34.7. Делопроизводственные функции секретаря

Составление документов

Для оформления документов рекомендуется применять бланк письма, общий бланк, бланк конкретного вида документа. В зависимости от размеров текста документа используются форматы бланков А4 и А5. Бланки изготавливаются на основе углового и продольного расположения реквизитов. Наименование организации (полное сокращенное или аббревиатура), а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям установленным соответствующими правовыми актами организации. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации. Бланки должны иметь поля: левое - не менее 20 мм, верхнее - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм и нижнее - не менее 20 мм. Бланк письма имеет следующие реквизиты:

- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- справочные данные об организации (включает почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, WWW, номер счета в банке и т.д.).

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- дату, регистрационный номер документа;

- ссылку на дату и регистрационный номер документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

-подпись.

На общих бланках указывают нижеприведенные реквизиты:

- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- дату документа;

- регистрационный номер документа.

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов (вид документа) или цифр (даты, номера листа), или сложными – включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Распорядительная деятельность организации документируется, как правило, приказами. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам структуры и работы по организации планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции, оказания услуг и т.д. Проекты приказов подготавливаются специалистами и согласовываются с ведущими сотрудниками организации: главным бухгалтером, юристом и подписываются директором. Подписанный приказ регистрируется. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не указан другой срок. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа, код организации, дату документа, регистрационный номер документа заголовок к тексту, отметку о контроле, текст документа, подпись, визы согласования документа, отметку об исполнении документа. Текст приказа строится из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть определяет цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, ссылки на документы, послужившие основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Процессы коллективного принятия управленческих решений и сами решения документируются Протоколами производственных совещаний у руководства организации. Протоколы оформляются на общих бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, гриф утверждения документа, заголовок к тексту, текст, подписи. Датой протокола является дата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и переменную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а также присутствующих на заседании). При необходимости указывают должности присутствующих, а так же фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляется список, который прилагается к протоколу. Слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ пишутся от нулевого положения табулятора. От второго положения табулятора ставят тире. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных печатают в алфавитном порядке через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатается от первого положения табулятора. Вопросы располагаются по степени важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ. Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после -двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать в именительном падеже от первого положения табулятора. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или предоставлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пишут - Доклад прилагается. Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первого положения табулятора, после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме прямой речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.

Акт - документ, составленный для подтверждений установленных фактов и событий, действий. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Акты имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер документа, место составления или издания, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, отметку о наличии приложения, подписи, гриф утверждения документа. Датой акта является дата его составления. Акт должен подписываться лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются наименования должностей, распределение обязанностей между членами комиссии и председателем, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть должна иметь следующую схему: основание, составлен комиссией: председатель, члены комиссии, присутствовали. В основании указывается наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, председатель и члены комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Констатирующая часть определяет цели, задачи и сущность проведенной комиссией работы. Здесь указываются документы, на основании которых проводилась работа. При необходимости заключительная часть акта должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Акт составляется в трех экземплярах, а при необходимости в том количестве, которое определяется числом заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта помечтают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладная записка составляется по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством. Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Докладная записка подписывается составителем.

Факсограмма - любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тесты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки составляются для отражения производственно-хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние - для предоставления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Справки должны оформляться на бланке организации. Они подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания, и конкретную информацию, ради которой потребовалось написание справки. Если в справке содержатся сведения финансового характера, то она подписывается руководителем или главным бухгалтером и заверяется печатью. Текст справки, как правило состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие поводом или основанием ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Телефонограмма - документ, передаваемый по телефону. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

- исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы;

- наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму;

- подпись лица, принявшего телефонограмму;

- входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов сложных оборотов. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать. После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудно воспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются.

Прием и первичная обработка документов

Операция в основном техническая. Проводится централизованно корпоративным секретарем. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путем сканирования). При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте.

Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Распределение поступивших документов.

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит корпоративный секретарь. Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Регистрация документов. Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения". Как вытекает из определения, регистрация прежде все- го придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Контроль за исполнением документов. Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный. Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Информационно-справочная работа. Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка данных обязан в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

¯ у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и

¯ в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача секретаря (службы ДОУ). И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Отправка документов. Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

¯ наличие подписи;

¯ наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

¯ наличие заголовка;

¯ наличие отметки об исполнителе;

¯ правильность адресования;

¯ если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

¯ наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

34.8. Аналитические и технические функции секретаря руководителяю. Работа секретаря с информацией для руководителя

секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Корпоративный секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть. Составляя реферат, корпоративный секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. В повседневной работе корпоративный секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную. Корпоративный секретарь должен обеспечить подготовку обзоров, докладов, выступлений руководителя. Корпоративному секретарю также следует уметь редактировать тексты документов, уметь работать с публикациями в прессе и специальной литературе.

К основным аналитическим функциям секретаря можно отнести следующие:

- подготовка обзоров, докладов, выступлений руководителя;

- редактирование текстов документов;

- работа с публикациями в прессе, специальной литературе.

Можно выделить несколько основных видов выступлений руководителя перед сотрудниками:

- на совещании об изменениях в компании (новая стратегия, реорганизация, введение новых систем, например, мотивации);

- презентация планов и перспектив развития, новых проектов;

- отчеты за период, подведение итогов;

- поздравления и приветственные речи на корпоративных мероприятиях;

- представление новых сотрудников коллективу.

секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Уборка помещения

В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества убоpки кабинета руководителя, а также обеспечение испpавности всех технических сpедств, находящихся в кабинете. Это обеспечение pуководителя всеми необходимыми канцеляpскими пpинадлежностями. В обязанности корпоративного секретаря входит также уход за офисными растениями. Декоративные комнатные растения требуют внимательного и постоянного ухода и создания таких условий, которые будут не только сохранять их в свежем и опрятном виде, но и действительно улучшать рост, побуждая цветы к более обильному кущению или цветению. Уход за растениями заключается в обрезке и формировании растений, подвязке их, удалении засохшей листвы, соблюдении гигиенических процедур. Начав выращивать растение, следует сразу решить для себя, что вы хотите вырастить, кустарник или штамбовое дерево.

Сервисные функции Организация фуршетов

Фуршет - это самый удобный вид приема как для гостей, так и для хозяев: на небольшой территории можно принять достаточно большое количество гостей. Здесь нет рассадки, никто ни за кем не ухаживает (все подготовлено для удобства гостей заранее). Обстановка свободная, демократичная, и главное здесь не еда, а общение. Это тот вид приема, где обзаводятся связями, знакомятся и общаются с приятными собеседниками по своему выбору. Естественно, не забывают о хозяевах торжества. Фуршет, как правило, следует за торжественной частью встречи гостей или бывает посвящен более или менее торжественному событию. Приглашения на фуршет рассылают заранее, могут использоваться другие виды связи. Обязательно указывают время начала и завершения приема (обычно они проводится в промежутке с 17.00 до 20.00). Если фуршет вечерний, форма одежды должна быть соответствующей, а степень торжественности определяется в зависимости от конкретного случая, если нет указаний в приглашении. В зависимости от количества приглашенных выбирается помещение (его можно арендовать). Так как этот прием проходит без рассадки гостей за столами, стулья и лишняя мебель убираются из зала, оформляется один или несколько больших столов. Столы покрывают скатертью или тканью, но обязательно должна быть оборка длиною до пола. В зависимости от формы и размеров помещения столы можно поставить в виде букв П, Ш или Т, при этом расстояние между столами и от столов до стен должно было не менее 1,5 м, чтобы гости могли свободно перемещаться. Если оформляется один большой стол, лучше поставить его на середину зала. Иногда при помощи коробок или дощечек по направлению к центру стола выкладывают ступенчатые площадки для блюд (эти площадки также покрывают скатертью или тканью). Такое оформление позволяет гостям увидеть всю еду, к тому же выглядит это торжественнее.