Тема 9. Технология обработки внутренних документов

9.1. Определение понятия «внутренние документы».

9.2. Общая организация работы с внутренними документами. Получение указания на разработку документа. Разработка проекта документа. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа. Согласование уточненного варианта текста документа. Оформление окончательного варианта документа. Удостоверение документа. Регистрация и тиражирование документа. Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям). Помещение контрольного экземпляра документа в дело.

______________________________________________________

9.1. Определение понятия «внутренние документы»

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) непосредственно в организации и не выходят за ее пределы.

К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации (ее структурных подразделений) в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера.

Технология работы с внутренними документами на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим правилом обращения исходящих (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, визирование, удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение руководством, передача на исполнение).

9.2. Общая организация работы с внутренними документами

• Получение (отдача) указания на разработку документа, ее уяснение (уточнение).

• Разработка предварительного (чернового) варианта текста документа.

• Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа.

• Согласование содержания документа с заинтересованными должностными лицами.

• Оформление окончательного варианта текста документа по результатам согласования.

• Проверка правильности оформления документа.

• Удостоверение документа (подписание, утверждение, заверение печатью).

• Регистрация и тиражирование и документа.

• Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности.

• Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение.

Блок-схема работы с внутренними документами

Получение указания на разработку документа

↓

Разработка проекта документа

↓

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа

↓

Согласование проекта документа

↓

Оформление окончательного варианта документа

↓

Удостоверение документа (подписание, утверждение, заверение печатью)

↓

Регистрация и тиражирование документа

↓

Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям)

↓

Помещение исполненного документа в дело

↓ ↓ ↓

Работа с документом

Текущее и архивное хранение

Списание и уничтожение

1. Получение указания на разработку документа. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста внутреннего документа производится ответственным исполнителем:

• по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия (например, на основании резолюции руководителя предприятия);

• в инициативном порядке;

• во исполнение ранее полученного документа (при условии, что в содержании указанного документа имеются на этот счет исчерпывающие предписания).

Если в подготовке чернового варианта документа принимают участие несколько исполнителей, то ответственный исполнитель:

• определяет общий порядок исполнения документа;

• распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа;

• осуществляет постоянный контроль за надлежащим исполнением документа.

2. Разработка проекта документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

• типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документа;

• материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

• положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

• требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

В настоящее время общепринятой практикой стали подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем.

Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.

3. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производится с целью:

• уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

• выявления и исключения из текста орфографических, пунктуационных, смысловых, фактологических и других ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта документа производится в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

• уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

• уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

• из текста исключаются повторы и длинноты;

• в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

• обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

• достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируют, т.е. выявляют и устраняют всевозможные ошибки. Целесообразно производить корректировку текста, используя для этого соответствующие возможности стандартного текстового редактора. По завершении редакторской и корректорской правки текст повторно копируют на дискету и распечатывают.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

4. Согласование уточненного варианта текста документа производится в том случае, если:

• изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

• в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

• путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

• путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего проекта документа (ниже подписи).

Согласование проектов и подписание окончательных вариантов документов проводится в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что на согласование проекты чаще передаются через секретарей.

5. Оформление окончательного варианта документа. После выполнения процедуры согласования проекта документа он передается ответственным исполнителям на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление производится для того, чтобы:

• внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

• привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями нормативных документов (ГОСТ, Инструкция по делопроизводству и др.).

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

6. Удостоверение документа. После согласования проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия на удостоверение. В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю лично ответственным исполнителем.

Удостоверение - это выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного документа. К основным способам удостоверения можно отнести: подписание, утверждение документа, его заверение и проставление печати.

Право подписи регламентируется внутренними организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений (так как приложения являются частью текста), включает должность лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, а затем фамилия). Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как дата подписания документа проставляется в его бланк рядом с регистрационным номером. Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке или из бланка не совсем понятно, к какой организации или структурному подразделению относится лицо, подписавшее документ, например:

Начальник Отдела труда

и заработной платы ООО «Луч» (подпись) Б.В. Серов

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор школы (подпись) М.А. Морозов

При подписании документа несколькими должностными лицами, находящимися на различных ступенях управления, элементы реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом, в соответствии с занимаемыми должностями. Так же оформляется реквизит «Подпись», если ответственность за содержание документа несут несколько должностных лиц, например на финансовых документах:

Директор завода (подпись) И.Н Кузнецов

Главный бухгалтер (подпись) Л.В. Суворова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Мэр Москвы Губернатор Московской области

(подпись) Ю.М. Лужков (подпись) Б.Н. Громов

В документах, подготовленных комиссией (например, в акте или протоколе), указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, секретарь), причем двоеточие после должности не ставится.

7. После согласования, подписания и утверждения документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).

В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

• правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;

• подлинность подписи должностного лица, указанного в документе;

• наличие необходимого числа копий;

• идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются (если это не ведет к изменению содержания документа), проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в Табеле форм применяемых документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.

8. Зарегистрированный в установленном порядке документ при необходимости передается ответственным лицом на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

9. После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Передачу документов между структурными подразделениями осуществляет секретарь структурного подразделения или лицо, ответственное за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

10. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11. Последующее хранение и работа с документом (до передачи в архив или на уничтожение) производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Организация и технология работы с внутренними документами имеет и свои особенности.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству, а затем - в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протоколов.

Подлинники докладных записок, справок, сводок и других внутренних документов оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.