1.3. Классификация документов

По назначению:

1. Распорядительные (приказы, постановления)

2. Организационные (уставы, положения, инструкции)

По происхождению:

1. Документы личного происхождения (создаются вне сферы служебной деятельности человека). Это личная переписка, дневники и т.д.

2. Официальные документы. Создаются юридическими или физическими лицами с обязательным оформлением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных документов (паспорт, трудовая книжка).

По сфере применения:

1. Управленческие

2. Научные

3. Технические

4. Производственные

По количеству затронутых вопросов:

1. Простые. Документы, которые затрагивают один вопрос.

2. Сложные. Более одного вопроса

По уникальности текста:

1. Индивидуальные документы. Содержание излагается в виде связанного текста.

2. Типовые документы используются для документирования однотипных повторяющихся ситуаций и составляются на основе образца

3. Трафаретные документы. Структура текста формализована, используется заранее подготовленные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации.

По способу документирования:

1. Письменные

2. Графические

3. Фото и видео документы

4. Цифровые

5. Изобразительные

По роли в системе управления:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Внутренние

По ограничению доступа:

1. Секретные

2. Конфиденциальные

3. Открытые

По степени подлинности:

1. Подлинник – это первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой.

2. Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника и сопровождаемый отметкой дубликат. Дубликат выдаётся взамен утраченного подлинника и проставляется надпись «ДУБЛИКАТ».

Составленные в нескольких экземплярах подлинники называются умноженными.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, полностью воспроизводит содержание документа, реквизиты, особенность их расположения.

Особенности расположения реквизитов.

Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяют его форму, воспроизводит весь документ или часть текста.

Подложный документ – фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный документ, с частично изменёнными реквизитами.

По срокам хранения документы делятся:

1. Постоянного долговременного хранения (свыше 10 лет)

2. Временного хранения (до 10 лет)

2. Унификация и стандартизация документов

С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. Суть унификации – сокращение количества документов, типизация их форм, снижение трудовых и материальных затрат на подготовку и оформление, достижение единообразия информационных баз.

2.1. Унифицированные системы документации

1. Унифицированная система ОРД – организационно – распорядительная документация.

2. Унифицированная система банковской документации.

3. Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

4. Унифицированная система отчётно-статистической документации.

5. Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.

6. Унифицированная система документации по труду.

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Стандартизация – это установление общегосударственных форм и требований документам, обязательным к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Требования, предъявляемые в стандартизации, изложены в ГОСТе.

ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

Формуляр-образец, реквизиты и бланки. Формуляр-образец – основа для построения документа.

Формат	Размеры, мм.	Применение
А3	297*420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4	210*297	Приказы, письма и другие ОРД
А5	148*210

Формуляром устанавливаются:

• Размеры полей не менее: левое – 20мм., правое – 10мм., верхнее и нижнее – 20мм. Левое предназначено для подшивки документа в дело, разрешается увеличить от 20 до 35мм. Верхнее предназначено для реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом. Реквизит 02 – герб субъектов РФ, 03 – эмблема организации, 19 – отметка о контроле. Правое поле не заполняется реквизитами (остаётся чистым). Над нижним полем располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

• Конструкционная сетка – это сетка, состоящая из горизонтальных или вертикальных линий, нанесённых на лист бумаги стандартного формата. Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма – 1 знак. Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки.

Начало зоны расположения реквизитов соответствует определённому положению табулятора.

0	1	2	3	4	5	6	7
	5 ударов	16 ударов	24	32	40	48	56

0:

Наименование организации, справочные данные, наименование вида документа, места составления (при флаговом расположении).

Дата документа, ссылка на регистрационный номер и дата документа, заголовок к тексту.

Текст (кроме абзаца).

Отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите, подпись, гриф согласования (кроме расшифровки подписи), заверительная надпись «верно», наименование должности лица, заверяющего документ, дата заверения, отметка об исполнении документа и направление его в дело, 2-й гриф утверждения документа.

1:

Абзацы текста, в т.ч. и нумерованные

2:

Регистрационный номер документа, расшифровка фамилии в 1-м грифе согласования

3:

Составление таблиц

4:

Адресат

5:

Гриф утверждения (кроме расшифровки подписи), 2-й гриф согласования

6:

Расшифровка подписи в реквизите 22, расшифровка подписи в грифе «Утверждение» и расшифровка подписи во 2-м грифе согласования

7:

Нумерационный заголовок в таблице

Реквизиты документов, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал строчными буквами.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5 – 2 межстрочных интервала.

Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала.

Постоянные реквизиты всегда присутствуют на документе в неизменном значении, которое заранее можно нанести на бланк организации. Сюда относится герб РФ и субъекта РФ.

Переменные документы – реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств.

Реквизиты делят:

• Обязательные – обеспечивают юридическую силу документа, присутствуют на любом виде ОРД. Наименование организации, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.

• Дополнительные – бывают не на всех видах документа. Герб, эмблема, отметка о контроле.