное число составных частей:

  • Наименование организации (именительный падеж),

  • Наименование структурного подразделения (именительный падеж),

  • Должность (дательный падеж),

  • Инициалы,

  • Фамилия (дательный падеж).

Пример

Комитет социальной защиты населения Москвы (при переносе строки 1 интервал отступ) 1,5 – 2 интервала еще Управление профессиональной реабилитации инвалидов (при переносе строки 1 интервал отступ) 1,5 – 2 интервала еще Начальнику управления В.А. Смирновой (при переносе строки 1 интервал отступ)

Пример записи адреса: Улица, дом, квартира, город, индекс, название области (края) страна.

При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается всегда.

При адресовании юридическому лицу почтовый адрес может не указываться, если документ отправляется постоянному корреспонденту. Документ не может содержать более 4 адресатов. При большом числе составляют список рассылки. Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке.

• Реквизит «16». Гриф утверждения.

Способы утверждения:

• Утверждение должностным лицом.

• Утверждение специально издаваемым документом.

Гриф утверждения включает в себя:

• Слово УТВЕРЖДАЮ.

• Наименование должности лица, утверждающего документ (по кратной форме, на бланке которой составлен документ и по полной форме, включая наименование организации, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации).

• Должна быть расшифровка подписи.

• Дата.

								УТВЕРЖДАЮ (1,5-2 интервала) Генеральный директор (1 инт) ОАО «Полёт» (1,5-2 инт) ___ А.В.Иванов
								(1,5-2 инт)
								04.02.2010

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Утверждаю								УТВЕРЖДАЮ (1,5-2 интервала) Коммерческий директор (1 инт) ОАО «Полёт» (1,5-2 инт) ___ А.В.Иванов
Технический директор
								(1,5-2 инт)
								04.02.2010

При утверждении документа постановлением, приказом и т.д. гриф включает в себя слово «Утверждён(на)». Слово «Утверждён» печатается без кавычек, далее пишется наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату, номер.

• 17 реквизит. Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятые им решения.

Резолюция помечается на первом листе документа, на любом свободном месте кроме полей. Если свободного места нет или документ рассматривается предварительно уполномоченными лицами. Может быть оформлена на отдельном листе формата А6. Резолюция включает: фамилии исполнителей с их инициалами, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись должностного лица без расшифровки, дату резолюции.

					Морозовой Н.П.
					Гусевой Л.И.
					Прошу подготовить проект договора ОАО «Вымпел» к 15.03.2010г.
						_____
						24.02.2010

Если в резолюции указаны несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.

Заголовок текста (реквизит №18) – должен быть проставлен на всех документах, оформленных на листе бумаги формата А4. Если документ составлен на А5, заголовок можно не составлять.

От границы левого поля до границы зоны для углового расположения реквизитов (73мм), печатают через 1 межстрочный интервал. Если заголовок превышает 5 строк текста в угловом варианте и его нельзя сократить, то его разрешается продлевать до границы правого поля, соблюдая тот же межстрочный интервал. Заголовок отвечает на вопросы о ком, о чём, чего, кого. Если заголовок отвечает на вопрос о ком, о чём, он пишется с прописной буквы.

• 19 реквизит – отметка о контроле. Этот реквизит свидетельствует о постановке документа на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Проставляется на верхнем поле первого листа документа. Проставляется в виде буквы «К» или штампом «Контроль».

• 20 реквизит – текст документа. Текст официального документа на формате А4 оформляется через 1,5-2 интервала, на формате А5 через 1 интервал. Как правило текст состоит из 2-х частей, в 1-й указывают причины, цели составления документа, во 2-й решения и рекомендации. Текст документа может состоять из 1 части, если 2-я не нуждается в обосновании. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

• 21 реквизит – отметка о наличии приложения. После текста документа от левого поля пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие, указывается количество листов и количество экземпляров. Если приложений несколько они нумеруются. Название приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Следующее приложение печатается через 1,5 – 2 интервала.

• 22 реквизит – «Подпись». В данный реквизит входит наименование должности лица, подписавшего документ. Полное, если документ оформлен не на бланке. Наименование должности пишем на границе левого поля. Следующая часть – личная подпись, затем расшифровка. Без кавычек, скобок от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.

Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.

Если на документе 2 подписи, равных по должности лиц, то их располагают на одном уровне. 1-ю от 1-го положения табулятора, 2-ю от 4-5 положения.

1-й всегда идёт подпись председателя, затем членов комиссии в алфавитном порядке. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием букв ИО «да» и т.д.

• 23 реквизит – «Гриф согласования». Согласование бывает внешнее (с другими организациями) и внутреннее (внутри организации должностными лицами). Если согласовывается с вышестоящими организациями – то выполняется гриф согласования. Внешнее согласование проводится 2 способами:

  • Согласование с конкретным должностным лицом

  • Согласование с помощью другого документа

В состав грифа согласования входит слово «СОГЛАСОВАНО», печатается прописными буквами без кавычек. Должностное лицо, с которым согласовывается документ, включает наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи, дата согласования.

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля. Если 2 грифа согласования, 2-й оформляется справа от первого от 5-го положения табулятора.

При оформлении большего количества грифов согласования составляют лист согласования.

• 24 реквизит – «Виза согласования». Включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи, дату визирования. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника, если этот документ остаётся в организации.

В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

• 25 реквизит – «Печать» (оттиск печати). Бывают 2-х видов:

  • Гербовые

  • Простые

• 26 реквизит – «Отметка о заверении копии». Ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «ВЕРНО» без кавычек от нулевого положения табулятора.

На следующей строке указывают наименование должности, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи.

Ниже должности проставляется дата заверения. Допускается заверять документы при помощи проставления печати. Если копия пересылается подведомственной организацией, она заверяется простой печатью. Если выдаётся на руки гражданину для защиты интересов в суде, заверяются гербовой печатью.

• 27 реквизит – «Отметка об исполнителе». Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют фамилию или ФИО и номер телефона исполнителя.

• 28 реквизит – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». В состав реквизита входит ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Дальше пишется слово «В ДЕЛО» и указывается номер дела, в котором будет храниться документ. Подпись исполнителя, дата проставления отметки. Отметка об исполнении всегда помечается на 1-м листе.

• 29 реквизит – «Отметка о поступлении документа в организацию». Содержит данные: порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты. Помечается в нижней части документа, справа от реквизита 28. Проставляется штемпелем. №157 от 23.15.2005г.

• 30 реквизит – «Идентификатор электронной копии документа». Содержит: имя файла от оператора. Располагается в правом нижнем углу слева от реквизита 29 на каждом листе документа.