Задания для практического занятия:

1. Создать запрос на выборку записей о пожарах меж­ду 01.01.2003 и 06.01.2003, на основе запроса создать форму и отчет. Соз­дать запрос с параметром к таблице «Данные о пожарах» с условием выбора номера записи. Создать форму с круговой диаграммой для вывода суммы материального ущерба в зависимости от вида объекта, на котором проис­ходит пожар.

Чтобы запустить Microsoft Access, щелкните по ярлыку на рабочем столе или нажмите на кнопку Пуск на панели задач и выберите команду Программы→Microsoft Access. Когда Access начнет работу, появится ок­но диалога. Для создания новой базы данных необходимо выбрать команду Новая база данных. Далее требуется указать папку, в которой будет рас­положена создаваемая база данных, и ввести имя файла базы данных. По­сле чего нажать кнопку Создать. В результате на экране должно появить­ся окно, изображенное на рис 1. В левой части этого окна расположены наименования основных объектов, из которых состоит база данных.

Рис.1 Окно базы данных

Разрабатывается структура таблиц базы данных, определяются на­именования полей (столбцов), тип данных, сохраняемых в полях таблицы и их свойства. Для хранения данных необходимо создать 3 таблицы (табл. 1 - 2).

Таблица 2

Данные о пожарах

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
1	2	3
Номер записи	Числовой	Размер поля - длинное целое. Формат поля - основной. Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются)
Адрес	Текстовый	Размер поля - 100. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допуска­ются совпадения)
Дата	Дата/Время	Формат поля — краткий формат даты. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения)
Время	Дата/Время	Формат поля - краткий формат времени. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения)
Причина пожара	Текстовый	Вкладка Общие: Размер поля - 70. Обя­зательное поле -Да. Индексированное поле - Да (допускаются совпадения). Вкладка Подстановка'. Тип элемента управления - список. Тип источника строк - список значений. Источник строк - "не­осторожное обращение с огнем", "наруше­ние правил эксплуатации электрооборудо­вания", "установленный поджог", "неис­правность производственного оборудова­ния", "самовозгорание веществ и материа­лов"
Площадь пожара	Числовой	Размер поля - о динарное с плавающей точкой. Формат поля - основной. Число десятичных знаков - 1. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
Количество травмированных	Числовой	Размер поля - целое. Формат поля - ос­новной. Число десятичных знаков - 0. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
Количество погибших	Числовой	Размер поля - целое. Формат поля - ос­новной. Число десятичных знаков - 0. Обя­зательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет
Материальный ущерб	Денежный	Формат поля - денежный. Число деся­тичных знаков - авто. Обязательное поле - Нет. Индексированное поле - Нет

Таблица 2

Ликвидация пожаров

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
1	2	3
Номер записи	Числовой	Размер поля - длинное целое. Формат поля - основной. Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются)
Время прибытия*	Числовой	Размер поля - одинарное с плавающей точкой. Формат поля - основной. Число десятичных знаков 1 Обязательное по­ле - Нет. Индексированное поле - Нет
Время тушения	Числовой	Размер поля - одинарное с плавающей точкой. Формат поля — основной. Число десятичных знаков - 1. Обязательное по­ле - Нет. Индексированное поле - Нет
Количество личного состава	Числовой	Размер поля - целое. Формат поля - ос­новной. Число десятичных знаков - 0. Обязательное поле - Нет. Индексирован­ное поле - Нет
Количество единиц пожарной техники	Числовой	Размер поля - целое. Формат поля - ос­новной. Число десятичных знаков - 0. Обязательное поле - Нет. Индексирован­ное поле - Нет
Руководитель тушения пожара	Текстовый	Размер поля - 50. Обязательное поле - Да. Индексированное поле - Да (допус­каются совпадения)

*- время, за которое первое пожарное подразделение прибыло к месту пожара (в минутах)

Таблица 3

Виды объектов

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Номер записи	Числовой	Размер поля - длинное целое, Формат поля - основной, Индексированное по­ле - Да (совпадения не допускаются)
Вид объекта	Текстовый	Вкладка Общие'. Размер поля - 50. Обязательное поле -Да. Индексирован­ное поле - Да (допускаются совпаде­ния). Вкладка Подстановка: Тип элемента управления - список. Тип источника строк - список значений. Источник строк - "жилое здание", "здание произ­водственного нашачения", "торговое помещение", образовательное учреж­дение", "лечебно-профилактическое учреждение"
Описание	Поле МЕМО	Обязательное поле - Нет, Индексиро­ванное поле - Нет

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, выполните следую­щую процедуру:

1. Нажмите на кнопку Таблииы в окне базы данных

2. Дважды щелкните на строке создание таблицы в режиме конструктора. Откроется окно конструктора таблиц с незаполненным бланком.

3. Добавьте поля и задайте их свойства (рис. 2)

4. Определите поле Номер записи как ключевое, для этого необходимо выделить это поле и нажать на кнопку Ключевое поле на панели инструментов

5. Закройте окно конструктора. В ответ на вопрос Сохранить изменения? Нажмите Да и введите название новой таблицы.

Рис. 2. Проектирование таблицы Данные о пожарах в режиме конструктора

В каждую таблицу базы данных в режиме просмотра введите 10 про­извольных записей.

Для определения связи между таблицами выполните следующую про­цедуру:

1. Выберите из меню Сервис команду Схема данных.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы по очереди выберите все 3 таблицы

3. Нажми кнопку мыши на поле связи (Номер записи) таблицы Данные о пожарах и перетащите его на поле связи в таблицу Виды объ­ектов.

4. В диалоговом окне Изменение связей нажмите кнопку Создать, чтобы установить связь между таблицами Данные о пожарах и Виды объ­ектов.

5. Аналогичным образом свяжите таблицы Данные о пожарах и Лик­видация пожара (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Схема связей между таблицами

Для создания запроса на выборку в режиме конструктора выполните следующую процедуру:

1. Нажмите на кнопку Запросы в окне базы данных.

2. Дважды щелкните на строке Создание запроса в режиме конст­руктора. Откроется пустой бланк запроса.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Дан­ные о пожарах.

4. Добавьте поля в бланк запроса, для этого в строке Поле щелкните у правой границы столбца и выберите поле Номер записи в раскрывающем­ся списке полей. Подобным образом выберите поля Адрес и Дama.

5. В строке Условие отбора для поля Дата введите значение Between 01.01.2003 and 06.01.2003. После этого окно запроса должно вы­глядеть так, как на рис. 4.

6. Закройте окно конструктора. В ответ на вопрос Сохранить изме­нения? нажмите на кнопку Да и введите название запроса.

Рис. 4. Запрос на выборку для таблицы Данные о пожарах в режиме конструктора

На базе полученного запроса строится форма с помощью мастера форм. Для этого необходимо выполнить следующую процедуру:

1. Нажмите на кнопку Формы в окне базы данных.

2. Дважды щелкните на строке Создание формы с помощью мастера. На экране появится диалоговое окно Создание форм.

3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите название созданного запроса.

4. Щелкните на кнопке со значком >>, чтобы добавить в форму все поля из запроса. Щелкните на кнопке Далее.

5. Выберите переключатель В один столбец и щелкните Далее.

6. В следующем окне определите стиль формы и щелкните на кнопке Далее.

7. Задайте имя формы и щелкните на кнопке Готово. Результат пока­зан на рис 2.5.

Рис. 5. Форма на базе запроса на выборку для таблицы Данные о пожарах

На базе запроса строится автоотчет. Для этого необходимо выполнить следующую процедуру:

1. Нажмите кнопку Отчеты в окне базы данных.

2. Щелкните на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчет.

3. В раскрывающемся списке в качестве источника выберите назва­ние запроса.

4. Щелкните дважды на пункте Автоотчет: в столбец.

5. Когда закроется окно отчета, в ответ на предложение сохранить из­менения щелкните на кнопке Да и задайте имя отчета.

Для создания запроса с параметром к таблице Данные о пожарах с условием выбора Номера записи выполните пункты 1-4 для создания пре­дыдущего запроса (см. стр. 15). В строке Условие отбора для поля Номер записи введите запись [Введите номер записи:] (рис. 6).

Рис. 6. Запрос с параметром на основе таблицы Данные о пожарах

Для создания формы с круговой диаграммой предварительно, для свя­зи данных из таблиц Данные о пожарах и Виды объектов, создается за­прос с помощью конструктора. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Данные о пожарах и Виды объектов. B бланк запроса добавьте поля Вид объекта и Материальный ущерб (рис. 7).

После того как создан базовый запрос с необходимыми полями, при­ступайте к созданию диаграммы.

1. В окне базы данных нажмите на кнопку Формы, а затем на кнопку Создать.

2. В раскрывающемся списке выберите созданный запрос и щелкните дважды на пункте Диаграмма.

Рис. 7. Запрос на основе таблиц Виды объектов и Данные о пожарах

3. Щелкните на кнопке со значком >>, чтобы добавить оба поля из за­проса и нажмите на кнопку Далее.

4. Выберите тип диаграммы Круговая щелчком на соответствующей кнопке и нажмите на кнопку Далее.

5. Определяется способ отображения данных в диаграмме. Программа автоматически определяет поле Вид объекта в качестве поля категорий для сегментов, а величина каждого сегмента определена суммой значений поля Материальный ущерб (рис. 8).

Рис. 8. Диалоговая форма Создание диаграмм

6. Введите название диаграммы, которое впоследствии появится в ее заголовке, и щелкните на кнопке Готово. В режиме конструктора отредак­тируйте диаграмму. Окончательный результат показан на рис. 9.

Рис.9. Круговая диаграмма

Создание инструкции разработчика состоит в описании действий, ко­торые предпринимаются для поэтапного проектирования всей базы дан­ных. Для этого необходимо описать последовательность действий при соз­дании каждого объекта базы данных (таблицы, запроса, формы, отчета).

Подробное описание последовательности всех действий по созданию базы данных будет являться документом - инструкцией разработчика.

Контрольные вопросы:

1 Что такое СУБД?

2 Что такое таблица?

3 Что такое БД?

4 Какие существуют типы данных?

5 Что такое ключ? Виды ключей.

6 Способы создания таблицы.

Лабораторная работа 6

«Создание макросов в Microsoft Office Access»

Цель работы: Научиться создавать макросы по средствам MICROSOFT ACCESS

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:

Студент должен

уметь:

- вести процесс обработки информации на ЭВМ;

- выполнять ввод информации в ЭВМ с носителей данных, каналов связи и вывод ее из машины;

- подготавливать носители данных на устройствах подготовки данных, выполнять запись, считывания, копирование и перезапись информации с одного вида носителей на другой;

- устанавливать причины сбоев в работе ЭВМ в процессе обработки информации;

- оформлять результаты выполняемых работ;

- соблюдать требования безопасности труда и пожарной безопасности.

знать:

- состав ЭВМ, функциональные узлы ЭВМ, их назначение и принципы работы,

- операционные системы, применяемые в ЭВМ,

- правила технической эксплуатации ЭВМ,

- периферийные устройства, применяемые в ЭВМ,

- виды и причины отказов в работе ЭВМ,

- нормы и правила труда и пожарной безопасности.

иметь практический опыт:

- ввода и обработки информации на электронно-вычислительных машинах;

- подготовки к работе вычислительной техники и периферийных устройств