4. Облік і контроль у договірній роботі.

Укладені організацією (підприємством, установою) господарські договори реєструються і обліковуються у спеціальних журналах або за допомогою комп ютерної техніки. Форми реєстрації і обліку господарських договорів залежать від конкретних умов конкретної організації. У реєстрі вказується вид договору, контрагенти, предмет договору, строк його дії та інші істотні моменти, які у подальшому полегшують контроль за виконанням договору. 

Своєчасне та якісне виконання контрагентами договірних зобов язань залежить від контролю за виконанням умов укладених господарських договорів самою юридичною особою. Юридична служба бере у цій роботі активну участь. При цьому юрисконсульт бере участь у контролі за додержанням строків виконання договорів структурними підрозділами підприємства, організації та за своєчасною передачею ними документів для подання претензій та позовів. Юридичною службою проводиться періодична перевірка процесу виконання договірних зобов язань. Працівники юридичної службу проводять необхідний інструктаж і консультації працівників структурних підрозділів, які безпосередньо ведуть договірну роботу, з правових питань, пов язаних із укладанням та виконанням господарських договорів. Крім того, юридичною службою проводиться аналіз та узагальнення, разом із зацікавленими підрозділами, практики укладання і використання господарських договорів у організації в цілому. На підставі такого аналізу можливим стає внесення пропозицій юридичною службою керівництву організації про усунення недоліків у договірній роботі. 

Також працівники юридичної служби займаються оформленням претензій (якщо це передбачено конкретним господарським договором) і передачею позовних матеріалів до господарського суду з питань, пов язаних із неналежним виконанням договірних зобов язань. 

Тема 4. Організація претензійно-позовної роботи.

1. Претензійно-позовна робота як один із важливіших напрямів правової роботи.

Подання претензій та позовів організаціями, підприємствами, установами є одним із найбільш дійових способів захисту інтересів організації (підприємства, установи). Шляхом подання претензій (за домовленістю сторін) та позовів до своїх контрагентів з приводу порушення тих чи інших зобов язань організація захищає свої законні інтереси, вимагає поновлення порушених прав. 

За кожною претензією, кожним позовом, що виникає в організації, якщо претензійна чи позовна вимога є підставною, можна побачити конкретні недоліки в господарській діяльності; усунення цих недоліків необхідне для забезпечення нормальної роботи підприємства, організації. 

2. Оформлення і облік претензійних та позовних матеріалів.

У тих випадках, коли за домовленістю сторін передбачений порядок досудового врегулювання спорів (ст. 5 Господарського процесуального кодексу України), організація може захищати своє порушене право чи законний інтерес шляхом подання претензії до контрагента. 

Зміст організації і ведення претензійної роботи юридичною службою полягає у наступному: 

- підготування разом із зацікавленими підрозділами проекту наказу про порядок ведення претензійної роботи; 

- одержання від структурних підрозділів документів, необхідних для подання претензій; 

- перевірка наявності права на подання претензії та повноти матеріалів для їх обґрунтування; 

- складання проекту претензії та подання на підпис керівникові організації; 

- облік і реєстрація поданих та одержаних претензій; 

- розгляд одержаних претензій; 

- складення проекту відповіді на претензію та подання на підпис керівникові організації; 

- контроль за своєчасністю одержання (подання) відповіді на претензію; 

- аналіз та узагальнення практики розгляду претензій, внесення пропозицій керівникові організації про відповідальність конкретних посадових осіб та структурних підрозділів, які допустили порушення господарських зобов язань перед контрагентами; 

Юридична служба організації, підприємства організує та веде позовну роботу із захисту прав та законних інтересів організації. Процес позовної роботи юридичної служби полягає у наступному: 

- реєстрація та облік позовних заяв; 

- підготування відповідних документів для подання позову чи заперечень проти позову (відзиву на позов); 

- складання позовних заяв; 

- підготування відзиву на подану до організації позовну заяву; 

- участь у розгляді справ у господарському (загальному, адміністративному) суді в якості представника юридичної особи; 

- контроль за своєчасним одержанням рішень, ухвал та інших документів суду, внесення у разі необхідності керівництву організації пропозицій щодо їх виконання чи оскарження; 

- аналіз та узагальнення позовної роботи (відомостей про якість оформлення позовних матеріалів, сумах позовів, причин невиробничих витрат та інших недоліків у роботі організації); 

- внесення керівництву організації пропозицій щодо усунення недоліків у господарській діяльності, виявлених при розгляді позовних заяв, за наслідками проведених узагальнень позовної роботи; 

- прийняття заходів до відшкодування завданих організації (підприємству) збитків.