Стандартизація професійного тексту

Офіційно-діловий стиль відзначається від інших високим рівнем стандартизованості, що виявляється як у складанні текстів, так і в їхньому оформленні.

Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за встановленою формою. У цих документах передбачено не тільки формуляр, а і словосполучення, якими має користуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження, атестат, диплом, паспорт, довідка, перепустка і под.).

В установах, де функціонує багато документів з повторюваністю інформації, як правило застосовуються бланки з трафаретним текстом. Трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретними даними.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень у кожному окремому випадку залежить від конкретних ситуацій, обставин та змісту документа. Для цих документів важко передбачити бланк (біографія, доручення, звіт, характеристика тощо).

За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти у тій хронологічній послідовності, у якій вони відбувались у дійсності (автобіографія, пояснювальна і доповідна записка, протокол тощо).

В описі подається характеристика явища (події, предмета, властивостей, особливостей, рис, проявів, дії особи чи факту) у формі переліку його ознак (акт, наказ, розпорядження, постанова, звіт та под.).

Дуже поширеним способом викладу є міркування (роздум). Міркування – це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводять якесь положення (тезу).

Серед причин, які виправдовують стандартизацію професійного тексту слід назвати:

1. Зі стандартним текстом значно легше працювати, такий текст сприймається у декілька разів швидше, ніж нестандартний.

2. Стандартизація текстів документів сприяє скороченню надлишкової інформації, отже підвищує загальну культуру професійного мовлення.

Існують випадки, коли службова особа свідомо відмовляється від стандартного викладу в документі. Це означає, що цьому документу надається особливе значення. Наприклад, неприємне враження справляють трафаретні тексти подяк, поздоровлень зі святом та ін. Тут потрібно застосовувати нестандартний текст, який зберігає життєву силу документа.

Вживання книжних та урочистих слів у документах

Залежно від сфери використання прийнято виділяти дві групи слів: 1) лексика стилістично нейтральна (міжстильова); 2) лексика стилістично маркована. Остання поділяється, у свою чергу, на книжну ( наукову, ділову, газетно-публіцистичну) і розмовну.

До міжстильової (нейтральної) лексики належать слова, не закріплені за яким-небудь стилем (вікно, стіл, автомобіль, вітер, дощ, грім, зелений, холодний, надійний, сьогодні, далеко, завтра один, десять, я, наш, він, але тощо). Нейтральні слова становлять основу словникового запасу української мови.

До книжної лексики належать слова, що вживаються переважно в писемних різновидах літературної мови і майже не вживаються у розмовному. Книжні слова мають відтінок офіційності, урочистості. Більшість з них належать до іншомовної лексики, наприклад: економіка, асигнація, експеримент, еквівалент, контингент, конфіденційний, корифей, ізотоп, благословенний, деструктивний, диференціювати та ін.

Книжне забарвлення мають терміни, слова, що виражають загальнонаукові поняття і вживаються в широкому, узагальненому значенні. Наприклад: прогрес, історія, методика, політика, форум, абітурієнт, компонент, демократизм. Сюди належать і слова з абстрактним значенням, що мають суфікси -анн(я), -ість, -тт(я), -енн(я), -інн(я), -ств(о), -цтв(о): функціонування, здійснення, прибутковість, сумісництво, товариство, виробництво, співробітництво, змагання, засвоєння, цілісність, одержання.

Незначний відтінок книжності мають дієслова на –ува(ти), -юва(ти) (виконувати, заповнювати, здійснювати, утримувати, призначувати), віддієслівні іменники на –ння, -ття (посвідчення, відрядження, прибуття), дієприкметники (виконуючий, ознайомлений, виданий, призначений), дієприслівники (враховуючи, розглянувши, виконавши).

До складу розмовної лексики належать слова, що, будучи літературними, надають мовленню розмовного забарвлення. Як правило, вони використовуються в усному варіанті літературного мовлення: репетувати, роботяга, прочухан, хитрющий, базіка, витрішки продавати, плентатися, балакати тощо.

При виборі між книжними і розмовними словами перевага надається книжним словам, бо вони, як правило, однозначні й не висловлюють емоцій того, хто укладає документ. Наприклад: Інженер успішно /кн./ (прекрасно /розм./) налагодив роботу на підприємстві. Слово прекрасно містить емоційну оцінку, тому воно недоречне в документах. Книжне слово успішно є нейтральним і тому властиве професійному мовленню: Він дбає /розм./ про колектив – він піклується /кн./ (проявляє турботу /кн./) про колектив.

Серед «книжних» слів особливої уваги потребують так звані урочисті слова, тобто слова високі, небуденні. Найбільша кількість помилок у діловому стилі припадає саме на цей розряд слів. Урочистими словами послуговуються в документах, де йдеться мова про справи буденні, повсякденні. Наприклад, урочистими є такі слова, як труд, трудитися, трудящий, трудівник, але у звичайному, поточному діловому папері повинно вживатися: праця, працювати, працівник, робітник, співробітник.

Можна споруджувати палаци, зводити мости, але корівник будують. Лише у деяких ділових паперах (довідках) можна писати проживає, в інших випадках перевага надається нейтральному слову мешкає, живе, прописаний, зареєстрований.

Зачитати і заслухати можна декларацію, звернення, але не витяг з протоколу чи акт (їх можна прочитати й прослухати).

Дієслову завершити надаємо перевагу тоді, коли треба відтворити схвальний, урочистий тон оповіді. Це дієслово вживається для називання успішного закінчення дії, справ: достроково завершили річний план будівництва. Порівняно зі словом закінчувати, завершувати має більш абстрактне значення. Так, завершити навчання, освіту, курс, але закінчити школу, університет.