34.2Современные способы трудоустройства и адаптация секретаря

Анкетирование является первым этапом процедуры оценки и отбора претендентов. Стандартизация - большой плюс анкеты.

Часто анкеты содержат данные о числе отработанных (за год) дней у последнего нанимателя, продолжительности пропусков работы по причине болезни и т.д., обращается особое внимание на факторы, указывающие на потенциальную возможность раннего увольнения работника. В анкете запрашивается точная формулировка причин увольнения в прошлом. Составление письма с просьбой о приеме на работу -Существует два типа писем с просьбой о приеме на работу: а) самостоятельные письма, которые отправляются в компанию, где вы бы хотели работать, даже если компания не давала объявления о вакансии; б) письма с просьбой о приеме на работу, являющиеся ответом на рекламное объявление в газете или периодическом журнале о конкретной вакансии. В обоих случаях письмо с просьбой о приеме на работу («сопроводительным письмом») должно сопровождаться резюме. В идеале резюме и сопроводительное письмо составляют единый пакет документов, который необходимо положить на стол работодателю. В сопроводительном письме Вы должны поведать работодателю, почему хотите работать именно у него, а также, почему именно Вас он должен взять на работу. Главная цель резюме - преподнести себя как достойного кандидата. Структура резюме: 1. Биографические данные: Ф. И. О., дата рождения, возможно, место рождения, семейное положение. 2. Полная контактная информация: телефон (сотовый, домашний), электронный адрес, ICQ. 3. Образование4. Опыт работы, начиная с последней должности и компании. 5. Дополнительная информация - навыки владения персональным компьютером и специализированными программами, знание иностранных языков, наличие водительских прав и личного автомобиля. 6. Самопрезентация - небольшая самореклама не бывает лишней.Телефонный звонок работодателю - это эффективный способ поиска работы. Между личным и телефонным общением есть существенная разница. Звонки по объявлениям имеют свою специфику - это разговор с работодателем, настроенным на отбор претендентов. Поэтому очень важно произвести на него благоприятное впечатление еще в телефонном разговоре. Цель звонка - добиться участия «во втором туре» отбора, т.е. в собеседовании. Собеседование —встреча с потенциальным работодателем или его представителем при приеме на работу. Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичноесобеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.КЛюбому собеседованиюСекретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний.Чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее или среднее образование. К основным функциям секретаря относятся: ведения делопроизводства организации; контроль за исполнением изданных в организации приказов и распоряжений; документирование деятельности совещательных органов предприятия; организационное обслуживание администрации предприятия; ведение и оформление кадровой документации (в случае отсутствия инспектора по кадрам). В трудовом договоре с секретарем используются следующие приложения: Должностная инструкция; График работы; Перечень расценок работ. В трудовом договоре с секретарем используются следующие сопутствующие документы: Дополнительное соглашение. Обучающая инструкции разработана в целях самообучения секретаря при поступлении на работу, разъяснения функциональных обязанностей и знания своих полномочий. Обучающая инструкция поможет повысить эффективность работы организации; урегулировать конфликты, возникающие с секретарем при осуществлении своих обязанностей. ОБУЧАЮЩАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ- Разделы: - общие положения

- характеристика деятельности (требования к профессии, направления деятельности, деловые и личные качества, источники найма, адаптация, взаимоотношения)

- организация работы и условия труда (организация рабочего места, планирование рабочего дня, санитарные нормы, организация работы приемной)

- функции

- применение компьютерных технологий

- внесение изменений и дополнений.

Деловые и личные качества

Деловые и личные качества. Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение работать на компьютере, знать хорошо основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой, стенографировать. Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь-референт может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п. Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания секретаря-референта как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Инициативность. Секретарь- должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что принятое решение пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации. Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - необходимое условие, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а действительно быть первым помощником руководителя.личные- Трудолюбие, Аккуратность,Добросовестность,Доброжелательность, Адаптация работника - это приспособление индивидуума к рабочему месту и трудовому коллективу. Приспособление индивидуума и коллектива к изменяющимся условиям среды или к своим внутренним изменениям приводит к повышению эффективности их функционирования. Социально-психологическая адаптация - взаимодействие личности и социальной среды - приводит к оптимальному соотношению целей и ценностей личности и группы. Адаптация предполагает активную позицию личности, осознание своего социального статуса и связанного с ним ролевого поведения как формы реализации индивидуальных возможностей личности в процессе решения общегрупповых задач.

Критериями адаптации для управленческого персонала могут быть:

- выполнение должностной инструкции;

- качество выполненной работы;

- количество выполненной работы;

- соблюдение стандартов времени (норм времени и обслуживания);

- производимое на людей впечатление;

- способность влиться в коллектив;

- заинтересованность в работе;

- интерес к повышению квалификации и служебному росту;

- соблюдение философии организации;

- удовлетворительная оценка качества трудовой жизни.

Процесс адаптации принято разделять на четыре этапа.

В день поступления на работу служба знакомит нового работника с правилами внутреннего трудового распорядка компании, правилами пожарной безопасности. Проводится инструктаж на рабочем месте: новый сотрудник знакомится с месторасположением, оснащение рабочего места, правилами хранения документов, правилами использования технических средств и их расположением (ПК, принтер, сканер, ксерокс). Куратор знакомит нового сотрудника со страницей компании в интрасети и электронной информационно-справочной системой, а также со справочной литературой общего пользования. Отдел АСУ регистрирует нового сотрудника как пользователя корпоративной сети, объясняет возможности ее использования (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.), дает вводную консультацию по пользованию конкретными программными продуктами.

34.3. Организация работы и условия труда секретаря руководителя. Корпоративная культура - это система принципов, обычаев и ценностей, позволяющих всем в компании двигаться в одном направлении как единому целому. Ценности (или ценностные ориентации), которых может придерживаться индивид, являются второй общей категорией, включаемой авторами в определение корпоративной культуры. Ценности ориентируют индивида в том, какое поведение следует считать допустимым или недопустимым. И, наконец, третьим общим атрибутом понятия корпоративной культуры считается “символика”, посредством которой ценностные ориентации “передаются” членам организации. Корпоративная культура включает в себя: - объединяющие и отделяющие нормы - то, что общее у членов данного коллектива, по ним легко отличать “своих” от “чужих”.- ориентирующие и направляющие нормы - то, что определяет функционирование коллектива, отношение к “своим”, “чужим”, равным, нижестоящим и вышестоящим, ценности, потребности, цели и способы их достижения, комплексы необходимых для существования в данном коллективе знаний, умений, навыков, типичные для данного коллектива способы воздействия на людей и т.д. Культура корпорации представляет собой как бы два организационных уровня. На верхнем уровне представлены такие видимые факторы, как одежда, символы, организационные церемонии, рабочая обстановка. Верхний уровень представляет элементы культуры, имеющие внешнее видимое представление. На более глубоком уровне располагаются ценности и нормы, определяющие и регламентирующие поведение сотрудников в компании. Ценности второго уровня тесно связаны с визуальными образцами (слоганами, церемониями, стилем деловой одежды и др.), они как бы вытекают из них и обозначают их внутреннюю философию. Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Правильная организация рабочего места экономит физическую нагрузку и умственную энергию, способствует повышению эффективности труда. Правильная организация рабочего места предполагает:

- соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;

- цветовую композицию рабочего помещения;

- правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;

- оснащение техническими средствами.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм способствует росту производительности труда. Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность, улучшает настроение, снижает утомляемость. Благоприятные климатические условия на рабочем месте могут быть обеспечены путем применения вентиляционной установки, кондиционеров. Благоприятно влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижает нервное и зрительное переутомление, выполняют декоративную функцию. При выборе растений нужно учитывать размеры помещения, освещенность, температурный режим и влажность воздуха. Не рекомендуется размещать цветы на подоконниках, так как это уменьшает естественную освещенность. Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещенность рабочего места. Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. При ярком дневном свете следует применять жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди. При искусственном освещении требуемая сила света зависит от правильной подачи его на рабочее место, при которой исключается прямое попадание световых лучей в глаза и не возникает резких переходов от света к тени. Освещение рабочего места может быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). Правильная освещенность снижает утомляемость и повышает производительность труда. Организация рабочего места включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда. Планировка рабочего места корпоративного секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

В комплект средств оргтехники рабочего места корпоративного секретаря входят:

- стол однотумбовый;

- приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

- стул подъемно-поворотный;

- вспомогательный стол.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе корпоративного секретаря: - средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.); - средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка); - средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);- средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);- средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем); - копировальные средства и аппараты;- шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации; - офисная мебель и оборудование. Организация работы приемной

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся корпоративному секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым корпоративным секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени корпоративный секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

- подходы к мебели и оборудованию;

- расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

- в отдельных случаях потребность в особых условиях;

- возможность установки дополнительного оборудования.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой корпоративным секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается. Планирование рабочего дня

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня корпоративного секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам. Можно для этих целей использовать Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. В состав этой информационной системы, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот. При планировании работ корпоративный секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 до 12. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 16 часов. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Рабочий день корпоративного секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать. Но одними из главных правил являются:

- постепенное вхождение в работу;

- ритмичность труда;

- обязательное чередование труда и отдыха;

- смена видов деятельности;

- согласованность действий корпоративного секретаря и руководителя;

- обязательное планирование выполняемых работ.