33. Комплекс документов по учёту кадров

39.1 Унификация кадрового учета Госкомитет по статистике РФ 5 января 2004г. Утв. Альбом униф форм по учету труда и его оплаты. Альбом униф форм кадровых доктов является логическим продолжением Табеля униф форм доктов, используемых в оргции (Табель) и содержит все формы, вкл в Табель. Создание альбомов униф форм кадровых доктов (УФКД) обусловлено необходимостью наличия хорошо налаженной инфционной базы, более совершенной по сравнению с существующей в оргции, содержащей инфцию, требуемую для решения задач управления кадрами и наиболее полно отвечающую условиям ее формирования и обработки средствами вычислительной техники (ВТ). Создание Альбома представляет собой комплекс задач по унификации текста и бланка докта. Разработка униф форм доктов производится во взаимоувязке с работами по унификации входящих в них показателей, их упорядочением и классификацией с учетом действующих общероссийских классификаторов технико-экономической и соц инфции и локальных классификаторов. В целях реализации требований ТК РФ Гос. комитет РФ по статистике постановляет: Утв. согласованные с Мин. финансов РФ, Мин. Экон-кого развития и торговли РФ, Мин. труда и иального развития РФ униф формы первичной учетной докции по учету труда и его оплаты: По учету кадров: N Т-1 о приеме работника на работу", N Т-1а о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ о переводе работника на др работу", N Т-5а "Приказ о переводе работников на др работу", N Т-6 "Приказ о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ о прекращении трудового договора с работником", N Т-8а "Приказ о прекращении трудового договора с работниками", N Т-9 "Приказ о направлении работника в ком-вку", N Т-9а "Приказ о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ о поощрении работника", N Т-11а "Приказ о поощрении работников". По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал рег платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы". Распространить униф формы первичной учетной докуции, оргции независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ. Унификация доктов – выбор рациональных структур построения систем докуции, приведение к единообразию на основе установления рационального колва их форм и типизация построения. цель унификации кадровой докции: в создании стабильных комплексов кадровых доктов, содержащих необходимую и достаточную инфцию для эффективного решения задач управления при мини-ных затратах средств на сбор, обработку и передачу данных. униф система кадровой докумции позволяет экономить время и экономические и трудовые затраты оргции. Учетные массивы инфции о работниках можно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, доктах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам. При заполнении справочного карточного учетного аппарата заполняются графы и зоны традиционных или эл учетных карточек, вносятся дополнения в журналы рег, книги учета. карточки заполняются на основании доктов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с предприятием. Униф-ные формы первичной учетной докции заполняются от руки шариковой ручкой синего, фиолетового цвета или машинописным способом черными чернилами. К доктам по учету кадров относятся: Личная карточка Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4, Журналы, Трудовая книжка, Штатное расписание (Форма Т-3), График отпусков (форма Т-7), Табель учета рабочего времени (Форма Т-13) т.к состав инфции в этих доктах содержит ученую инфцию. Штатное расписание (Форма Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности оргции в соответствии с ее Уставом. В заголовочной части формы Т-3 расположены полное наимен оргции, наимен докта, период его действия, дата и № докта, коды оргации и формы докта по ОКУД, гриф утверждения. Утв. штатного расписания осуществляется распоряд доктом. Основное содержание докта оформляется в таб­личной форме и вкл названия структурных под­разделений, их коды, наимен должностей, колво штатных единиц, размеры должностного оклада, надбавки, месячного фонда заработной платы. Подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. График отпусков (форма N Т-7) Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений оргции на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. График отпусков начинается заполняться с фирменного наимен оргции. Затем код по ОКПО. Дата и № докта. Текст докта в табличной форме. Таблиц состоит из 10 столбцов: структурное подразделение , должность, ФИО, таб№, колво календарных дней отпуска, запланированная и фактическая дата отпуска, перенесение отпуска на основании докта, дата перенесения предполагаемого отпуска, примечание. подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем оргции с учетом мнения выборного профоргана. При переносе срока отпуска на др время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график . Первый экз графика хранится в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию, третий (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели. Приказы по оформлению движению кадров оформляются на листах формата А-4. Все унифицированные приказы по ЛС выглядят примерно одинаково. Заголовочная часть состоит из наимен оргции, формы по ОКУД и по ОКПО. ниже центрировано наимен докта, справа от наимен № докта и дата составления. Затем центрировано идет распоряжение: принять на работу и дата (принятия), перевести на др работу (с такого - то числа), предоставить отпуск, направить в командировку (с такого-то числа). ниже идет ФИО лица которое составлен приказ, с право его таб№. Ниже наимен структурного подразделения, должность, которую он занимает. Далее идет уточнение, в зависимости от вида приказа. Если гражданина принимают на работу, то на основании чего, с каким испытательным сроком, если испытательный срок назначен. В конце докта стоит подпись руководителя оргции. (должность, подпись, расшифровка), после которой докт вступает в силу. Ниже идет подпись работника, на которого составлялся докт: С приказом ознакомлен: Личная подпись 20 марта 2008г. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц, называется сводным. Личная карточка является Основным учетным доктом, заполняемым на все категории работников после приема на работу униф формы Т-2, Т-2ГС на основании приказа. состоит из 4 страниц, на лицевой стороне которых располагаются тематические блоки, отражающие все персональные данные о сотруднике. Правила заполнения личной карточки формы № Т-2. В заголовочной части личной карточки указыва­ется полное наимен оргции, ее код по ОКПО и код карточки по ОКУД. Далее дата составления карточки, указывается таб№, начальная буква фамилии работника (в графе «Алфавит»), вид работы, пол. состоит из один­надцати разделов. 1 раздел содержит общие сведения о работнике. В нем указываются № и дата трудового договора, фио, дата, место рождения и гражданство. Следующий пункт отражает знание иняз и вкл сведения о наимен языка и степени его знания. заполняются со слов работника. Пункт 6 содержит сведения об образовании и пре­дусматривает указание на общую х-ку об­разования в соответствии с ОКИН. Далее данные о наимен об­разовательного учреждения, квалификации по дипло­му, его серии и номере, годе окончания учебного за­ведения. Пункт дополняют сведениями о послевузовском профобразовании (аспирантура, адъ­юнктура, докторантура) с указанием наимен образовательного учреждения, квалификации по диплому, его серии и номера, годе окончания учебного заведения и специальности. В седьмом пункте записываются сведения о про­фессиях работника. В пункте 8 «Стаж работы» стаж рассчитывается работником кадровой службы на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих стаж доктов. 9 пункт заполняется на основе доктов загса и фиксирует сведения о состоянии в браке. 10 пункт содержит сведения о составе семьи работника с указанием степени родства, фио, года рождения. В карточку вкл сведения о ближайших родственниках работника. В пункте 11 паспортные данные. В пункте 12 адрес места жительства работника по паспорту и фактический с указанием даты рег. номер телефона работника. 2 раздел све­дения о воинском учете и заполняется на основании: военного билета; удостоверения гражданина. Помимо текстовой информации личная карточка содержит зоны кодирования. Коды в этих зонах про­ставляются в соответствии с Общероссийскими клас­сификаторами технико-экономической и соц инфции. Данные о месте рождения, гражданстве, знании иняз, категории образования, состоянии в браке кодируются по ОКИН (Классифи­катор инфции о населении); квалификация по дип­лому — по ОКСО (Классификатор специальностей по образованию); профессия — по ОК ПДТР (Классифи­катор профессий рабочих, должностей служащих и та­рифных разрядов). 1 и 2 разделы заполняются на момент приема, подписываются работником кадровой службы (с указанием должности, инициалов и фамилии), ра­ботником с проставлением даты. Следующие разделы карточки Т-2 отражают сведе­ния об изменении служебного положения, перемеще­ниях, увольнениях, повышении квалификации и др. 3 Раздел «Прием на работу и переводы на др работу» вкл первоначальные сведения о дате приема на работу, структурном подразделении, про­фессии, разряде, классе квалификации, окладе и надбавках. В дальнейшем в том же порядке отмечаются сведения о переводах сотрудника на др работу. обя­зательно указывается основание каждой записи — дата и № приказа. С каждой записью в этом разделе кадровая служба обязана ознакомить ра­ботника под расписку в последней графе. В 4 разделе фиксируются данные о про­хождении работником ат — указывается дата ат, решение ат комиссии, дата и № протокола и ссылка на докт — основа­ние для записи. 5 раздел для внесения данных о повы­шении квалификации. указываются даты и вид повышения квалификации, наимен образовательного учреждения, наимен докта, №, серия и дата. В 6 разделе записывают аналогичные данные, связанные с проф переподготовкой ра­ботника. 7 раздел о поощрениях и наградах с указанием их наимен, даты, № и наимен соответствую­щего докта. В 8 разделе фиксируют данные о всех видах отпусков. В каждой запи­си указывается вид отпуска, период работы, за который предоставляется отпуск, его продолжительность, даты начала и окончания. Для каждой записи дается ссылка на докт — основание для предос­тавления отпуска. 9 раздел содержит сведения о соц льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. В разделе указывается наимен льготы, дата и № докта, ее подтверж­дающего. 10 раздел «Доп сведения» пред­назначен для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работаю­щих инвалидов и др сведений, не вошедших в первый раздел. 11 раздел заполняется при увольнение работника и вкл основание увольнения, его дату, № и дату приказа об увольнении. Под этой записью проставляется подпись работника кадровой службы с указанием должности, инициалов и фамилии, подпись работника. хранится в отделе Ведущего инспектора по кадрам в сейфе или запираемом шкафу. Личная карточка гос (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих госдолжности госслужбы. Даная карточка заполняется аналогично, как и Т-2 отличие: В Т-2 (11 разделов), в Т-2ГС (12 разделов). В 4 разделе присвоение квалификационного разряда, классного чина, воинского звания. 8 раздел предназначен для сведений о поощрениях и наградах с указанием их наимено, даты, № и наимен соответствую­щего докта. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4) Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и др учреждениях и оргциях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих доктов. В заголовочной части карточки указыва­ется полное наимен оргции, ее код по ОКПО и код карточки по ОКУД. Далее проставляется дата составления карточки, №, структурное подразделение, указывается таб№, начальная буква фамилии работника (в графе «Алфавит»), вид работы, пол, ФИО, дата рождения, образование. В п. 4 "Послевузовское профобразование" указывается наимен оргции, в которой окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата №, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения. П. 5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных доктов, вкл сведения об отрасли науки и специальности научных работников. В п. 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности, доцента и профессора по кафедре заполняются на основании соответствующего аттестата. п. 7. Общий стаж работы, наличие научных трудов, изобретений. Ниже проставляются подписи работника и кадровой службы. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма N Т-2).

39.2. Порядок оформления и ведения личных дел (досье) сотрудников Личное дело(ЛД) – совокупность доктов содержащих полные сведения о работнике и его деятельности. Цель формирования – сосредоточение и хранение в одном месте все инфции о работнике. После доктального приема на работу оформляется личное дело. В состав входят: опись доктов ЛД; Доп к личному листку по учету кадров (анкета) Личный листок по учету кадров; Автобиография копии доктов об образовании. заявление работника о приеме на работу; копия приказа о приеме; заявление об увольнении копия приказа об увольнении; трудовой договор с отметкой о выдаче экз; лист заверитель. копия приказа о приеме на работу (выписка), копии последующих приказов д/б заверены работниками кадро­вой службы. Заверение оформляется проставлением реквизита "подпись" слова "Верно" с указа­нием должности, личной подписи, инициалов, фами­лии и даты. Лд ведется на протяжении всего срока работы в одной оргции. После увольнения лд не передается в др оргцию. Обложки дел постоянного, времен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются: согласно ГОСТ 17914-72 Обложки дел. Технические требования. На обложке дела указывают:

наимен оргции и ее непосредственную подчиненность; наимен структурного подразделения; индекс дела; № дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; заголовок дела; аннотацию к доктам дела; дату дела; колво листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. предусмат­ривается место для наимен госархива, в который будут переданы, кодов госархива и оргции. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после вкл дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного уч­реждения (до этого карандашом). Заголовок дела на обложку переносится из н/д оргции. В необхо­димых случаях в заголовок дела вносятся доп сведения и уточнения (проставляются номера при­казов, протоколов). когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится и общий заголовок дела, и заголовок каждого тома. обязательно указывается дата дела -год(ы) заведения и окончания дела в дп. Датой являются даты подписания при­казов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. сначала ука­зывается число, месяц и год. Число и год обо­значаются арабскими цифрами, название месяца пи­шется словами. Колво листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела перено­сится на обложку дела из соответствующей н/д оргции после сверки его по перечню доктов с указанием сроков их хранения (на делах посто­янного хранения пишется: "Хранить постоянно"). располагаются в хроно­логическом порядке. Внутренняя опись доктов, имеющихся в личном деле, является первым доктом дела и содержит све­дения о наимен, колве и нумерации лис­тов, порядковых № доктов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Первоначально во внутреннюю опись вносят до­кты, которые отложились при приеме на работу, затем, по мере изменений или дополнений персональ­ных данных работника, сведений о должности, работник кадровой службы подшивает в личное дело соответствующие докты, отмечая каждый из них в описи. подписывается ее составителем с указанием должности, расшифров­ки подписи и даты составления описи. Сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного лист­ка по учету кадров, отражаются в дополне­нии к личному листку. вкл: фио работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. В 1 разделе сведения о работе после заполнения личного листка (перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности), ссылки на распоряд до­кты об утверждении и об освобождении работника. Во 2 разделе отражают сведения об изменени­ях в учетных признаках работника после заполнения личного листка: образование, знание иняз, получение воинского звания, ученой степени, пре­бывание в заграничных командировках, участие в вы­борных органах, награждение орденами и медалями, изменение места жительства и семейного положения, повышение квалификации. Все вносимые в доп к личному листку из­менения дб подтверждены доктами: о перемещениях по службе, поощрениях и взысканиях. приказами по личному составу; изменении фио, семей­ного положения — приказами по личному со­ставу, изданными на основе доктов орга­нов загса и изменении паспортных данных; образовании и повышении квалификации — доктами учебных заведений; присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий — доктами ВАК. подписывается составителем (инспектор по кадрам). Листы личного дела нумеруются (отдельно нумеруются листы описи). В конце лд помещается лист заверитель лд. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего докта. Лд содержат инфцию о персональных данных работника и хранятся в отделе у инспектора по кадрам как докты строгой отчетности. хранятся 75 лет, руководителей оргции – постоянно. Согласно Закону РФ «О гос. гражданской службе» от 27.07.2004. № 79-ФЗ обязательно ведется на госслужащих одно личное дело в течение всего срока работы. Состав доктов лд госуд.служащего определен Указом Президента РФ от 01.06.1998. № 640 в лд помимо названных вкл: докты о прохождении конкурса на замещение вакантной должности фед гос служащего, медзаключение, сведения о доходах лица и об имуществе, инфция о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на должность, инфция о предоставлении сведений о доходах и имуществе, принадлежащим служащему на правах собственности, заявление о согласии на замещение гос. Сл, копия тр. Книжки, копии д-в подтверждающих образование, копии решений о присвоении наград, первичные докты и справка подразделения фед гос.орг. организуемого проверку, о результатах проверки достоверности предоставляемой инф., докты, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющими гостайну, копии решений о присвоении лицу квалифицированного разряда, ат лист. При освобождении от замещения гос. должностей личные дела хранятся кадровой службой федер.органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности и затем передаются в архив. Указ не распространяется на судей, военнослужащих.

39.3. Требования к оформлению и ведению трудовых книжек и вкладышей к ним основ­ной докт о трудовой деятельности и трудо­вом стаже работника. ведутся в порядке, предусмот­ренном Инструкцией о порядке ведения трудовых кни­жек на предприятиях, в учреждениях и оргциях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 2 августа 1985г. № 252. Частично положения Инструкции изменились и включены в Трудовой ко­декс РФ (ст. 62, 66), таким образом порядок ведения этого документа получил законодательную основу. Прием на работу без тк не допускается. Регламентируется Постановление Правительства РФ от16.04.2003. №225 «О трудовых книжках». Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению тк».(установлена форма приходно-расходной книги по учету бланков, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Все записи о замещаемой должности. Переводе на др должность. Квалификации вносятся гос служащих в точном соотвествии с формулировками ФЗ «О гос. гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ и со ссылкой на соответствующие статьи закона. Заполнение тк впер­вые производится администрацией оргции в при­сутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предъявить администрации справ­ку о последнем занятии, выданную по месту житель­ства, а уволенные из рядов Вооруженных Сил — во­енный билет. оформляются на рус яз и на гос языках республик в составе РФ, на территории которых выдаются эти докты. вносятся сведения: — о работнике: фит, дата рож­дения, образование, проф, специальность: о выполняемой им работе, переводах на др постоянную работу и об увольнении работника, основания прекращения трудового договора; о награждениях и поощрениях; об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях. Сведения о работнике записываются на первой стра­нице (титульном листе) тк. вкл фио, дату рождения, дан­ные об образовании. Основанием для заполнения данных являются паспорт или свиде­тельство о рождении. Образование - среднее, среднее специальное и высшее — указывается только на осно­вании доктов. Сведения о незаконченном среднем или незакон­ченном высшем образовании фиксируются при предъявлении соответствующих доктов (студенчес­кого билета, зачетной книжки, справки учебного за­ведения). Профессия или специальность записы­ваются в на основании соответству­ющего докта об образовании. Сведения, вынесенные на титульный лист, заверя­ются подписью работника и подписью лица, ответ­ственного за выдачу тк, печа­тью ок. Исправление записей на титульном листе Сведения об изменении фамилии, образования заносятся в тк по месту последней работы на основании соответствующих до­ктов. При этом прежняя запись зачеркивается од­ной чертой, и сверху записываются исправления. Ссыл­ки на докты — основания для исправлений — де­лаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя оргции и печатью оргции (ок). Заполнение раздела «Сведения о работе» начинает­ся с записи полного наимен предприятия. Эта запись делается в графе 3 и выделяется как заголовок. В графе 1 ставится порядковый № вносимой за­писи, в графе 2 — дата приема на работу. В графе 3 записываются сведения о приеме на работу с указанием наимен структурного подразделе­ния, наимен должности или профессии и присвоенного разряда. В разделе «Сведения о работе» указываются также иные сведения, знание которых необходимо для под­счета общего и непрерывного трудового стажа работ­ника. Перевод работника на др постоянную работу на том же предприятии оформляется, как и прием на работу. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наимен докта, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и №. Занесение сведений о награждениях и поощрениях. В тк работников вносятся сведения о награждениях: орденами и медалями; о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством министерствами, ведомствами, органами местной администрации совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами. не записываются премии, предусмотренные системой оплаты труда (выпла­чиваемые регулярно). Порядок внесения сведений о поощрениях: в графе 3 соответствующего раздела пишется в виде заголовка наимен предприя­тия; в графе 1 указывается порядковый№ записи, в графе 2 ставится дата поощрения, в графе 3 записы­вается, кем поощрен работник, за какие достижения и вид поощрения; в графе 4 основание вне­сения записи (дата,№ и наимен докта). Заполнение сведений об увольнении: в графе 1 ставится порядковый № записи; в графе 2 указывается дата увольнения; в графе 3 запись о причине увольнения; в графе 4 наимен докта, на основании которого внесена запись, - приказ или иное решение работодателя, его дата и №.  Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено фз, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. дб произведена запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый № записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников оргции, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ", в графе 4 дата и № приказа или иного решения работодателя об увольнении Дубликат тк Лицо, потерявшее тк (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую тк или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу ти­тульного листа. Дубликат трудовой книжки или вкладыша к ней заполняется по общим правилам. Вкладыш в тк В случае если в тк заполнены все страницы одного из разделов, вшивается вкладыш, оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Учет и хранение тк С целью учета тк, бланков тк и вкладыша в нее, в оргциях ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков тк и вкладыша в нее; б) книга учета движения тк и вкладышей в них. В приходно-расходную книгу по учету бланков тк и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией оргции, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков тк и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения тк и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или др подразделением оргции, оформляющим прием и увольнение работников, рег все тк, принятые от работников при поступлении на работу, и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. хранятся в оргции как докты строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение тк, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение тк, обязано представить в бухгалтерию оргции отчет о наличии бланков тк и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные тк и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы оргции. Испорченные при заполнении бланки тк и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Тк и дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе оргции отдельно от остальных тк. По истечении указанного срока невостребованные тк хранятся в архиве оргции в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Изготовление бланков тк и обеспечение ими работодателей Изготовление бланков тк и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов РФ Бланки тк и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. В случае неправильного первичного заполнения тк или вкладыша в нее, в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

39.4. Журналы учета применяемые в деятельности службы управыления персоналом Перечень типовых управленческих доктов образующихся в деятельности оргций.2000, вкл докты, образующиеся при док-нии управленческих функций. К ним относятся журналы кадровой службы: прием, перемещение, увольнение работников; военнообязанных; работников совмещающих профессии; личных дел, личных карточек, трудовых договоров, отпусков, выдачи командировочных удостоверений; поступающих и отправляемых доктов, распоряд доктов, листков нетрудоспособности. Межотраслевые нормативные акты устанавливают нормы, и правила заполнения журналов к ним относятся: Книга учета движения тк и вкладышей к ним» (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003. № 225). Книга учета движения тк и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В ней рег все тк, принятые от работников при поступлении на работу, тк с записью серии и номера, выданные рабочим и вновь служащим. храниться 50 лет. Журнал учета работников, выбывающих в командировки и Журнал учета работников, прибывающих в командировки (Инструкция Минфина СССР от 07.04.1988 №62 О служебных командировках). Руководитель может назначать работника ответственного за ведение журналов рег работников, прибывающих в командировку и выбывающих, и производство отметок в командировочных удостоверениях. Журнал учета работников, направленных в командировку храниться 5 лет. в оргциях может вестись Журнал учета выдачи командировочных удостоверений. Журналы, используемые в работе отделов по защите гостайны. В оргциях независимо от форм собственности, выполняются работы, связанные с использованием сведений, составляющих гос. тайну. На работников допущенных к работе оформляются карточки, которые рег в журнале учета карточек на допуск работников. Перечень рекомендуемых журналов для ведения кадровой работы: Журнал рег приема на работу храниться 75 лет; Журнал рег трудовых договоров; Журнал рег личных дел работников; Журнал учета работников совмещающих профессии; Журнал учета несовершеннолетних; Журнал учета инвалидов; Журнал рег переводов; Журнал рег уволенных; Журнал рег отпусков; журнал рег выдачи справок; Журнал рег взысканий; Журнал рег военнообязанных. Все сведения в журнальные формы вносятся на основании доктов, сведений о работнике. Оргция в праве самостоятельно выбирать форму учета, письменную или эл, и принимать решение о ведении журналов. При этом формы закрепляются в Инструкции кадровой службы. Общие требования к письменным формам журналов. Обложка должна содержать реквизиты: наимен оргции, наимен отдела, наимен журнала, дата начала и окончания. на оборотной стороне обложки может размещаться данные о работнике, ответственным за дп. Журнал д/б защищен от изъятий и вложений. листы нумеруются и шнуруются; узел шнуровки листов на поледеней странице фиксируется либо наклейкой бумажной с оттиском печати, либо скрепляется сургучной печатью. заверен руководителем предприятия. Подчистки и исправления, использование в этих целях корректирующих жидкостей не допускаются, если в журнале предусмотрена графа «Примечания», то ошибочно сделанная или неправильная запись в графе зачеркивается одной чертой, новая запись делается той же графе, а в графе «Примечания» делается запись об исправлении. Если полностью ошибочно либо неверно внесена запись во всей строке ли отсутствует графа «Примечания», то такая запись не зачеркивается, а в следующей строке делается запись «запись №недействительна (подпись, дата)». Верные ведения заносятся в следующую строку. Существует большое колво готовых программ в среде СУБД, при помощи которых можно организовать работу с доктами: их учет, рег, контроль исполнения, хранение.   Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей. Ведение таких журналов в эл форме не составит труда, данные виды рег доктов даже удобнее чем старые в бумажной форме.