Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы:

MS Access – это система управления базами данных. Под системой понимается программа, которая не только позволяет хранить большие массивы данных, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. Используя MS Access можно создавать удобные формы для ввода и просмотра данных, выполнять необходимые вычисления, составлять различной сложности отчеты. В СУБД MS Access обладает мощным набором сервисных средств, облегчающих работу пользователя. Мастера помогают создавать таблицы, запросы, формы, отчеты из имеющихся заготовок, выполнив всю черновую работу. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без использования традиционных средств программирования. Более опытные пользователи могут воспользоваться встроенным языком программирования VBA (Visual Basic for Application) , позволяющим создавать сложные приложения. Мощность и простота использования делают MS Access одной из лучших программ для управления базами данных.

Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными

Для создания новой таблицы необходимо в окне БД выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбрать один из режимов создания таблиц

• Режим таблицы  - создание таблицы в ходе ее заполнении

• Конструктор - основной способ создания таблицы, позволяющий самостоятельно задавать поля и их параметры.

• Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера, при этом автоматически задаются характеристики полей, ключевые поля,связи.

• Импорт таблиц - из внешнего файла (например созданного в Excel) или из другой БД.

• Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой БД.

СУБД - система управления базами данных . (DBMS - database management system).    СУБД представляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием.

База данных (БД) – файл, в котором обычно хранятся данные для одной конкретной прикладной задачи (расширение .mdb).

Таблица – основной объект БД, хранилище информации. Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа ,например о товарах, поставщиках , клиентах и т.д. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Каждое поле имеет свое имя и содержит отдельный элемент информации. Например поле АДРЕС в таблице КЛИЕНТЫ содержит адрес клиента, поле ФАМИЛИЯ содержит фамилию и т.д. Для каждого поля  необходимо указывать  его имя, тип данных, размер. От типа и размера поля зависит скорость доступа к БД и объем файла.

 Запись в таблице - строка, содержащая в себе полный набор данных об описываемом объекте. Каждая запись таблицы КЛИЕНТЫ содержит полный набор сведений о клиентах: название фирмы, контактную персону, адрес, телефон и т.д.

Ключевое поле -поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице.

Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать  записи таблицы или организовывать связи между таблицами. 

Форма — являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access Вы можете создавать их с различными целями:

• Вывод и редактирование данных

• Управление ходом выполнения приложения

• Ввод данных

• Вывод сообщений

• Печать информации

Виды форм:

-Многостраничные формы

Используется в том случае, когда вам нужно вывести на экран записи, каждая из которых содержит большой объем информации. ( Примером является форма - frmAutors из базы данных Microsoft Press Books)

- Ленточные формы. В такой форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице. (Пример: frmBookSummary)

-Подчиненные формы. Используется для вывода записей из связной таблицы.

- Всплывающие формы. Формы, выводимые во всплывающих окнах.(Пример: frmAbout)

- Модальные формы. При разработке приложения вы столкнетесь с ситуациями, когда приложению потребуется получить некоторые данные от пользователя ли передать ему важную информацию прежде, чем продолжить работу. Этот тип формы требует от пользователя ответа как непременного условия дальнейшей работы приложения. (Пример: frmBookSearch).

Отчет— используются для того, чтобы выбрать данные из нескольких таблиц, произвести над ними вычисления, подвести итоги и вывести их на экран или печать. Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Вы имеете следующие возможности:

• Для обеспечения иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки.

• Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.

• Вы можете производить сложные вычисления не только внутри некоторой группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.

• В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и примечание для всего отчета в целом.

Также как в форме, вы можете вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. В отчеты можно внедрять подчиненные отчеты или подчиненные формы.

Схема данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships)

Реляционная база данных состоит из нормализованных таблиц, связанных одно-многозначными отношениями. В такой базе данных обеспечивается отсутствие дублирования данных, однократный ввод, поддержание целостности данных средствами системы. В процессе загрузки и корректировки базы данных для получения информации по запросам и вывода отчетов, а также для решения большинства задач осуществляется объединение данных из взаимосвязанных таблиц.

Связи между таблицами определяются и запоминаются в схеме данных Access. Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Система при необходимости обработки данных двух взаимосвязанных таблиц автоматически использует связи, определенные в схеме данных. Таким образом, у разработчика нет необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.