11.4. Карточная форма регистрации. Виды картотек. Методики их создания и применения

Избежать недостатков журнальной формы регистрации позволяет карточная форма, которая появилась в странах Европы в начале 20 в. В России первые попытки внедрения этой формы относятся к 20-м годам, однако тогда они оказались безуспешными. Активно стала использоваться карточная форма лишь в 70-е годы благодаря разработанной ЕГСД.

Карточная форма регистрации - наиболее удобная форма записи сведений о документах, так как она лишена недостатков, присущих журнальной форме регистрации. Преимущества карточной системы по сравнению с журнальной заключаются в следующем:

• для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;

• она дает возможность использовать принцип однократности регистрации документов, так как одновременно можно создать количество карточек, равное количеству исполнителей;

• в качестве форм контроля могут использоваться копии регистрационных карточек;

• систематизировать карточки можно в любой, наиболее удобной, последовательности, тем самым создавая из них справочно-информационные массивы по разным признакам - по автору, содержанию, срокам исполнения и т.д.;

• на карточках регистрировать документы могут одновременно несколько человек.

Для регистрации всех видов и разновидностей документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка (РКК). В ГСДОУ определен обязательный типовой состав фиксируемых сведений о документе (реквизитов):

• автор (корреспондент);

• наименование документа;

• дата документа;

• индекс документа;

• дата поступления документа;

• индекс (номер) поступившего документа;

• заголовок к тексту документа или его краткое содержание;

• резолюция;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении,

• отметка о контроле.

Реквизиты карточки заполняются в соответствии с правилами, рекомендованными в ГСДОУ:

Автор (корреспондент)

• при регистрации поступающего документа вписывают наименование организации (лица) - автора документа;

• при регистрации отправляемых документов вписывают наименование организации - корреспондента (кому отправляют документ);

• наименование организации может быть записано в сокращенном виде.

Наименование документа

• заполняют в соответствии с названием вида регистрационного документа;

• при регистрации писем эту графу не заполняют.

Дата документа

• цифровым способом (01.02.2005) проставляют дату, поставленную на документе организацией-автором.

Индекс документа

• вписывают индекс, присвоенный документу организацией-автором;

• переносят с поступившего или отправляемого документа.

Дата поступления

• для поступившего документа дату переносят с регистрационного штампа.

Индекс поступления

• вписывают индекс, присвоенный документу организацией-получателем (его переносят из регистрационного штампа);

• после исполнения документа индекс дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами по соответствующим классификаторам.

Заголовок документа или краткое содержание

• переносят из документа заголовок;

• при отсутствии в документе заголовка кратко формулируют его содержание (о чем).

Резолюция

• переносят с документа основное содержание поручения, автора, дату резолюции, исполнителя поручения; при устном поручении - формулируется составителем РКК.

Срок исполнения

• арабскими цифрами указывают число, месяц, год, например: 11.05.2005;

• при регистрации отправляемого инициативного документа записывают дату ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении

• кратко записывают решение вопроса по существу,

• указывают индекс дела, в которое подшит документ согласно номенклатуре дел (В дело № ____ ), дату фактического исполнения и заверяют подписью ответственного исполнителя.

Отметка о контроле

• фиксируют отметку о контроле сроков исполнения, даты проверки, конкретных причин задержки исполнения, движения документов

Состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими данными, как:

• количество листов,

• расписка специалиста в получении документа,

• отметки о ходе исполнения,

• ход исполнения,

• наличие приложений и др.

Расположение реквизитов на карточке, размеры зон для записи информации, порядок использования оборотной стороны карточки и состав дополнительных реквизитов определяются самим учреждением и регламентируются в инструкции по документационному обеспечению. Допустимо произвольное расположение граф.

Сложные графы можно разделить на составные части или самостоятельные части («дата поступления и индекс документа», «дата документа и индекс»).

Форма карточки может быть машинно-ориентированной, т.е. иметь зоны (поля) для кодирования реквизитов, переносимых на машинный носитель. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов. Рекомендуется заготовлять РКК формата А5 (148 х 210), который дает возможность полно и без сокращений заполнять все зоны карточки на пишущей машинке. Она может иметь и формат А6 (105 х 148).

Для различных регистрируемых групп и видов документов можно использовать карточки различных цветов (для входящих документов - карточки зеленого цвета, для исходящих - синего, для внутренних - желтого), цветные полосы по верхнему полю или по диагонали, различный шрифт. Так, приказы руководителя регистрируют на карточках с красной полосой, распоряжения заместителя - с синей полосой и т.д.